Передача дел и документов в государственный архив, это упорядоченный процесс, регулируемый законодательством Российской Федерации в области архивного дела. Данная процедура обеспечивает сохранность документов исторической, научной, социально-правовой и иной ценности для последующих поколений.

Нормативно-правовая база

Процесс передачи документов регулируется следующими ключевыми актами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Постановление Правительства РФ от № 906 «О порядке передачи в государственные архивы документов Архивного фонда Российской Федерации»
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»

Когда необходимо передавать документы

Организации обязаны передавать документы в государственный архив в следующих случаях:

1. По истечении установленных сроков хранения (обычно 10, 15, 20, 30, 50, 75 лет или постоянно)
2. При ликвидации или реорганизации организации
3. При изменении подчинённости организации
4. При обнаружении документов, требующих государственного хранения

Порядок передачи документов

Этап 1: Подготовка документов

Перед передачей организация долж:

• Провести экспертизу ценности документов — определить, какие документы подлежат сохранению, а какие уничтожению
• Составить опись дел по установленной форме
• Провести техническое приведение документов в соответствие с требованиями хранения
• Упорядочить дела хронологически или по иной логике внутри описи

Этап 2: Согласование с архивным учреждением

Необходимо направить в соответствующий государственный архив:

• Проект описи дел
• Заявление о приёме документов
• Сведения о количестве и характере документов

Архив проводит проверку и назначает дату приёма.

Этап 3: Физическая передача документов

Передача осуществляется на основании актов приёма-передачи. Документы передаются в специальной упаковке с соблюдением требований сохранности.

Структура описи дел (форма № 4)

Ответственность за нарушение процедуры

В соответствии со ст. 13.21 КоАП РФ и ст. 315 УК РФ, нарушение законодательства об архивном деле влечёт:

• Административные штрафы для должностных лиц, от 3 000 до 5 000 рублей
• Административные штрафы для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей
• Уголовную ответственность за уничтожение или повреждение архивных документов — до 2 лет лишения свободы

Контакты для обращений

Федеральный орган власти

Федеральное архивное агентство (Росархив)

• Официальный сайт: https://rosarchiv.ru
• Горячая линия: 8 (800) -00-00-00 (единый федеральный номер для консультаций)
• Телефон: +7 (495) -27-31-21 — приёмная директора агентства
• Телефон справочной службы: +7 (495) -27-31-22
• Электронный адрес: info@rosarchiv.ru
• Личный кабинет: доступен на официальном сайте в разделе «Электронные сервисы»

Личный приём граждан

Адрес: 119992, г. Москва, ул. Большая Пироговская, д. 17

График приёма:

• Понедельник, четверг: с 10:00 до 16:00
• Пятница: с 10:00 до 15:00
• Обеденный перерыв: с 13:00 до 14:00
• Выходные дни: суббота, воскресенье

Руководство Росархива

Отделы Росархива

• Департамент организационно-методического обеспечения архивного дела — тел.: +7 (495) -27-31-23
• Департамент организации хранения, комплектования и использования документов, тел.: +7 (495) -27-31-25
• Департамент научно-технической политики и информатизации — тел.: +7 (495) -27-31-27
• Юридический департамент — тел.: +7 (495) -27-31-28
• Департамент государственных услуг и контрольно-надзорной деятель, тел.: +7 (495) -27-31-30

Региональные государственные архивы

Для передачи документов организациям необходимо обращаться в архивный орган соответствующего субъекта РФ или государственный архив по месту нахождения организации.

Пример: Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ)

• Официальный сайт: https://www.rusarchives.ru
• Телефон: +7 (495) -27-73-11
• Электронный адрес: info@rusarchives.ru
• Адрес: 119435, г. Москва, ул. Большая Пироговская, д. 17

Пример: Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ)

• Официальный сайт: https://www.rgaspi.ru
• Телефон: +7 (495) -27-75-14
• Электронный адрес: rgaspi@rgaspi.ru

Электронные сервисы

Росархив предоставляет следующие онлайн-услуги:

• Личный кабинет заявителя — подача запросов, отслеживание статуса обращений
• Электронный архивный фонд — поиск сведений о наличии документов в государственных архивах
• Информационная система «Архивы России», доступ к электронным образам документов

Отзывы и обращения

Граждане и организации могут оставить отзыв о качестве предоставления услуг через:

• Форму обратной связи на официальном сайте Росархива
• Портал «Госуслуги» — раздел «Оценка качества услуг»
• Телефон горячей линии: 8 (800) -00-00-00
• Электронную почту: info@rosarchiv.ru

Полезные рекомендации

1. Не откладывайте подготовку документов — процесс экспертизы ценности может занять несколько месяцев
2. Консультируйтесь с архивистами заранее — это поможет избежать ошибок в оформлении
3. Ведите учёт документов в специализированных программах (например, «Архивный фонд», «Электронный архив»)
4. Сохраняйте копии переданных документов для внутренних нужд организации
5. Отслеживайте изменения в законодательстве, в 2024-2025 годах введены новые требования к электронным документам

Часто задаваемые вопросы

— Можно ли уничтожить документы без экспертизы?
Нет, это административное и уголовное правонарушение. Экспертиза обязательна.

— Что делать, если организация ликвидируется срочно?
Обратитесь в архивный орган немедленно — предусмотрен упрощённый порядок при ликвидации.

— Какие документы не подлежат передаче?
Документы с временными сроками хранения (до 10 лет), а также содержащие сведения, составляющие государственную тайну (передаются в спецхран).

— Возможна ли передача электронных документов?
Да, в соответствии с Федеральным законом от № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и приказами Росархива.

Информация актуальна на июнь 2026 года. Для получения консультации рекомендуется обращаться в соответствующий государственный архив или Росархив напрямую.