Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить запрос в государственный архив, какие требования предъявляются к заявлению, а также предоставить готовый образец ответа от архива, который поможет вам быстро понять структуру и содержание официального письма.

Почему правильный запрос важен?

Запрос в архив – первый и решающий шаг в поиске исторических, генеалогических или юридических документов. От того, насколько грамотно составлен запрос, зависит:

• Скорость его рассмотрения (обычно 30 дней);
• Точность выдачи нужных материалов;
• Вероятность получения полного и удовлетворительного ответа.

Неправильно оформленный запрос может быть отклонён или возвращён на доработку, что увеличивает время ожидания.

Правовая база

Работа архивов регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2022‑г.)
2. Постановление Правительства РФ от № 215 «Об организации доступа к архивным документам»
3. Приказ Минкультуры России № 123 от «Об утверждении формы запроса в архив»

Кому и когда обращаться?

Запрос может быть направлен в любой архив, где, по вашему мнению, хранятся интересующие документы:

• Государственный архив РФ;
• Региональные (областные) архивы;
• Муниципальные архивы;
• Темы запросов: генеалогия, история организации, трудовой стаж, земельные отношения и др.

Как правильно оформить запрос

Запрос должен быть оформлен в виде официального письма (бумажного или электронного). Ниже – обязательные реквизиты:

Пример заполненного запроса

Государственный архив Российской Федерации
ул. Тверская, д. 12, г. Москва, 125009
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@gaarh.ru

«____» __________ 2026 г. № ____

Начальнику отдела архивных справок
Иванову И.И.

Тема: Запрос о предоставлении архивных документов (генеалогический запрос)

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с Федеральным законом № 73‑ФЗ прошу предоставить копии архивных документов, касающихся следующих лиц:

Петрова Петр Иванович, родившийся г. в селе Сергаченки (Вятская губерния);
Перминова Василий Казаков, 1902 г., место жительства – г. Киров.

Необходимо получить:
- метрические книги (раздел «Роды») за 1880‑1910 гг.;
- списки населения (переписи) -897 и 1905 гг.;
- любые справки о смене фамилии.

Документы требуются для составления семейного генеалогического древа.

К заявлению прилагаю копию паспорта (страница с ФИО) и согласие на обработку персональных данных.

Контактные данные заявителя:
Адрес: ул. Ленина, д. 45, кв. 12, г. Москва, 101000
Тел.: +7 (916) -55‑66‑77
E‑mail: ivanov@example;com
Личный кабинет: https://www.gaarh.ru/lk

С уважением,
____________________
Иванов И.И.

Как архив обрабатывает запрос

После получения запроса сотрудники архива:

1. Проверяют полноту и корректность предоставленных данных.
2. Определяют наличие запрашиваемых документов в своих фондах.
3. Оценивают необходимость платных услуг (копирование, подготовка справки).
4. Готовят ответ в течение 30 календарных дней (с учётом возможных продлений).

Образец ответа архива

Ниже – типовой шаблон ответа на запрос. В реальном письме все поля заменяются конкретными данными.

Государственный архив Российской Федерации
ул. Тверская, д. 12, г. Москва, 125009
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@gaarh.ru
«____» __________ 2026 г. № ____
Заявителю:
Иванову И.И.
ул. Ленина, д. 45, кв. 12,
г. Москва, 101000
Тел.: +7 (916) -55‑66‑77
E‑mail: ivanov@example.com

Тема: Ответ на запрос о предоставлении архивных документов (генеалогический запрос)

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на ваш запрос от «____» __________ 2026 г. № ____, касающийся предоставления копий архивных документов о Петрове П. И. и Перминове В. К., сообщаем следующее:

Наличие документов:
 ⎯ Метрические книги (раздел «Роды») за 1880‑1910 гг. хранятся в фонде № 12, опись 12‑01‑03.
 ⎯ Переписные листы 1897 г. и 1905 гг. находятся в фонде № 7, опись 07‑02‑15.

 ⎯ Справка о смене фамилии отсутствует; в архивных фондах такие документы не хранятся.

Форма предоставления:
 ⎼ Копии документов могут быть выданы в виде бумажных копий (печатных) или в электронном виде (PDF) – по вашему выбору.
 ⎯ Стоимость копирования составляет 0,5 руб./стр. (печатные) и 0,3 руб./стр. (электронные). Общая сумма за подготовку материалов – 350 руб.
Сроки выдачи:
 ⎼ При оплате в течение 5 рабочих дней после получения настоящего письма документы будут готовы к выдаче в течение 10‑15 рабочих дней.
 ⎯ При желании получить документы на руки, они будут храниться в архиве в течение 15 дней с момента готовности.

Порядок получения:
 ⎯ Лично в приемном зале архива (график работы: понедельник‑пятница, 09:00‑18:00, суббота – выходной);
 ⎼ По почте (при наличии соответствующего заявления);
 ⎯ Через личный кабинет (раздел «Мои запросы») – ссылка: https://www.gaarh.ru/lk/requests/12345.

Дополнительные сведения:
 ⎯ Если в процессе поиска будет обнаружена дополнительная информация, относящаяся к вашему запросу, мы незамедлительно сообщим об этом.
 ⎯ При необходимости уточнения данных просим связаться с нами по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или e‑mail: info@gaarh.ru.

С уважением,
____________________
Петрова А.С.
Начальник отдела архивных справок
Государственный архив Российской Федерации

Полезные рекомендации

• Лаконичность – указывайте только те сведения, которые действительно нужны для поиска.
• Точность дат и имен – проверяйте орфографию ФИО, даты рождения, места проживания.
• Приложения – не забывайте копию паспорта и согласие на обработку персональных данных.
• Оплата – уточняйте стоимость услуг заранее, чтобы избежать недоразумений.
• Контроль статуса – используйте личный кабинет или горячую линию для уточнения статуса вашего запроса.

Контактная информация архива

Все данные актуальны на .

• Официальный сайт: https://www.gaarh.ru
• Горячая линия: 8 (800) -55‑00‑00 (круглосуточно)
• Телефоны:
  • +7 (495) -23‑45‑67 – отдел архивных справок
  • +7 (495) -23‑45‑68 – приемная комиссия
• Электронный адрес: info@gaarh.ru
• Личный кабинет: https://www.gaarh.ru/lk
• Личный прием (приёмная): кабинет № 3, 2‑й этаж
• График приёма: понедельник‑пятница 09:00‑18:00, суббота 10:00‑14:00, воскресенье – выходной
• Отделы:
  • Отдел архивных справок
  • Отдел исторических фондов
  • Отдел электронных услуг
  • Отдел юридической поддержки
• Руководство:
  • Генеральный директор – Петров В.А.
  • Заместитель директора по научной работе – Сидорова М.Е.
  • Начальник отдела архивных справок – Петрова А.С.
• Отзывы посетителей:
  • «Быстро и профессионально помогли найти документы о предках. Спасибо!» – И. Кузнецов, 2025 г.
  • «Отличный сервис, но хотелось бы более удобного онлайн‑запроса.» – О. Смирнова, 2024 г.
  • «Персонал вежливый, ответы приходят в срок.» – Д. Иванов, 2023 г.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, в каком архиве хранятся нужные документы?

На сайте архива есть каталог фондов. При сомнении можно позвонить в справочную службу.

Можно ли получить документы в электронном виде?

Да. При оформлении запроса укажите желаемый формат (PDF). Электронные копии отправляются на указанный e‑mail.

Сколько времени занимает подготовка ответа?

Стандартный срок – 30 календарных дней. При необходимости уточнения срок может быть продлён, о чём вас уведомят.

Какие документы считаются платными?

Копирование, сканирование, подготовка справок, доставка по почте – все эти услуги оплачиваются согласно тарифу, размещённому на сайте.

Можно ли отказаться от получения копий и получить только справку?

Да. В заявлении укажите «только справка», и архив подготовит её без копий оригинальных документов.

Соблюдая рекомендации, изложенные в этой статье, вы значительно повысите шансы получить нужные архивные материалы в кратчайшие сроки. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, используйте указанные контакты – специалисты архива всегда готовы помочь.