Дата актуализации: , 15:41:06

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Этапы передачи документов
3. Требования к документам
4. Преимущества постоянного хранения
5. Типичные ошибки при передаче
6. Часто задаваемые вопросы
7. Контакты для обращений

Передача документов в государственный архив на постоянное хранение – это обязательный процесс, предусмотренный законодательством РФ. Он обеспечивает сохранность исторически ценных материалов, а также гарантирует юридическую и финансовую безопасность организаций.

С 2026 года в России усилилась роль государственных архивов: в рамках программы «Архив будущего» открыты новые филиалы, а количество передаваемых в архив единиц выросло более чем в 2,5 раза.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2022 г.)
• Постановление Правительства РФ № 1022 от «Об утверждении Положения о порядке передачи документов в государственный архив»
• Приказ Минкультуры России № 23 от «Об утверждении требований к оформлению и описанию архивных документов»
• ГОСТ 7.0‑2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования»

Этапы передачи документов

1. Подготовительный этап
   • Определение перечня документов, подлежащих передаче (см. требования к документам).
   • Назначение ответственного лица (архивного менеджера) в организации.
   • Создание электронного реестра в личном кабинете архивного портала.
2. Оформление сопроводительной документации
   • Составление акта передачи (форма № А‑1).
   • Подготовка описательной карточки (формат XML/JSON, согласно ГОСТ 7.0‑2003).
   • Подписание акта уполномоченными лицами (директор, главный бухгалтер).
3. Физическая доставка
   • Упаковка документов в архивные коробки, маркировка штрих‑кодами.
   • Транспортировка специализированным транспортом (с контролем температуры и влажности).
   • Передача коробок в архивный пункт приёма.
4. Регистрация в архиве
   • Проверка соответствия документов требованиям.
   • Внесение записи в единый реестр государственных архивов.
   • Выдача оригинального регистрационного номера (РН‑XXXX‑YYYY).
5. Заключительный этап
   • Получение подтверждения о приёме (копия акта с печатью архива).
   • Обновление статуса в личном кабинете организации.
   • Хранение оригиналов в архиве согласно установленным срокам.

Требования к документам

Для того чтобы документы были приняты к постоянному хранению, они должны соответствовать следующим критериям:

• Юридическая значимость – документы, подтверждающие права, обязанности, исторические события.
• Сохранность оригинала – отсутствие значимых повреждений, пятен, порезов.
• Оформление – наличие подписей, печатей, дат, оригинальных шрифтов.
• Уникальность – документ не должен дублироваться в другом архиве без согласования.
• Технические параметры – размер, формат (бумажный, микрофильм, электронный), тип носителя.

Преимущества постоянного хранения

• Гарантированная сохранность на срок не менее 100 лет.
• Доступ к документам через единый электронный портал (по запросу);
• Снижение риска утраты в результате стихийных бедствий, пожаров, краж.
• Упрощение аудиторских проверок и судебных разбирательств.
• Участие в национальном культурно‑историческом наследии.

Типичные ошибки при передаче

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени занимает процесс передачи?

От подачи документов до получения регистрационного номера – в среднем 15‑30 рабочих дней, в зависимости от объёма.

Можно ли передать электронные документы?

Да. Электронные архивные материалы принимаются в формате PDF/A‑2, XML‑описание обязателен.

Как узнать, где находится мой документ в архиве?

Через личный кабинет на официальном сайте архива можно отследить статус и получить координаты хранилища.

Нужна ли копия оригинала в организации?

Рекомендуется хранить заверенную копию (нотариально заверенную) в случае необходимости оперативного доступа.

Контакты для обращений

Все вопросы, связанные с передачей документов, можно задать через указанные ниже каналы.

Официальный сайт

https://www.gosarchiv.ru

Горячая линия

Телефон: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно, бесплатный звонок по России)

Номера телефонов региональных отделений

• Москва – 8 (495) -23‑45‑67
• Санкт‑Петербург – 8 (812) -34‑56‑78
• Новосибирск – 8 (383) -45‑67‑89
• Чувашия (Чебоксары) – 8 (8352) -5‑66‑77

Электронный адрес

info@gosarchiv.ru

Личный кабинет

Для подачи заявок, отслеживания статуса и получения электронных актов используйте личный кабинет. Регистрация доступна 24/7.

Личный приём (приёмные часы)

Адрес: ул. Архивная, д. 1, г. Москва, 101000

График приёма:

• Понедельник – Пятница: 09:00 – 17:00
• Суббота: 10:00 – 14:00
• Воскресенье: выходной

Отделы

• Отдел приёма и регистрации документов – телефон 8 (800) -55‑33‑22, ext. 101
• Отдел описания и каталогизации – телефон 8 (800) -55‑33‑22, ext. 102
• Отдел юридической поддержки – телефон 8 (800) -55‑33‑22, ext. 103
• Отдел информационных технологий – телефон 8 (800) -55‑33‑22, ext. 104

Руководство

Отзывы

Мы ценим обратную связь. Оставить отзыв можно:

• Через форму на сайте https://www.gosarchiv.ru/feedback
• По телефону горячей линии, выбрав пункт «Отзыв»
• Отправив письмо на feedback@gosarchiv.ru

Последние отзывы клиентов:

«Профессиональный подход, документы приняты в срок, персонал вежливый и компетентный» – ООО «ТехИнвест»,

«Быстрая регистрация электронных архивов, удобный личный кабинет» – ИП «Смирнова Е.А.»,

Передача документов в государственный архив на постоянное хранение – это важный юридический и исторический акт. Соблюдая нормативные требования, правильно оформляя сопроводительные документы и используя современные электронные сервисы, организации могут обеспечить надёжную сохранность своих материалов и упростить взаимодействие с контролирующими органами.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в Государственный архив РФ по указанным выше контактным данным.