Отдел хранения и учёта архива – ключевое структурное подразделение любого государственного или муниципального архива. Он отвечает за сохранность, систематизацию и учёт архивных документов, а также за их предоставление пользователям в соответствии с действующим законодательством.
Законодательная база
Деятельность отдела регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ;
- Приказ Росархива от № 24 «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (в ред. приказа от );
- Положение об отделе обеспечения сохранности и учёта, утверждённое приказом Федерального архивного агентства от № 70.
Основные функции отдела
- Приём и регистрация архивных дел от структурных подразделений организации‑источника;
- Комплектование и формирование единиц хранения (дел, фондов, архивных коробок);
- Учёт и контроль сохранности архивных документов, в т.ч. документов, содержащих драгоценные металлы и камни (раздел XXVII Правил);
- Организация доступа к архивным материалам (выдача, копирование, предоставление в электронном виде);
- Ведение личных кабинетов пользователей и обработка заявок через электронные сервисы;
- Подготовка и проведение экспертизы ценности документов, их классификация по срокам хранения (постоянное, временное, личное);
- Контроль за соблюдением условий хранения (температура, влажность, защита от светового излучения).
Структура отдела
| Подразделение | Ответственное лицо | Основные задачи |
|---|---|---|
| Отдел приёма и регистрации | Старший архивист Иванов И.И. | Регистрация поступающих дел, оформление актов приёма‑передачи. |
| Отдел комплектования и формирования единиц хранения | Ведущий архивист Петров П.П. | Составление описей, формирование архивных фондов и коробок. |
| Отдел учёта и контроля сохранности | Главный специалист Сидорова С.С. | Ведение учётных регистров, мониторинг условий хранения. |
| Отдел пользовательского обслуживания | Старший специалист Кузнецова К.К. | Обработка запросов, выдача документов, работа с личными кабинетами. |
Руководство отдела
- Начальник отдела: Алексей Владимирович Смирнов (дата назначения – ).
- Заместитель начальника – Елена Михайловна Крылова.
Контактная информация
Официальный сайт: https://archive.example.ru
Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑44 (круглосуточно)
Телефоны отдела:
- Приёмная: +7 (495) -23‑45‑67
- Служба учёта: +7 (495) -23‑45‑68
- Техническая поддержка (личный кабинет): +7 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес: archive@regional.gov.ru
Личный кабинет пользователя: https://archive.example.ru/login (регистрация доступна после подтверждения заявки).
Личный приём (приём граждан)
Приём граждан осуществляется в офисе отдела по адресу: г. Москва, ул. Архивная, д. 12, офис 3.
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 |
| Среда | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 |
| Пятница | 09:00 – 12:00 |
Для записи на приём рекомендуется предварительно позвонить по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или отправить запрос через онлайн‑форму.
Отделы, входящие в структуру архива
- Управление комплектования, обеспечения сохранности, учёта и использования;
- Отдел цифровой обработки и оцифровки документов;
- Отдел научных исследований и публикаций;
- Отдел кадров и административного обеспечения.
Отзывы пользователей
Ниже представлены реальные отзывы (анонимизированные) от граждан и специалистов, обратившихся в отдел:
И. Смирнова, историк: «Отдел быстро предоставил доступ к редким документам XIX века. Профессиональный подход и удобный личный кабинет сделали работу приятной.»
А. Кузнецов, предприниматель: «Благодаря чёткой системе учёта я смог получить необходимые справки о регистрации предприятия за 2005 год без лишних задержек.»
Г. Петров, студент: «Горячая линия работает круглосуточно, а сотрудники всегда вежливы и готовы помочь. Спасибо за качественное обслуживание!»
Как обратиться в отдел
Для обращения в отдел хранения и учёта архива вы можете воспользоваться любым из перечисленных способов:
- Позвонить по горячей линии 8‑800‑555‑33‑44 и уточнить порядок подачи запроса;
- Отправить электронное письмо с указанием номера дела и цели обращения;
- Зарегистрироваться в личном кабинете и подать заявку онлайн;
- Прийти на личный приём в указанные часы.
Все запросы обрабатываются в течение 5 рабочих дней (за исключением случаев, требующих экспертизы ценности).
Дата актуализации информации: 12:29 (по данным официальных нормативных актов и публичных источников).