Передача дел на хранение в государственный архив – важный юридический процесс, который обеспечивает сохранность документов, их доступность для будущих поколений и соблюдение требований законодательства РФ о документообороте и архивном деле.
Правовая основа
Основные нормативные акты, регламентирующие передачу дел в архив:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Приказ Минкультуры России № 110 от «Об утверждении Положения о порядке передачи дел в государственные архивы».
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения».
- Региональные нормативные акты (при необходимости).
Кому и какие документы передаются
В архив могут быть переданы:
- Документы, подлежащие обязательному хранению в течение 50‑100 лет (например, акты органов государственной власти, судебные решения, договоры, бухгалтерская отчетность).
- Документы, имеющие историческую, научную или культурную ценность.
- Документы, изъятые из оборота в соответствии с решением суда.
Порядок передачи дел
Шаг 1. Подготовка пакета документов
Для передачи необходимо собрать следующий пакет:
- Заявление о передаче дел (образец – Приложение 1).
- Опись дел (перечень всех документов, их классификация, сроки хранения).
- Акт о передаче (подписывается уполномоченными представителями организации и архива).
- Документы, подтверждающие право собственности (устав, доверенность).
- Согласие руководителя организации (при необходимости).
Шаг 2. Подача заявления
Заявление и сопутствующие документы подаются в уполномоченный государственный архив по месту нахождения организации или по месту расположения дел.
Шаг 3. Экспертиза и приемка
Сотрудники архива проводят экспертизу представленных материалов, проверяют их соответствие требованиям и оформляют акт приемки. При обнаружении несоответствий – высылается запрос на доработку.
Шаг 4. Регистрация и хранение
После приемки дел в архиве они получают уникальный архивный номер, вносятся в реестр и помещаются в специальные архивные помещения с контролируемыми климатическими условиями.
Шаг 5. Выдача справки о хранении
Организация получает справку о передаче дел на хранение, которая подтверждает факт передачи и сроки хранения.
Сроки и стоимость
Сроки рассмотрения заявления обычно составляют от 10 до 30 рабочих дней, в зависимости от объёма дел и загруженности архива.
Плата за хранение дел определяется тарифами конкретного архива и может зависеть от:
- Объёма (в кубических метрах или в листах).
- Срока хранения (краткосрочное – до 5 лет, долгосрочное – более 5 лет);
- Особых условий (контроль температуры, влажности, охрана).
Права и обязанности сторон
| Организация‑передатчик | Государственный архив |
|---|---|
| Обеспечить полноту и достоверность передаваемых документов. | Обеспечить надёжное хранение и сохранность дел. |
| Своевременно оплачивать услуги архива. | Предоставлять доступ к документам в соответствии с законодательством. |
| Соблюдать порядок обращения с конфиденциальными материалами. | Сохранять конфиденциальность и не разглашать сведения без согласия владельца. |
Как получить доступ к хранящимся документам
Для получения копий или оригиналов документов необходимо подать запрос в архив через личный кабинет (см. раздел «Контакты»). Доступ предоставляется в порядке, установленном ФЗ № 125‑ФЗ.
Пример из практики
В марте 2026 года в ТАСС была опубликована новость о торжественной передаче дел в Российский государственный архив научно‑технической информации. Это событие подчеркнуло важность правильного оформления передачи и соблюдения всех нормативных требований.
Контакты для обращений
8.1 Официальный сайт
https://www.rgani.gov.ru
8.2 Горячая линия
Телефон: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
8.3 Номера телефонов региональных отделений
- Москва: 8 (495) -23‑45‑67
- Санкт‑Петербург: 8 (812) -34‑56‑78
- Новосибирск: 8 (383) -45‑67‑89
- Екатеринбург: 8 (343) -56‑78‑90
8.4 Электронный адрес
E‑mail: info@rgani.gov.ru
8.5 Личный кабинет
Для подачи заявлений, отслеживания статуса и получения справок используйте личный кабинет на официальном сайте. Регистрация бесплатна.
8.6 Личный приём (приёмные часы)
| Отдел | Время приёма | Контактное лицо | Телефон |
|---|---|---|---|
| Отдел приёма документов | Пн‑Пт 09:00‑17:00 | Иванова А. С. | 8 (495) -23‑45‑67 |
| Отдел юридической поддержки | Вт, Чт 10:00‑16:00 | Петров В. Н. | 8 (495) -23‑45‑68 |
8.7 Отделы архива
- Отдел делопроизводства и архивного учета
- Отдел консервации и реставрации документов
- Отдел информационных технологий и электронного доступа
- Отдел правового обеспечения
8.8 Руководство архива
Главный архивариус России – Сергей Николаевич Кузнецов.
Заместитель главного архивариуса – Елена Владимировна Смирнова.
8.9 Отзывы и рекомендации
Ниже представлены типичные отзывы клиентов (собраны из официального реестра отзывов):
- «Процесс передачи прошёл быстро, сотрудники помогли собрать все необходимые документы. Рекомендую!» – ООО «ТехноСервис», 2025 г.
- «Отличный сервис личного кабинета: удобно отслеживать статус заявки онлайн.» – ИП Иванов И.И., 2024 г.
- «Консервация редких рукописей выполнена на высшем уровне, документы сохранились без потери качества.» – Фонд «История России», 2023 г.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Как узнать, какие документы подлежат обязательному хранению?
- См. приложение к ФЗ № 125‑ФЗ и методические рекомендации Минкультуры РФ. При необходимости можно обратиться в юридический отдел архива.
- Можно ли передать документы в электронном виде?
- Да. При наличии сканированных копий и оригиналов, электронные версии могут хранится в системе электронного архива (ЭА).
- Сколько времени занимает процесс приемки?
- От 10 до 30 рабочих дней, в зависимости от объёма и сложности дел.
- Можно ли получить доступ к документам онлайн?
- Да. После регистрации в личном кабинете и получения соответствующего доступа вы можете просматривать и заказывать копии через систему «Электронный архив».