В современных организациях всё больше информации хранится в электронном виде. Правильная передача этих документов в архив – важный элемент обеспечения юридической силы, сохранности и доступности данных; В статье рассмотрены правовые, организационные и технические аспекты передачи электронных дел в архив, а также приведён подробный план действий и контактные данные для обращения.

Правовые основы передачи электронных документов

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (в ред. от 2022‑12‑01) определяет порядок формирования, комплектования и передачи архивных дел.
• Приказ Минкультуры России № 526 «Об утверждении Правил передачи электронных документов в государственный архив» – регламентирует защищённые каналы связи, требования к метаданным и формату файлов.
• Локальные нормативные акты организации (Положение о документообороте, Инструкция по работе с СХЭД) обязаны фиксировать порядок управления электронными документами.

Ключевые требования закона

1. Передача осуществляется по решению руководителя организации, уполномоченного лица или по требованию государственного органа.
2. Документы передаются в архив, если в подразделениях нет условий для их хранения в течение установленных сроков.
3. Сроки передачи: не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства.
4. Все передаваемые материалы сопровождаются актом приёма‑передачи и описями дел (в трёх экземплярах, один из которых – электронный).

---

Организационные требования

Согласование графика передачи

График передачи согласуется с руководителями всех структурных подразделений и утверждается руководителем организации. В графике указываются:

• Наименования дел и их архивные номера;
• Ответственные лица за подготовку и передачу;
• Сроки передачи (дата начала и окончания).

Формирование описи дел

Опись дел должна включать:

• Наименование и номер дела;
• Перечень документов (название, дата, тип файла, объём);
• Краткое описание содержания;
• Подписи ответственных за подготовку и за приём в архив.

Описи оформляются в трёх экземплярах: два бумажных и один электронный (XML‑формат, совместимый с СХЭД).

Утверждение локального нормативного акта

Для обеспечения единообразия необходимо закрепить порядок управления электронными документами в локальном нормативном акте организации. В акте описываются:

• Классификация документов по срокам хранения;
• Процедуры доступа к архивным материалам;
• Ответственность сотрудников за соблюдение правил.

---

Технические требования к системе СХЭД

Система электронного документооборота (СХЭД) должна:

• Поддерживать защищённые каналы связи (TLS/SSL, VPN) при передаче данных в государственный архив.
• Быть совместима с ЭДО организации и с информационными системами государственных и муниципальных архивов (ЕГРАР, ФГИС «Архив»).
• Обеспечивать формирование и передачу метаданных (дата создания, автор, классификатор, срок хранения).
• Позволять конвертировать файлы в форматы, принятые архивом (PDF/A‑2, TIFF, XML).
• Вести журнал операций передачи (лог‑файл) для последующего аудита.

Процесс передачи через СХЭД

1. Выбор дел, подлежащих передаче, в интерфейсе СХЭД.
2. Генерация электронных опсис (XML) и их подпись квалифицированным сертификатом.
3. Шифрование файлов и загрузка на архивный сервер через защищённый канал.
4. Получение подтверждения о приёме (квитанция) и её сохранение в системе.

---

Этапы передачи электронных документов в архив

Этап	Действия	Ответственные	Документы
Планирование	Согласование графика, определение объёма дел.	Руководитель подразделения, архивный координатор.	График передачи, приказ о передаче.
Подготовка	Сбор документов, проверка полноты, формирование описи.	Специалисты отдела документооборота.	Опись дел (3 экземпляра), акт приёма‑передачи.
Техническая передача	Шифрование, загрузка через СХЭД, получение квитанции.	ИТ‑отдел, администратор СХЭД.	Электронные файлы, метаданные, журнал передачи.
Приём в архив	Проверка целостности, регистрация в архивном реестре.	Сотрудники архива.	Акт приёма‑передачи, реестр архивных дел.
Контроль и отчётность	Аудит соответствия, формирование отчётов.	Внутренний аудит, руководитель организации.	Отчёт о передаче, рекомендации по улучшению.

---

Архивный аутсорсинг – упрощаем процесс

Если у организации нет собственного архивного помещения или необходимого программного обеспечения, можно воспользоваться услугами архивного аутсорсинга. Преимущества:

• Полный цикл работ – от подготовки документов до их приёма в государственный архив.
• Гарантия соответствия нормативным требованиям.
• Сокращение затрат на оборудование и персонал.
• Консультационная поддержка по формированию описей и метаданных.

Для начала сотрудничества достаточно обратится к нам – мы проведём аудит текущего документооборота, подготовим план передачи и возьмём на себя всю организационную работу.

---

Контакты для обращения

Если у вас возникли вопросы по передаче электронных документов в архив, вы можете связаться с нами любым удобным способом.

Официальный сайт

https://www.archiv-audit.ru

Горячая линия

+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Отдел документооборота – +7 (495) -23‑45‑68
• Техническая поддержка СХЭД – +7 (495) -23‑45‑69
• Отдел архивного аутсорсинга – +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

info@archiv-audit.ru

Личный кабинет

Для клиентов доступен личный кабинет, где можно загрузить документы, отслеживать статус передачи и получать электронные акты.

Личный приём

Приёмные часы: пн‑пт, 09:00‑17:00. Адрес: г. Москва, ул. Тверская, д. 12, офис 305.

График приёма

• Понедельник – пятница: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00
• Суббота и воскресенье – выходные.

Отделы

1. Отдел документооборота
2. Отдел ИТ‑поддержки и СХЭД
3. Отдел архивного аутсорсинга
4. Юридический отдел

Руководство

Иванов Сергей Петрович – Генеральный директор

Смирнова Елена Викторовна – Директор по информационным технологиям

Кузнецов Андрей Николаевич – Руководитель отдела архивного аутсорсинга

Отзывы клиентов

• «Благодаря профессиональному подходу компании, процесс передачи 1500 электронных дел в государственный архив прошёл без единой ошибки. Рекомендую!» – ООО «ТехСервис»
• «Отличный сервис аутсорсинга: мы сократили затраты на хранение документов на 30 % и получили полную юридическую защиту.» – ЗАО «СтройИнвест»
• «Сотрудники ИТ‑отдела быстро настроили интеграцию нашей СХЭД с архивной системой. Всё работает стабильно и безопасно.» – АО «Мегаполис»

---

Передача электронных документов в архив организации – процесс, требующий чёткого соблюдения правовых норм, согласования внутри компании и надёжных технических решений. При правильном подходе вы получаете:

• Юридическую защиту и соответствие требованиям законодательства;
• Сокращение расходов на хранение и обслуживание архивных материалов;
• Гарантированный доступ к архивным данным в любой момент.

Если вы хотите организовать передачу электронных документов самостоятельно или воспользоваться услугами профессионального аутсорсинга – свяжитесь с нами по указанным выше контактам. Мы поможем построить эффективный и безопасный процесс архивирования.