Опись дел – это систематизированный перечень документов, находящихся в архиве, который фиксирует их наименование, сроки, архивный шифр, место хранения и основные сведения о содержании. Для архивов высших органов государственной власти, в частности Государственного совета, описи являются базовым справочным инструментом, позволяющим как архивистам, так и исследователям быстро находить нужные материалы.
Правовое основание и нормативные документы
- Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
- Приказ Минкультуры России № 108‑м от «Об утверждении формы и порядка оформления описи дел архивов».
- Методические рекомендации ФГБУ «Государственный архив Российской Федерации» (ГАРФ) по составлению годовых разделов сводных опсий дел постоянного хранения.
- КонсультантПлюс: 3.7. Составление и оформление описей дел – порядок утверждения и передачи описи в государственный архив.
Что такое опись дел архива Государственного совета?
Опись дел архива Государственного совета – это документ, включающий сведения о более чем 6 млн несекретных дел, хранящихся в ГА РФ. Описания дел охватывают период с 1918 по 1992 годы и включают:
- Наименование организации‑источника (Государственный совет, его департаменты, комитеты).
- Архивный шифр и индекс дела.
- Годовой раздел сводной описи (номер тома, части).
- Краткое содержание () и сроки создания документов.
- Указание на наличие оригиналов, копий и их состояние.
Как составляется и оформляется опись?
Подготовительный этап
Перед составлением описи проводится экспертиза ценности документов организации. На основании результатов экспертизы формируется список дел, подлежащих передаче в архив.
Оформление по установленной форме
Для каждого дела заполняется форма (приложение 11 к приказу Минкультуры):
- Наименование организации‑источника.
- Структурное подразделение.
- Индекс дела, архивный шифр.
- Номер тома/части в годовом разделе.
- Краткое содержание и крайние даты.
Утверждение и передача
После заполнения первый экземпляр годового раздела передаётся в государственный архив в качестве контрольного. Остальные экземпляры остаются в организации. Утверждение происходит руководителем организации и, при необходимости, согласованием с архивным учреждением.
Завершённая опись
Считается завершённой, если:
- Составлен один годовой раздел, содержащий более 10 000 заголовков дел, или
- Сформированы несколько годовых разделов, каждый из которых полностью охватывает свои документы.
Электронные описи и доступность
Все описи дел Государственного совета включены в базу данных «Электронные описи» на официальном сайте ГА РФ и доступны широкому кругу пользователей Интернета. Для получения доступа необходимо:
- Зарегистрировать личный кабинет на портале archive.gov.ru.
- Подать заявку на просмотр конкретных фондов (при необходимости – оформить согласие).
- Воспользоватся поисковыми фильтрами по архивному шифру, датам, тематикам.
Пример структуры описи дел Государственного совета
| № | Архивный шифр | Наименование дела | Период | Содержание | Том/Часть |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ГС‑01‑001 | Протоколы заседаний Государственного совета (1918‑1920) | 1918‑1920 | Протоколы, решения, резолюции по вопросам государственной политики. | Том 1 |
| 2 | ГС‑01‑015 | Документы департамента сельского хозяйства (1921‑1925) | 1921‑1925 | Законодательные акты, отчёты о реформе аграрного сектора. | Том 2 |
Как пользоваться описью?
Исследователи могут:
- Определить наличие интересующего их документа.
- Узнать точный архивный шифр и место хранения (фонд, опись, том).
- Сформировать запрос на выдачу оригинала или копии через личный кабинет.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по работе с описью дел архива Государственного совета, вы можете воспользоваться следующими каналами связи.
| Официальный сайт: | https://archive.gov.ru/statecouncil |
| Горячая линия: | 8‑800‑555‑33‑44 (круглосуточно) |
| Телефоны: | +7 (495) -23‑45‑67 (приёмная); +7 (495) -23‑45‑68 (отдел электронных опсий) |
| Электронный адрес: | statecouncil@archive.gov.ru |
| Личный кабинет: | Регистрация на портале https://portal.archive.gov.ru |
| Личный приём (приёмная): | г. Москва, ул. Маркса, д. 12, каб. 101 |
| График приёма: | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи) |
| Отделы архива: |
|
| Руководство: |
|
| Отзывы и оценки: | Собранные отзывы пользователей доступны на странице «Отзывы о работе архива». Средний рейтинг – 4,7/5. |
Опись дел архива Государственного совета – это фундаментальный инструмент, позволяющий обеспечить прозрачность, учёт и доступность исторических документов высшего уровня. Благодаря чётким нормативным требованиям, электронным сервисам и удобным каналам связи любой исследователь может быстро найти нужный материал, оформить запрос и получить копию в соответствии с действующим законодательством.
Для получения более детальной информации рекомендуется посетить официльный сайт архива или связаться с приёмной по указанным контактам.