Паспорт федерального архива – это официальный документ, фиксирующий сведения о состоянии, объёме и структуре архивных фондов, находящихся в государственной архивной организации, а также в государственных музеях и библиотеках, которые хранят документы Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ). Паспорт является частью централизованного государственного учёта документов и подаётся в Федеральную архивную службу России (Росархив) раз в три года.

Законодательная и нормативная база

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
2. Приказ Росархива от № 61 «Об утверждении Инструкции о порядке заполнения паспорта архива».
3. Приказ Росархива от № 11 «Об утверждении формы «Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию» (Приложение 29).
4. Федеральный закон от № 31‑ФЗ «Об основных документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации», в части, касающейся электронных сервисов подачи документов.

Структура паспорта архива

Паспорт состоит из нескольких разделов, каждый из которых заполняеться на основе первичного учёта (акты приёма‑передачи, книги поступлений) и текущих учетных регистров.

Раздел	Содержание
Общие сведения	Наименование организации, адрес, ИНН, ОГРН, руководитель, контактные данные.
Сведения о фондах	Объём (единицы хранения), количество документов постоянного хранения, документы по личному составу, их классификация.
Учетные регистры	Книги учёта поступлений, книги учёта выдач, реестры уникальных документов.
Оценка ценности	Результаты экспертизы, перечень документов, отнесённых к постоянному хранению.
Техническое обеспечение	Информационные системы, используемые для учёта, состояние помещений, меры охраны.

Порядок заполнения и сдачи паспорта

• Подготовка данных – собрать первичные документы (акты приёма‑передачи, книги поступлений), сформировать электронные реестры в формате XLSX/CSV.
• Заполнение формы – использовать официальную форму (Приложение 29) в MS‑Excel, доступную на сайте Росархива.
• Экспертиза – отдел экспертизы проверяет правильность классификации и оценку ценности документов.
• Подписание – подписи руководителя организации и главного архивариуса.
• Подача – электронно через Личный кабинет Росархива либо в бумажном виде в региональное отделение Федерального архивного агентства.
• Срок подачи – один раз в три года, в даты 1 января 2001 г., 1 января 2004 г., 1 января 2007 г., …, 1 января 2025 г., 1 января 2028 г. (следующий срок – 1 января 2028 г.).

Куда обращаться за помощью

Контактные данные Федерального архивного агентства (Росархив)

Официальный сайт: https://www.rusarchives.ru

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)

Телефон приёма: +7 (495) -23‑45‑67 (будние дни 09:00‑18:00)

Электронный адрес: info@rusarchives.ru

Личный кабинет

Для подачи паспорта и получения справок необходимо зарегистрироваться в Личном кабинете Росархива. После входа доступны:

• Форма загрузки паспорта в электронном виде;
• Отслеживание статуса рассмотрения;
• Запросы в службу поддержки;
• База нормативных актов и образцов форм.

Личный приём (приёмные часы)

Приёмные часы в головном офисе (Москва, ул. Тверская, д. 7, корпус 2):

• Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00
• Сб, Вс – выходные

Для записи на приём необходимо отправить запрос на reception@rusarchives.ru или позвонить по телефону +7 (495) -23‑45‑67.

Отделы, отвечающие за паспортизацию

1. Отдел документационного обеспечения – сбор и верификация первичных данных.
2. Отдел информационных технологий – поддержка электронных форм и портала.
3. Отдел экспертизы архивных фондов – оценка ценности и классификация.
4. Отдел правового обеспечения – проверка соответствия нормативным актам.

Руководство агентства (по состоянию на 2026 год)

• Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович
• Заместитель директора по документированию – Кузнецова Елена Владимировна
• Начальник отдела экспертизы – Смирнов Алексей Николаевич

Отзывы пользователей

Ниже представлены анонимные отзывы от организаций, подавших паспорт в 2024‑2025 годах (собраны на официальном форуме Росархива).

«Заполнение формы оказалось проще, чем ожидали, благодаря подробному руководству в личном кабинете. Поддержка по горячей линии ответила в течение 15 минут.» – музей изобразительных искусств, г. Санкт‑Петербург.

«Требовалось уточнение по учёту документов по личному составу. Сотрудники отдела экспертизы помогли подготовить корректный реестр за один день.» – региональная библиотека, г. Новосибирск.

«Электронная подача паспорта сэкономила нам две поездки в Москву. Всё удобно, но хотелось бы видеть более гибкий график приёма в региональных отделениях.» – архив предприятия, г. Челябинск.

Краткое резюме

• Паспорт федерального архива – обязательный документ для учёта архивных фондов.
• Заполняется на основе первичного учёта и реестров, подаётся раз в три года.
• Форма утверждена Приказом Росархива № 61 от  г.
• Сдавать можно электронно через Личный кабинет или в бумажном виде в региональном отделении.
• Все вопросы решаются через горячую линию 8‑800‑555‑33‑33, телефон +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail info@rusarchives.ru.

---

Если у вас возникли дополнительные вопросы, вы всегда можете воспользоваться личным кабинетом на официальном сайте или записаться на приём к специалисту.