Цель статьи – дать полное представление о том, как организуется комплектование, хранение, учёт и использование документов по личному составу в муниципальных архивах, а также предоставить все необходимые контакты для обращения в архив.

Правовая основа

Работа с документами личного происхождения регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3, п. 3);
2. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) и ВНИИДАД (2018 г.);
3. Законы и нормативные правовые акты субъектов РФ, муниципальные правовые акты;
4. Приказы органов исполнительной власти о сроках хранения и порядке уничтожения документов.

Эти документы определяют, какие сведения могут быть включены в архивный фонд, каков их срок хранения и какие ограничения существуют при предоставлении доступа.

Что такое документы по личному составу?

Документы по личному составу (далее – ДЛС) – это архивные материалы, фиксирующие трудовые и социальные отношения между гражданином и работодателем (муниципальным образованием). К ним относятся:

• приёмные акты, приказы о назначении, переводе, увольнении;
• документы о заработной плате, надбавках, премиях;
• справки о стаже, о предоставлении отпусков, больничных листах;
• личные дела сотрудников, аттестационные листы;
• документы, связанные с пенсионным обеспечением и социальными выплатами.

Классификация ДЛС

Согласно методическим рекомендациям, ДЛС делятся на три группы:

Организация хранения и учёта

4.1 Приём документов в архив

Муниципальный архив принимает ДЛС в соответствии с утверждённым графиком комплектования. Приём осуществляется в два этапа:

1. Подготовка пакета документов – проверка комплектности, оформление актов приёма‑передачи;
2. Физическое размещение – размещение дел в специальных архивных ящиках, маркировка согласно системе классификации.

4.2 Учет

Для учёта используется автоматизированная система «Электронный архивный фонд» (ЭАФ). Основные регистры:

• реестр входящих дел;
• реестр временного хранения;
• реестр подлежащих уничтожению документов.

4.3 Описание (фондовый и карточный учет)

Каждое дело описывается в фондовом описании (ФО) и карточном описании (КО). Описание включает:

• наименование дела;
• сроки хранения;
• категорию доступа (открытый, ограниченный, закрытый);
• сведения о передаче в фонд.

Доступ к документам и их использование

Доступ к ДЛС регулируется Федеральным законом «Об архивном деле» и локальными нормативными актами архива. Существует три уровня доступа:

• Открытый – документы, не содержащие персональных данных, доступны любому заявителю;
• Ограниченный – требуется подтверждение интереса (например, запрос от органов соцзащиты);
• Закрытый – доступ только уполномоченным лицам (например, суду, следствию).

Для получения копий ДЛС необходимо подать письменный запрос через личный кабинет на официальном сайте архива или обратиться в личный приём (см. контакты ниже).

Перевод дел в архив: порядок действий

1. Инициатива – отдел кадров формирует список дел, подлежащих передаче.
2. Подготовка актов – составляется акт приёма‑передачи, в котором указываются номера дел, их классификация и сроки хранения.
3. Транспортировка – делается под контролем ответственного лица, с соблюдением требований к сохранности (влаго‑ и пыле‑устойчивые коробки).
4. Регистрация в архиве – архив в течение 5 рабочих дней вносит документы в реестр и выдает подтверждающий документ.

Уничтожение документов

Уничтожение ДЛС возможно только после истечения установленного срока хранения и после получения положения об уничтожении, утверждённого руководителем архива совместно с руководителем организации‑источника. Процедура включает:

• подготовку перечня документов;
• утверждение акта об уничтожении;
• физическое уничтожение (шрединг, сжигание) под наблюдением уполномоченного специалиста;
• оформление протокола об уничтожении.

Организационная структура муниципального архива

Руководство архива

Главный архивариус: Васильев А. Г. (дата назначения – ).
Контактные данные руководителя: телефон +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail vasilev@municipal-archive.ru.

Отзывы граждан и организаций

Согласно опросу, проведённому в 2025 г., 87 % респондентов оценили работу архива по работе с ДЛС «высокая» или «очень высокая». Основные положительные моменты:

• быстрота выдачи копий (в среднем 3 рабочих дня);
• прозрачность процедур доступа;
• вежливость персонала.

Критика касалась лишь длительности оформления актов приём‑передачи, что уже находится в процессе оптимизации.

Контактная информация для обращения

• Официальный сайт: https://municipal-archive.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Отдел комплектования и приёма – +7 (495) -23‑45‑68
  • Отдел доступа и использования – +7 (495) -23‑45‑69
  • Отдел уничтожения – +7 (495) -23‑45‑70
• Электронный адрес: info@municipal-archive.ru
• Личный кабинет: https://municipal-archive.ru/lk – регистрация заявок, отслеживание статуса запросов.
• Личный приём (приёмная): ул. Ленина, д. 10, офис 5, г. Москва, 2‑й этаж.
• График приёма: понедельник‑пятница, 09:00–17:00 (без обеда). Приём по предварительной записи.
• Отделы (с указанием телефонов): см. таблицу в разделе 8.
• Руководство: см. раздел 9.
• Отзывы: https://municipal-archive.ru/reviews

Если у вас возникли вопросы по работе с документами по личному составу, вы всегда можете воспользоваться любой из указанных форм связи.

Дата публикации: 22 июня 2026 г.