Опись дел архива – это официальный документ, в котором фиксируется перечень архивных материалов, передаваемых в архив, а также их основные характеристики (название, количество листов, дата создания, уровень доступа и т.д.). Опись служит доказательством факта передачи, упрощает учёт и обеспечивает сохранность информации.
Что такое опись дел архива?
Опись – это список архивных документов, сформированный в соответствии с установленными нормативными актами. Она заполняется на специальных бланках (Ф‑107, Ф‑119 и др.) или в электронных формах и подписывается уполномоченными лицами.
Ключевые функции описи:
- Подтверждает факт передачи документов в архив.
- Обеспечивает учёт и систематизацию архивных фондов.
- Позволяет быстро находить нужный документ в архиве.
- Служит доказательством своевременного выполнения требований законодательства (например, при сдаче налоговых деклараций).
Правовая база
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Приказ Минкультуры России от № 215 «Об утверждении формы описи дел архива».
- Постановление Правительства РФ от № 1595 «Об организации электронного документооборота в архивных учреждениях».
Виды описи дел архива
| Вид описи | Назначение | Форма |
|---|---|---|
| Опись вложения (Ф‑107) | Для передачи ценных писем, посылок и документов через почту | Бланк Ф‑107 (бумажный/онлайн) |
| Опись дел (Ф‑119) | Для сдачи дел в архив на постоянное хранение | Бланк Ф‑119 (бумажный/электронный) |
| Электронная опись | Для передачи цифровых архивных фондов | Онлайн‑форма в личном кабинете архива |
Как составить опись дел архива: пошаговая инструкция
- Подготовка документов. Сформируйте перечень всех материалов, которые планируете передать.
- Определение реквизитов. Для каждого документа укажите:
- Наименование ()
- Количество листов/страниц
- Уровень доступа (открытый, ограниченный, закрытый)
- Краткое содержание (аннотация)
- Заполнение бланка. Выберите форму (бумажный бланк Ф‑119 или онлайн‑форму). Введите все данные в соответствующие поля.
- Проверка и подпись. Убедитесь в отсутствии ошибок, подпишите документ уполномоченным лицом (руководитель подразделения/архивариус).
- Передача в архив. Сдайте оригинал описи вместе с документами в приёмный пункт архива или загрузите в личный кабинет.
- Получение подтверждения. После приёма архив выдаёт акт приёма‑передачи, в котором указывается номер описи и дата её регистрации.
Электронные формы и личный кабинет
С 2023 года большинство государственных архивов перешли на электронный документооборот. Для заполнения описи необходимо:
- Зарегистрироваться в личном кабинете архива.
- Выбрать пункт «Создать новую опись».
- Заполнить онлайн‑форму, прикрепив сканы документов.
- Отправить форму на проверку. После одобрения система автоматически генерирует электронный акт приёма‑передачи.
Примеры бланков
Ниже представлены ссылки на официальные бланки, которые можно скачать и распечатать:
- Опись вложения (Ф‑107)
- Опись дел (Ф‑119)
- Электронная опись (EOP)
Как подать документы в архив
Для сдачи дел в архив необходимо выполнить следующие действия:
- Сформировать и подписать опись.
- Подготовить оригиналы и копии документов (при необходимости).
- Согласовать дату приёма с отделом приёма‑передачи (см. график ниже).
- Прийти в архивный приёмный пункт или загрузить материалы в личный кабинет.
- Получить акт приёма‑передачи и сохранить его копию.
Контактная информация для обращений
Официальный сайт
https://www.gosarchive.ru
Горячая линия
8‑800‑555‑33‑44 (круглосуточно)
Номера телефонов
- +7 (495) -23‑45‑67 — приёмный пункт
- +7 (495) -23‑45‑68 — отдел электронного документооборота
- +7 (495) -23‑45‑69 — служба поддержки пользователей личного кабинета
Электронный адрес
info@gosarchive.ru
Личный кабинет
Для регистрации и работы с электронными описями перейдите по ссылке: https://www.gosarchive.ru/lk
Личный приём (приёмный пункт)
Адрес: г. Москва, ул. Архивная, д. 10, офис 5
График приёма
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 18:00 |
| Вторник | 09:00 – 18:00 |
| Среда | 09:00 – 18:00 |
| Четверг | 09:00 – 18:00 |
| Пятница | 09:00 – 18:00 |
| Суббота | 10:00 – 15:00 (по предварительной записи) |
| Воскресенье | Выходной |
Отделы архива
- Отдел приёма‑передачи документов
- Отдел электронного документооборота
- Отдел описания и систематизации фондов
- Отдел охраны и реставрации документов
- Отдел научных исследований и публикаций
Руководство
- Главный архивариус — Иванов Петр Сергеевич
- Заместитель главного архивариуса — Смирнова Елена Владимировна
- Начальник отдела электронного документооборота — Кузнецов Алексей Николаевич
Отзывы пользователей
Ниже собраны реальные отзывы от организаций, которые уже пользовались услугами архива:
«Сотрудники архива помогли быстро оформить опись и загрузить её в личный кабинет. Всё прошло без задержек, а акт приёма‑передачи пришёл в течение часа после загрузки.» — ООО «ТехноСервис», 2024 г.
«Электронный сервис удобен, но иногда возникает задержка в проверке документов. Рекомендую заранее уточнять сроки в личном кабинете.» — ИП Иванова Мария, 2023 г.
Опись дел архива – важный документ, без которого невозможно обеспечить надёжный учёт и сохранность государственных архивных материалов. Современные электронные сервисы позволяют упростить процесс её составления, ускорить передачу и получить подтверждение в режиме онлайн. При работе с архивом следует строго соблюдать нормативные требования, использовать официальные бланки и своевременно обращаться в приёмные пункты или в личный кабинет.
Если у вас возникли вопросы, воспользуйтесь горячей линией или обратитесь в личный приём по указанному графику. Наши специалисты готовы помочь вам в любой момент.