Передача документов в городской архив — важная процедура, которая позволяет обеспечить сохранность важной информации для организаций и государства. В дан vocation статье рассмотрим все аспекты этого процесса: от подготовки документов до контактных данных архивных учреждений.
Что такое архивный документ
Не каждый документ может быть передан на архивное хранение. Согласно пункту 2 пункта 12 приказа Росархива № 77, архивными признаются документы, которые:
- Имеют реквизиты для идентификации (наименование, дата, номер и другие)
- Содержат ценную информацию для сотрудников, компании, общества, государства
- Имеют установленный срок хранения более 10 лет (согласно приказу Росархива № 236)
- Закончены делопроизводством — использование в текущей работе прекращено
Сроки передачи документов в архив
Важно: документ признаётся законченным делопроизводством с 1 января года, следующего за тем, в котором прекращено его использование. Передачу документов на архивное хранение необходимо провести:
- Не ранее чем через 1 год после завершения делопроизводства
- Не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства
Пример: если использование документа завершено в 2024 году, передавать в архив можно с .
Этапы передачи документов во внутреннее архивохранилище
- Определить список документов для отправки в архив
- Проверить соответствие документов критериям архивности
- Подготовить документы согласно требованиям
- Оформить описи и акты передачи
- Организовать физическую передачу в хранилище
Условия хранения документов
Архивные документы должны храниться в специально отведённом месте, обеспечивающем их сохранность и конфиденциальность. Требования к условиям хранения:
| Параметр | Бумажные носители | Электронные носители |
|---|---|---|
| Температура воздуха | 17–19 °C | 8–18 °C |
| Влажность | Строго контролируемая | |
| Дополнительные требования | Отсутствие коммуникаций подачи/отвода воды, пожарная безопасность, охрана | |
Передача документов в государственный (городской) архив
Для коммерческих организаций поводом для сдачи документов на постоянное хранение обычно являются:
- Ликвидация организации
- Банкротство
- Реорганизация с прекращением деятельности
Это сложная многоэтапная процедура, требующая тщательной подготовки документации.
Альтернатива: негосударственные архивные организации
Из-за отсутствия подходящих помещений, сложности процедуры и высокого риска ошибок многие организации обращаются в негосударственные архивные организации. Они предлагают:
- Необходимые условия для хранения любых видов носителей
- Полный комплекс услуг по подготовке документов к архивированию
- Профессиональную инвентаризацию и описание
Контактная информация для обращений
Федеральный уровень
Федеральное архивное агентство (Росархив)
- Официальный сайт: www.archiv.ru
- Горячая линия: +7 (495) -21-46-28
- Телефон: +7 (495) -21-46-20
- Электронная почта: info@archiv.ru
- Адрес: 119021, Москва, Зубовский бульвар, д. 2/4
Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ)
- Официальный сайт: www.statearchive.ru
- Телефон: +7 (495) -89-76-01
- Электронная почта: info@statearchive.ru
Центральный архив города Москвы
- Официальный сайт: cagm.ru
- Телефон приёмной: +7 (495) -23-33-70
- Электронная почта: cagm@mos.ru
- Адрес: 127254, Москва, ул. Новодмитровская, д. 16
Личный кабинет и электронные сервисы
Росархив предоставляет возможность использования единой информационной системы архивного фонда Российской Федерации (ЕИС АФ РФ):
- Личный кабинет: доступен через www.archiv.ru в разделе «Электронные сервисы»
- Электронный архивный фонд: eaf.archiv.ru
- Запросы на получение архивной информации: подаются онлайн через личный кабинет
Личный приём граждан
Росархив
| День недели | Часы приёма |
|---|---|
| Понедельник | 10:00 – 16:00 |
| Вторник | 10:00 – 16:00 |
| Среда | 10:00 – 16:00 |
| Четверг | 10:00 – 16:00 |
| Пятница | 10:00 – 15:00 |
| Выходные | Суббота, воскресенье, выходные |
Предварительная запись: обязательна через форму на сайте или по телефону горячей линии.
Структура и руководство
- Руководитель: Артизов Андрей Николаевич — директор Федерального архивного агентства
- Приёмная: +7 (495) -21-46-20
Основные отделы Росархива
- Департамент организации архивного дела — методологическая поддержка, контроль
- Департамент государственной архивной службы — надзорные функции
- Департамент информационных технологий — развитие электронных сервисов
- Юридический департамент, правовое обеспечение
- Департамент управления архивным фондом, учёт и хранение
Отзывы пользователей
«Передавали документы в городской архив при ликвидации фирмы. Процесс занял около двух месяцев, но благодаря консультациям специалистов Росархива всё прошло без проблем. Главное — заранее подготовить описи и не нарушать сроки хранения.»
— Ольга С., бухгалтер, г. Москва
«Воспользовался услугами негосударственного архива для хранения документов компании. Удобно, что взяли на себя всю подготовку. Цены адекватные, условия хранения соответствуют нормам.»
— Дмитрий К., директор ООО, г. Санкт-Петербург
«Сложный процесс, много бюрократии. Личный кабинет на сайте Росархива помог отслеживать статус запроса, но интерфейс не всегда удобный.»
— Елена М., юрист, г. Екатеринбург
Полезные советы
- Не откладывайте подготовку — процесс передачи в архив требует времени
- Используйте электронные сервисы, это ускорит получение консультаций
- Проверяйте сроки хранения — документы со сроком менее 10 лет в архив не передаются
- Консультируйтесь заранее — горячая линия Росархива работает в рабочие дни
- Рассмотрите альтернативы — негосударственные архивы могут сэкономить время
Дополнительная информация: полные требования к порядку хранения и передачи документов содержатся в приказе Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях».