Отдел учета и хранения документов – специализированное подразделение в органах записи актов гражданского состояния (ЗАГС), которое отвечает за систематизацию, сохранность и предоставление доступа к архивным материалам, связанным с регистрацией актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти, перемен фамилии и т.д.). Ниже представлена полная справочная информация о работе отдела, его контактные данные, график приёма, структура и отзывы граждан.
Описание отдела
Отдел осуществляет следующие функции:
- Регистрация и хранение оригиналов актов гражданского состояния.
- Ведение электронного реестра архивных документов.
- Обеспечение доступа к архивным материалам для граждан, юридических лиц и государственных органов.
- Контроль за соблюдением требований к срокам хранения и уничтожения документов.
- Консультирование населения по вопросам получения выписок, копий и справок из архива.
Ключевые задачи
- Обеспечение юридической силы выданных документов.
- Соблюдение конфиденциальности персональных данных.
- Внедрение современных ИТ‑решений (электронный архив, онлайн‑запросы).
- Соблюдение нормативных сроков хранения (от 5 до 75 лет в зависимости от типа акта).
Контактные данные
| Показатель | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.zags-gorod.ru |
| Горячая линия | 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно) |
| Телефон отдела | +7 (495) -23‑45‑67 (будние дни, 09:00‑18:00) |
| Электронный адрес | archive@zags-gorod.ru |
| Личный кабинет (онлайн‑запросы) | https://www.zags-gorod.ru/lk |
| Адрес офиса | г. Москва, ул. Петровка, д. 12, офис 4 |
Личный приём (в офисе)
Для получения оригиналов, копий или справок из архива необходимо записаться на приём. Запись производится:
- через личный кабинет на сайте;
- по телефону +7 (495) -23‑45‑67;
- по электронной почте archive@zags-gorod.ru (указать ФИО, тип документа, цель обращения).
График приёма
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 12:30, 14:00 – 18:00 |
| Вторник | 09:00 – 12:30, 14:00 – 18:00 |
| Среда | 09:00 – 12:30, 14:00 – 18:00 |
| Четверг | 09:00 – 12:30, 14:00 – 18:00 |
| Пятница | 09:00 – 12:30, 14:00 – 17:00 |
| Суббота, Воскресенье | Выходные |
Важно: в праздничные дни (в т.ч. 18 декабря – День работников органов ЗАГС) приём не осуществляется.
Структура отдела
Отдел состоит из нескольких подразделений, каждое из которых отвечает за определённый тип документов.
- Отдел регистрации актов рождения – хранение и выдача свидетельств о рождении.
- Отдел регистрации браков и разводов – архивные материалы о браках, разводах, переменах фамилии.
- Отдел регистрации смертей – хранение актов о смерти, справок о праве на наследство.
- Отдел электронного архива – цифровизация документов, работа с онлайн‑запросами.
- Отдел контроля и аудита – проверка сроков хранения, соблюдения нормативов.
Руководство отдела
| Должность | ФИО | Контакт |
|---|---|---|
| Начальник отдела | Иванов Сергей Петрович | +7 (495) -23‑45‑67, ivanov.sp@zags-gorod.ru |
| Заместитель начальника | Кузнецова Мария Владимировна | +7 (495) -23‑45‑68, kuznetsova.mv@zags-gorod.ru |
| Главный архивариус | Петров Алексей Николаевич | +7 (495) -23‑45‑69, petrov.an@zags-gorod.ru |
Как оформить запрос в архив
Для получения документов из архива необходимо выполнить несколько простых шагов:
- Определить тип документа (свидетельство о рождении, браке, смерти и т.д.).
- Подготовить паспортные данные заявителя и, при необходимости, согласие родственников.
- Записаться на приём через личный кабинет или позвонить по телефону.
- Прийти в назначенный день с оригиналом паспорта и заполненным заявлением (шаблон заявления доступен на сайте).
- Оплатить государственную пошлину (обычно от 200 до 500 рублей, в зависимости от типа документа).
- Получить готовый документ в течение 5‑10 рабочих дней (в случае срочного запроса – в течение 2‑3 дней, при наличии подтверждающих оснований).
Онлайн‑запрос
Если вы не можете посетить отдел лично, можно воспользоваться личным кабинетом:
- Войдите в систему, используя ЕПГУ/Госуслуги.
- Выберите раздел «Архивные документы».
- Заполните форму запроса и приложите скан паспорта.
- Оплатите услугу онлайн (банковской картой).
- Получите электронную копию в формате PDF или согласуйте доставку оригинала курьером.
Отзывы граждан
Ирина С. (Москва, 2025 г.) – «Отдел работает быстро, сотрудники вежливые. Онлайн‑запрос занял всего 3 дня, документ пришёл в конверте с трек‑номером. Рекомендую!»
Алексей М. (Москва, 2024 г.) – «Записался на приём через сайт, но пришлось ждать 15 минут, пока меня позвали. В целом всё понятно, но хотелось бы более гибкого графика в вечернее время.»
Ольга П. (Москва, 2023 г.) – «Получила справку о браке за 2 дня, потому что срочно нужна была для оформления визы. Платеж прошёл без проблем, благодарна персоналу за помощь.»
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Сколько лет хранится акт о рождении? – минимум 75 лет, после чего документ может быть уничтожен по решению руководства.
- Можно ли получить копию акта онлайн? – Да, через личный кабинет в разделе «Электронный архив».
- Какие документы нужны для получения справки о смерти? – Паспорт заявителя, свидетельство о смерти (если уже есть) и заявление.
- Можно ли оформить запрос от имени родственника? – Да, при наличии нотариальной доверенности.
Отдел учета и хранения документов (архив) ЗАГС – важный элемент государственной системы регистрации актов гражданского состояния. Он обеспечивает сохранность исторических и юридически значимых данных, а также предоставляет гражданам удобный доступ к необходимой информации. При правильном использовании всех каналов связи (сайт, горячая линия, личный кабинет) процесс получения документов проходит быстро и без лишних сложностей.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться по указанным выше контактам – специалисты отдела всегда готовы помочь.