Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Основные принципы работы архивов
3. Этапы работы с документами
4. Электронные архивы и цифровизация
5. Ответственность и контроль
6. Контактная информация

Нормативно‑правовая база

Работа государственных архивов регулируется рядом федеральных и региональных актов. Ключевые документы:

• Постановление Министерства юстиции РФ № 119 от «Об утверждении Правил работы государственных архивов».
• Постановление Министерства юстиции РФ № 138 от «Об изменении Правил работы государственных архивов».
• Приказ Минкультуры и информации Республики Казахстан от № 55 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда» (для сопоставления с международным опытом).
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (2002 г.) и последующие поправки.
• В 2023 году вступили в силу новые правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Все указанные акты доступны на официальных правительственных порталах и в базе нормативных правовых актов.

Основные принципы работы архивов

Законность и публичность

Архивные документы хранятся и предоставляются в соответствии с действующим законодательством, обеспечивая открытость информации для граждан и организаций.

Достоверность и сохранность

Документы должны сохраняться в оригинальном виде (бумажном или электронном) без искажения содержания. Для этого применяются:

• специальные климатические условия;
• контроль доступа;
• регулярные профилактические мероприятия.

Системность и унификация

Все архивы используют единые классификационные системы (например, ОКУД, ОКПД) и стандарты описания (ИСО 15489‑1, ГОСТ 7.0‑97).

Доступность и сервисность

Граждане, юридические лица и органы государственной власти имеют право запрашивать документы в порядке, установленном законом. При этом архивы обязаны обеспечить:

1. быструю обработку запросов;
2. консультационную поддержку;
3. возможность получения копий в электронном виде.

Этапы работы с документами

Приём и регистрация

Документы, поступающие в архив, проходят первичную проверку и фиксируются в журнале приёма с указанием:

• наименования документа;
• даты создания;
• источника (органа‑создателя);
• условий хранения.

Комплектование и классификация

На основании классификаторов формируются архивные дела (фондовые единицы); При этом учитываются:

• сроки обязательного хранения;
• периодичность использования;
• специфика содержания (секретные, конфиденциальные и т.п;).

Хранение

Для бумажных документов применяются:

• архивные коробки и папки из нейтральных материалов;
• контроль температуры + 18 ± 2 °C и относительной влажности + 45 ± 5 %;
• системы пожарной и охранной сигнализации.

Электронные документы размещаются в специализированных хранилищах (Data Center) с резервным копированием и шифрованием.

Учёт и инвентаризация

Регулярные (ежеквартальные и ежегодные) проверки позволяют поддерживать актуальность реестров и выявлять утраты.

Предоставление доступа

Запросы рассматриваются в течение 10 рабочих дней. При необходимости может быть продлен срок до 30 дней (например, при необходимости экспертизы).

Утилизация и передача в исторические фонды

По истечении нормативных сроков хранения документы либо уничтожаються (по согласованному протоколу), либо передаются в исторические архивы для сохранения культурного наследия.

Электронные архивы и цифровизация

В рамках цифровой трансформации государственных архивов реализуются следующие направления:

• Электронный документооборот (ЭДО) – автоматическое формирование, подпись и передача документов в архив.
• Метаданные и индексация – применение стандартов ISAD(G), EAD для облегчения поиска.
• Облачные решения – хранение копий в надёжных облачных сервисах с географическим резервированием.
• Электронный личный кабинет пользователя – возможность отслеживать статус запросов, получать копии и вести переписку с архивом онлайн.

Все электронные архивы соответствуют требованиям ФЗ 152 «О персональных данных» и ФЗ 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Ответственность и контроль

За соблюдение правил работы архивов отвечают:

• Руководитель архива – обеспечивает выполнение нормативных требований, организует работу персонала.
• Главный архивный специалист – контролирует процесс комплектования и учёта.
• Служба внутреннего аудита – проводит проверки соответствия установленным стандартам.

Нарушения могут привести к административной ответственности в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Контактная информация

Для получения более подробных сведений, подачи запросов или консультаций используйте следующие каналы связи:

Соблюдение правил работы архивов государственных организаций гарантирует надёжное хранение исторических и правовых документов, обеспечивает их доступность для граждан и государственных органов, а также поддерживает процесс цифровой трансформации архивного дела. При возникновении вопросов или необходимости получить конкретный документ, используйте указанные выше контакты – специалисты архивов готовы помочь.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами на 22 июня 2026 года.