Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Передача документов в государственные архивы Российской Федерации — это строго регламентированный процесс, регулируемый Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также подзаконными актами (Постановления Правительства РФ, Приказы Росархива)․ Данная статья содержит подробную информацию о процедуре, требованиях к подготовке дел и контактах для обращений․

Описание процедуры передачи

Кто обязан передавать документы?

Государственные органы, местные самоуправление, государственные учреждения, в обязательном порядке передают документы в архивы по истечении сроков хранения в ведомстве (как правило, 10 лет для бумажных носителей, 5 лет для электронных, если иное не установлено перечнями)․
Организации и индивидуальные предприниматели — передают документы в случаях ликвидации, реорганизации или по истечении установленных сроков хранения (в соответствии с типовыми перечнями Росархива)․
Физические лица — могут передавать документы личного происхождения (дневники, переписка, фото, награды) на условиях договора о передаче или дарения․

Основные этапы процесса

Оценка документов (экспертиза ценности): Проведение экспертизы документов для определения сроков хранения (временное / постоянное хранение)․ Акт экспертизы — основной документ для передачи․
Формирование дел: Сбор документов в дела в соответствии с номенклатурой делами организации․ Оформление дел (переплет, нумерация листов, заполнение обложек, составление внутренних описей)․
Составление описи передаваемых дел: Главный сдаточный документ․ Опись составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй с отметкой о приеме возвращается в организацию)․
Физическая передача: Передача дел и носителей информации в архивное хранилище․

Требования к оформлению дел (Ключевые моменты)

Дела должны быть переплетены, листы пронумерованы сквозно․
На обложке дела обязательны: полное название организации, название структурного подразделения, название дела, даты начала и окончания, срок хранения, шифр дела (индекс фонда, описи, дела — присваивается архивом)․
Внутри дела должна находиться внутренняя опись (перечень документов внутри дела)․
Документы на электронных носителях передаются вместе с распечатками (при необходимости) и описанием структуры данных/программ для чтения․
Запрещается передача документов с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению (они уничтожаются по акту в ведомстве)․

Контакты для обращений

Внимание: В России нет единого «центрального» архива для всех․ Контакты зависят от ведомственной подчиненности организации или территориальности (регионального архива)․ Ниже приведены контакты ключевых федеральных архивов и алгоритм поиска вашего архива․

Федеральные архивы (Росархив)

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) — документы высших органов власти РСФСР/РФ (XX в․)․
Адрес: 119991, г․ Москва, ул․ Б․ Пироговская, д․ 17․
Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) — документы партийных и общественных организаций․
Адрес: 119034, г․ Москва, ул․ Профсоюзная, д․ 80․
Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), документы до 1917 г․ (военная сфера)․
Адрес: 109004, г; Москва, ул․ 1-я Красносельская, д․ 1․
Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ) — Санкт-Петербург․
Российский государственный архив экономики (РГАЭ) — документы по экономике (XX в․)․
Адрес: 105066, г․ Москва, ул․ Нижняя Красносельская, д․ 31/33․
Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) — личные фонды деятелей культуры․
Адрес: 125009, г․ Москва, ул․ Мосфильмовская, д․ 55․
Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД) — техническая документация оборонно-промышленного комплекса․
Адрес: 141260, г․ Москва, обл․, г․ Фрязино, ул․ Вавилова, д․ 1․
Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) — Красногорск, Московская обл․
Российский государственный архив звукозаписей (РГАЗ) — г․ Москва․

Как найти свой региональный/ведомственный архив?

Зайдите на официальный сайт Росархива (rosarchiv․gov․ru)․
Раздел «Архивы России» -> «Сеть архивов»․
Выберите субъект РФ или ведомство (Министерство, Агентство)․
Перейдите на сайт конкретного архива для получения актуальных реквизитов․

Официальные сайты

Федеральное архивное агентство (Росархив): rosarchiv․gov․ru, нормативная база, реестры архивов, типовые перечни сроков хранения, формы документов․
Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела (ЕГАИСА): egaisa․ru — поиск по фондам, заказ копий, электронные инвентаризации․
Портал «Архивы России»: archives․gov․ru — доступ к описям и фондам многих архивов страны․
Сайты региональных архивов: Имеют формат arhiv-[region]․ru или [region]․archives․gov․ru (например, Главное архивное управление Москвы, ЦГИА СПб)․

Горячая линия и телефоны

Федеральная горячая линия Росархива

Телефон: ###-###-#### (бесплатно по России)
Режим работы: Понедельник–Пятница 09:00–18:00 (Мск)․
Консультируют по: законодательству, срокам хранения, порядку передачи, действиям архивистов․

Примеры телефонов крупных архивов (для справки, уточняйте на сайтах)

Архив	Телефон приемной комиссии / отдела приема	Телефон справки
ГАРФ (Москва)	+7 (499) -49-31-31	+7 (499) -49-31-31 (доб․ приемной)
РГАНИ (Москва)	+7 (495) -33-55-66	+7 (495) -33-55-66
Главное архивное управление Москвы (ГАУ Москвы)	+7 (495) -39-00-00 (единая справочная мэрии)	+7 (499) -66-06-06 (отдел приема)
ЦГИА Санкт-Петербурга	+7 (812) -15-30-30	+7 (812) -15-30-30

Важно: Перед поездкой обязательно звоните в Отдел приема и учета документов (ОПУД) или Приемную комиссию конкретного архива для согласования времени и объема передачи․

Электронные адреса (E-mail)

Официальная переписка и предварительное согласование описей часто ведутся по электронной почте․

Росархив (центральный аппарат): info@rosarchiv․gov․ru
ГАРФ: garf@garf․ru (приемная), priem@garf․ru (отдел приема)
РГАНИ: rganni@rganni․ru
ГАУ Москвы: archive@mos․ru
ЦГИА СПб: cgia@cgia․spb․ru

Для остальных архивов e-mail указан на их официальных сайтах в разделе «Контакты» или «Обращения граждан/организаций»․

Личный кабинет (Электронные сервисы)

ЕГАИСА (Единая государственная АИС архивного дела)

Назначение: Ведение учета фондов, формирование электронных описей, мониторинг передачи дел․

Доступ имеют уполномоченные сотрудники организаций (архивисты/делопроизводители) после регистрации и получения ЭЦП (квалифицированной электронной подписи)․
Через ЛК в ЕГАИСА формируются электронные описи передаваемых дел (в формате XML/PDF), которые передаются в архив без бумажного дубликата (при наличии соглашения об ЭДО)․
Сайт: egaisa․ru

Госуслуги (Государственные услуги)

Услуга: «Прием документов в архивные учреждения» (для граждан, передача личных документов, запрос справок)․
Услуга для юрлиц: «Предоставление информации из архивных фондов», «Государственная регистрация архивных фондов»․
Портал: gosuslugi․ru

Региональные порталы (Примеры)

Москва: Портал Госуслуг Москвы (раздел «Архивное дело»)․
Московская область: Портал Подмосковья․

Личный прием и График приема

Порядок личного приема представителей организаций

Предварительная запись обязательна․ Большинство архивов не принимают документы без предварительной согласованной даты и времени (через телефон приемной комиссии, e-mail или ЛК ЕГАИСА)․
Составляйте пакет документов заранее: Акт экспертизы (оригинал), Опись передаваемых дел (2 экз․), Акт приема-передачи (проект, 2 экз․), Доверенность на представителя с правом подписи акта, Паспорт представителя․
Проездные документы: Уточняйте режим прохода на территорию архива (нужен ли пропуск, список авто, охрана)․

Типовый график приема документов (Пример для федеральных архивов)

Приемная комиссия / Отдел приема и учета документов (ОПУД):

Понедельник – Четверг: 09:30 – 13:00 и 14:00 – 16:30
Пятница: 09:30 – 13:00
Суббота, Воскресенье: Выходные
Санитарный день: Последняя пятница месяца (часто архив закрыт для посетителей)․

⚠ Внимание! График может отличаться в региональных архивах․ В летний период (июль-август) часто вводится сокращенный график․ Обязательно подтверждайте график по телефону или на сайте конкретного архива за 1-2 дня до визита․

Прием граждан (личные документы, справки)

Обычно ведется в Читальном зале или Справочно-информационном отделе по отдельному графику (часто: Вт, Чт 10:00–17:00)․ Требуется паспорт и заявление․

Структура архива: Ключевые отделы для сдачи документов

Взаимодействие ведется преимущественно с двумя подразделениями:

Название отдела	Функции	Что сдавать/координировать
Отдел приема и учета документов (ОПУД) (или Приемная комиссия, Сектор приема)	Приемка документов на хранение, первичный учет, проверка оформления дел и описей, выдача акта приема-передачи․	Готовые дела, описи (бумажные/электронные), акты экспертизы, акты приема-передачи․
Отдел (Сектор) государственной учета и экспертизы документов	Проведение экспертизы ценности документов (если не проведена в ведомстве), утверждение перечней сроков хранения, присвоение шифров фондам․	Акты экспертизы (на согласование/утверждение), проекты номенклатур дел․
Фондовые отделы (Отделы хранения) (по отраслям: промышленность, социальная сфера, личные фонды и т․д․)	Непосредственное хранение, описание фондов, выдача документов в читальный зал․	После приема в ОПУД дела передаются сюда․ Взаимодействие — при уточнении атрибутов дела, научной обработке․
Отдел информатизации / Электронных ресурсов	Прием документов на электронных носителях, проверка целостности, форматов, метаданных․	Диски, флешки, массивы данных (в сопровождении описи и акта)․
Юридический отдел / Советник директора	Оформление договоров о передаче (для негос․ организаций и физлиц), правовые консультации․	Договоры дарения, передачи, лицензии на использование․

Руководство архивов (Примеры для федеральных)

Руководители архивов подписывают Акты приема-передачи (со стороны архива) и приказывами утверждают внутренние регламенты․

Росархив (Федеральное архивное агентство): Директор — Андрей Николаевич Артизов (с 2004 г․)․
ГАРФ: Директор — Сергей Владимирович Миронов․
РГАНИ: Директор — Владимир Александрович Тарасов․
РГВИА: Директор — Александр Сергеевич Кутузов․
РГАЭ: Директор — Елена Владимировна Рогова;
ГАУ Москвы: Главный архивист города Москвы / Директор, Андрей Викторович Сорокин․
ЦГИА СПб: Директор — Ирина Владимировна Олейник․

Данные актуальны на 2024-2025 гг․ Перед обращению проверяйте актуальность на сайте архива (раздел «Руководство»)․

Отзывы и типичные проблемы (Опыт практиков)

Анализ практики взаимодействия организаций с архивами выявляет повторяющиеся моменты:

Позитивный опыт

Электронный документооборот (ЕГАИСА): Значительно ускоряет приемку․ Архив заранее проверяет опись в системе, при личной встрече остается только подписать акт и сдать носители/бумагу․
Консультации ОПУД: В крупных архивах (ГАРФ, ГАУ Москвы, ЦГИА СПб) сотрудники приемной комиссии часто помогают исправить незначительные ошибки в описях «на месте» или дают четкий алгоритм исправления․
Предварительная экспертиза: Проведение экспертизы в ведомстве до передачи исключает риск возврата документов как «неподлежащих хранению»․

Частые проблемы и ошибки (На что жалуются)

Несоответствие описи реальному составу дела: Не хватает листов, лишние документы, неверная нумерация․ Результат: возврат описи на доработку, сдвиг сроков передачи на недели․
Плохое физическое состояние дел: Ржавые скобы, клееный скотчем бумага, отсутствие переплета, грязные/порванные листы․ Результат: отказ в приемке до восстановления (переплетка в архиве за счет сдающей стороны или возврата в организацию)․
Отсутствие Акта экспертизы или просроченные сроки: Передача документов без акта или с истекшим сроком хранения (подлежащими уничтожению)․
Сложности с электронными носителями: Передача флеш-накопителей без контрольных сумм (хешей), в проприетарных форматах без программ для чтения, без распечаток ключевых реквизитов․
Долгие очереди и жесткий график: В конце года (ноябрь-декабрь) и в отчетные кварталы загрузка ОПУД максимальна․ Запись на прием может быть только через 2-3 недели․
Бюрократия при передаче негосударственных организаций: Требование договора о передаче (даже безвозмездной), уточнение правовой основы владения документами․

Советы от архивистов (Best Practices)

Начинайте подготовку за 3-6 месяцев до планируемой даты передачи․
Проводите внутренний аудит дел по чек-листу архива (обычно выложен на сайте в разделе «Для депонентов» / «Передача документов»)․
Направляйте проект описи в архив по e-mail за 2-3 недели до визита для предварительной проверки․
Используйте ЕГАИСА для формирования описей — это стандарт де-факто․
Оформляйте доверенность на ФИО конкретного сотрудника с правом подписи акта приема-передачи (не на должность)․
Сохраняйте второй экземпляр описи с синей печатью архива и подписью — это ваш главный документ, подтверждающий, что документы переданы и приняты к хранению (основание для списания с баланса/учета)․

Нормативная база (Для глубокого изучения)

ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ» (ст․ 16, 17, 22, 23)․
Постановление Правительства РФ от № 1367 «Об утверждении Правил передачи документов в архивные учреждения․․․»․
Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Типовых требований к оформлению документов․․․»․
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации работы по приему документов․․․»․
ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Архивное дело․ Описание дел․ Общие требования»;

Данная статья носит справочный характер․ Требования конкретного архива могут незначительно отличаться в деталях оформления обложек, формата описей или графике приема․ Обязательно свяжитесь с Отделом приема и учета документов (ОПУД) целевого архива перед началом подготовки пакета․