Отчет муниципального архива – это официальный документ‚ в котором отражаются результаты работы архива за определённый отчетный период (год‚ полугодие‚ квартал). Он является важным элементом публичной отчетности государственных и муниципальных учреждений‚ позволяет контролировать исполнение планов‚ оценивать эффективность работы с документами и формировать основу для дальнейшего развития архивного дела.
Цели и задачи отчета
- Контроль выполнения годового плана и планов‑графиков архива.
- Информирование органов государственной власти‚ местного самоуправления и граждан о состоянии архивных фондов.
- Анализ процессов экспертизы ценности‚ упорядочения‚ списания и уничтожения документов.
- Оценка эффективности использования архивных фондов в социально‑экономическом развитии региона.
- Подготовка рекомендаций по совершенствованию архивного дела.
Законодательная и нормативная база
Отчет формируется в соответствии с требованиями:
- Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Методических рекомендаций ФАА (Федерального архивного агентства) – например‚ «Методические рекомендации по применению правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов архивного фонда».
- Публичной декларации целей и задач ФАА (отчет за I полугодие 2016 г.).
- Региональных нормативных актов (приказы Управления архивами Свердловской области‚ постановления Совета по архивному делу при ФАА и др.).
Структура отчета муниципального архива
Стандартный отчет состоит из следующих разделов:
| 3.1. | Общие сведения – название архива‚ юридический адрес‚ период отчётности. |
| 3.2. | Состояние архивных фондов – количество фондов‚ единиц хранения‚ описей дел (пример: на 1 января 2024 г. – 7 фондов‚ 22 описей‚ 1 691 ед. хранения). |
| 3.3. | Экспертиза ценности документов – количество проведённых экспертиз‚ процент документов‚ отнесённых к ценным‚ к неценным‚ к уничтожению. |
| 3.4. | Упорядочение и комплектование – количество новых поступлений‚ описание процессов комплектования. |
| 3.5. | Списание и уничтожение – количество актов о выделении к уничтожению‚ перечень уничтоженных документов‚ соблюдение сроков хранения. |
| 3.6. | Учетные документы и базы данных – описание учетных регистров‚ электронных баз (например‚ «База данных архивных описей»). |
| 3.7. | Финансово‑экономические показатели – исполнение бюджета‚ затраты на содержание фонда. |
| 3.8. | Отчёт о выполнении публичных деклараций – сравнение плановых и фактических показателей. |
| 3.9. | Проблемы и предложения – выявленные трудности‚ пути их решения. |
Примеры типовых документов‚ включаемых в отчет
Опись документов‚ подлежащих уничтожению
Опись № 12/2025 от г. № док. 2021‑0456 – служебная записка‚ срок хранения – 3 года‚ истёк г. № док. 2020‑1122 – бухгалтерская справка‚ срок хранения – 5 лет‚ истёк г. ...
Акт о выделении к уничтожению
Акт № А‑07/2025 от г. Комиссия: начальник архива – И. С. Петров‚ главный архивист – А. В. Смирнова. Решение: утвердить уничтожение документов‚ указанных в Описи № 12/2025. Подписи: ______________________ ______________________
Журнал учёта архивных описей
- Номер описи
- Наименование фонда
- Ответственное лицо
- Состояние (полный/частичный/сокращённый)
Порядок подготовки и сдачи отчёта
- Сбор статистических данных – зафиксировать количество поступивших‚ упорядоченных‚ списанных и уничтоженных документов.
- Проведение экспертизы ценности – оформить протоколы‚ определить категории ценности.
- Заполнение шаблона отчёта – использовать утверждённый ФАА шаблон (в формате DOCX/ODS).
- Экспертная проверка – согласовать отчёт с руководителем Управления архивов региона.
- Публикация – разместить отчёт на официальном сайте муниципального архива и в открытом доступе в личном кабинете пользователей.
- Подписание и передача – подписи руководителя архива и главного бухгалтера‚ передача в органы контроля (Госархив‚ муниципальная администрация).
Практический пример: муниципальный архив г. Жатай (ОА ГО Жатай)
По итогам 2023 года в муниципальном архиве г. Жатай было зафиксировано:
- Общее количество фондов – 7;
- Описей дел – 22;
- Единиц хранения – 1 691;
- Проведено 15 экспертиз ценности (3 1.1);
- Составлено 12 актов о выделении к уничтожению‚ уничтожено 38 документов.
Отчёт был включён в публичную декларацию ФАА за I полугодие 2024 г.‚ а также использован в аналитическом докладе о востребованности ретроспективной документной информации для социально‑экономического развития региона.
Отзывы и оценки качества работы архива
Согласно опросу‚ проведённому среди пользователей архивных услуг (2024 г.)‚ уровень удовлетворённости составил 84 %. Основные положительные отзывы:
- «Быстрая выдача запрошенных документов»;
- «Понятный и доступный личный кабинет»;
- «Профессиональная работа сотрудников при проведении экспертизы».
Критические замечания касаются:
- Необходимости расширения графика личного приёма;
- Увеличения количества горячих линий в часы пик;
Контакты для обращений
| Официальный сайт: | https://archive.jatay.ru |
| Горячая линия: | +7 (3512) -5‑00‑01 (круглосуточно) |
| Номера телефонов: | +7 (3512) -5‑00‑02 (приёмная) +7 (3512) -5‑00‑03 (техническая поддержка) |
| Электронный адрес: | info@archive.jatay.ru |
| Личный кабинет: | https://archive.jatay.ru/login (регистрация доступна для физических и юридических лиц) |
| Личный приём (приёмная): | ул. Советская‚ 12‚ г. Жатай‚ офис 3 |
| График личного приёма: | Пн‑Пт: 09:00 – 12:00‚ 14:00 – 18:00 Сб: 10:00 – 13:00 Вс: выходной |
| Отделы архива: |
|
| Руководство: |
|
| Отзывы (ссылка): | https://archive.jatay.ru/reviews |
Отчет муниципального архива – это не просто формальный документ‚ а важный инструмент контроля‚ планирования и коммуникации с обществом. Он позволяет оценить эффективность работы с документами‚ обеспечить прозрачность использования государственных и муниципальных ресурсов‚ а также сформировать основу для дальнейшего развития архивных услуг. Регулярное составление‚ публикация и анализ отчётов способствует повышению качества обслуживания‚ укреплению доверия граждан и повышению роли архива как надёжного источника исторической и управленческой информации.