В рамках выполнения требований Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации
федеральные государственные музеи и библиотеки обязаны регулярно формировать и сдавать в Федеральную архивную службу России (Росархив)
паспорта архивов․ Данные документы фиксируют объём, состав и условия хранения архивных материалов, находящихся в музейных и библиотечных фондах․

Законодательная и нормативная база

• Приказ Федерального архивного агентства от № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»․
• Совместный приказ Минкультуры РФ и Росархива от № 167/13 «Об инструкции по заполнению паспорта государственного музея и библиотеки»․
• Регламент государственного учёта документов Архивного фонда РФ, зарегистрированный Минюстом РФ (рег․ № 1344 от )․
• Статьи 17‑18 Основ законодательства РФ об Архивном фонде и архивах․

Что такое паспорт архива?

Паспорт архива – это комплексный документ, содержащий:

1. Сведения о составе и объёме архивных фондов, коллекций и собраний․
2. Информацию о единицах хранения (учётных единицах) и их состоянии․
3. Данные о справочно‑поисковых средствах и научно‑справочной библиотеке․
4. Условия хранения (температура, влажность, охрана, техническое оснащение)․
5. Объяснительные записки, отражающие динамику показателей за последние три года․

Этапы формирования паспорта

Сбор первичных данных

На основе актов приёма‑передачи, книг поступлений основного фонда, архивных описей и учётных книг формируются исходные сведения․

Обработка и систематизация

Данные вносятся в форму паспорта (Приложение 1)․ При наличии автоматизированных систем (программный комплекс «Архивный фонд») часть показателей может быть получена в электронном виде․

Составление пояснительной записки

В ней фиксируются особенности динамики, изменения в структуре фондов, причины отклонений от предыдущих отчётов․

Внутреннее согласование

Паспорт проверяется руководителем музея (библиотеки) и, при необходимости, отделом обеспечения сохранности архивных документов․

Подача в Росархив

Паспорт представляется в Федеральную архивную службу России один раз в три года (на 1 января отчётного года) в срок до 20 января следующего года․

Кому и куда сдавать паспорт?

• Федеральные государственные музеи и библиотеки – в Федеральную архивную службу России (Росархив)․
• Музеи и библиотеки субъектов РФ – в соответствующий орган управления архивным делом субъекта (департамент культуры, архивный отдел)․

Контактная информация для сдачи паспортов и консультаций

Практические рекомендации для музеев и библиотек

• Начинайте подготовку заранее․ Сбор данных за три года требует времени; планируйте работу за 6‑9 месяцев до срока сдачи․
• Внедрите автоматизированный учёт․ Программный комплекс «Архивный фонд» упрощает формирование статистики и экспорт в требуемый формат․
• Проводите внутренний аудит․ Перед сдачей паспорта проверьте соответствие фактического состояния фондов заявленным данным․
• Обучайте персонал․ Регулярные семинары (например, в октябре, как рекомендовано в Приказе) повышают квалификацию сотрудников, отвечающих за архивный учёт․
• Документируйте изменения․ Любые перемещения, реставрации или консервацию фиксируйте в пояснительной записке к паспорту․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как часто нужно сдавать паспорт?

Раз в три года – 1 января отчётного года, сдача до 20 января следующего года․

Можно ли отправить паспорт в электронном виде?

Да․ Через личный кабинет на сайте Росархива предусмотрена загрузка электронных форм (PDF, XML)․

Что делать, если в фонде обнаружены документы, не включённые в основной фонд?

Такие документы учитываются в разделе «Текущий (ведомственный) и научный архив», если они отнесены к Архивному фонду РФ в установленном порядке․

Кому обращаться за разъяснениями?

По всем вопросам – в отдел методической поддержки музеев и библиотек (тел․: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: method@rosarch․gov․ru)․

Паспортизация архивов – ключевой элемент государственной политики по сохранению культурного наследия․
Федеральные государственные музеи и библиотеки, следуя установленным нормативам, вносят свой вклад в системный учёт и защиту ценных документов․
Своевременное и корректное заполнение паспортов гарантирует прозрачность работы, упрощает контроль со стороны государственных органов и повышает доверие общества к музеям и библиотекам․