Опись электронных документов (ОЭД) – это систематизированный перечень электронных материалов, передаваемых в архив для долговременного хранения. ОЭД обеспечивает учёт, контроль доступа, возможность поиска и восстановление документов в соответствии с требованиями законодательства (ТР 18492, ГОСТ Р 54989‑2012, Правила архивного делопроизводства).

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие формирование и ведение описи электронных документов:

1. Пункт 60 и 66 Правил архивного делопроизводства – порядок присвоения архивного шифра и составления описи.
2. ТР 18492 – требования к электронному архиву и метаданным.
3. ГОСТ Р 54989‑2012 – стандарты электронного документооборота и архивирования.
4. Приказ № … Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь – порядок номенклатуры дел государственных органов.

Что такое единица хранения?

Единицей хранения считаеться совокупность архивных документов (бумажных и электронных), относящаяся к одному вопросу деятельности, либо отдельный документ. Каждой единице после включения в годовой раздел описи присваивается архивный шифр, состоящий из:

• Номера архивного фонда;
• Номера описи (дел, документов, электронных документов);
• Номера единицы хранения.

Структура описи электронных документов

Опись оформляется в соответствии с образцами, рекомендованными в приложениях 9‑12 к Правилам. Основные реквизиты:

Поле	Содержание
Номер описи	Уникальный идентификатор в рамках фонда
Дата формирования	Дата составления описи
Наименование единицы хранения	Краткое описание темы/проекта
Архивный шифр	Составной код (фонды‑описи‑единица)
Перечень документов	Список файлов с указанием формата, размера, метаданных
Ответственный	ФИО и должность лица, подготовившего опись
Примечания	Особые условия доступа, ограничения и т.п.

Процедура формирования описи

Процесс создания ОЭД обычно включает следующие этапы:

1. Подготовка документов – структурные подразделения собирают электронные оригиналы и копии, проверяют их полноту и соответствие требованиям.
2. Назначение ответственного – лицо, отвечающее за передачу (обычно руководитель подразделения или архивный специалист).
3. Создание метаданных – заполнение обязательных полей (дата, автор, классификатор и т.д.).
4. Формирование описи – с помощью автоматизированных систем (Directum RX, DocsVision, 1С:Документооборот) генерируется таблица‑опись.
5. Присвоение архивного шифра – архивный специалист вводит шифр в соответствии с пунктом 60 Правил.
6. Передача в архив – документы и опись загружаются в электронный архив, где происходит резервное копирование и проверка целостности.
7. Регистрация в журнале приёма – фиксируется дата, время и лицо, принявшее документы.

Технические средства автоматизации

Для упрощения работы с ОЭД используют специализированные решения:

• Directum RX Долговременный архив – позволяет в несколько кликов сформировать сдаточную опись, вести учёт метаданных, выполнять резервное копирование и проверку состояния ЭАД.
• DocsVision – модуль для СЭД/ECM, обеспечивающий хранение электронных оригиналов и скан‑копий, контроль доступа и поиск по метаданным.
• 1С:Документооборот – интегрированное решение для государственных и коммерческих организаций, поддерживает формирование описи в соответствии с ГОСТ.

Хранение и контроль доступа

Электронные архивные документы (ЭАД) хранятся в защищённом хранилище с учётом:

• Шифрования данных;
• Разграничения прав доступа (по ролям, подразделениям);
• Ведения журнала изменений (история версий);
• Регулярного резервного копирования и тестового восстановления.

Практические рекомендации

• Стандартизируйте метаданные – используйте единую классификацию и словари (например, ОКПД, ОКВЭД).
• Проводите предварительную проверку комплектности – автоматические скрипты могут выявить отсутствие подписей или печатей.
• Обучайте персонал – регулярные семинары по работе с системой архива и правилам формирования описи.
• Документируйте процесс – наличие регламентов и инструкций упрощает аудит и проверку со стороны контролирующих органов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой документ считается электронным оригиналом?

Это документ, созданный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, без необходимости создания бумажной копии.

Можно ли включать в опись скан‑копии бумажных документов?

Да, скан‑копии включаются в фонд пользования и обозначаются в описи как «электронные копии».

Сколько времени хранится электронный архив?

Сроки хранения определяются нормативными актами (обычно от 5 до 75 лет) и внутренними регламентами организации.

---

Контакты для обращений

Официальный сайт

https://www.archivexample.ru

Горячая линия

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Отдел архивного делопроизводства – +7 (495) -23‑45‑68
• Техническая поддержка (ЭАД) – +7 (495) -23‑45‑69
• Служба контроля доступа – +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

info@archivexample.ru

Личный кабинет

Для подачи документов и формирования описи используйте личный кабинет. Регистрация – бесплатна.

Личный приём (приёмные часы)

Приёмные часы: пн‑пт, 09:00‑17:00. Записаться можно по телефону или через онлайн‑форму в личном кабинете.

График приёма

• Понедельник – пятница: 09:00‑12:00, 13:30‑17:00
• Суббота, воскресенье – выходные

Отделы

1. Отдел архивного делопроизводства
2. Отдел электронного архива (ЭАД)
3. Отдел контроля качества скан‑копий
4. Отдел информационной безопасности

Руководство

Главный архивариус – Иванов Сергей Петрович (тел.: +7 (495) -23‑45‑71, e‑mail: ivanov@archivexample.ru)

Отзывы

«Профессиональная работа, быстрый отклик службы поддержки, удобный личный кабинет. Рекомендую!» – Алексей М., руководитель юридического отдела.

«Опись электронных документов сформирована за 2 часа благодаря автоматизации Directum RX. Очень удобно!» – Марина К., менеджер проекта.