Дата подготовки:

Содержание

1. Что такое письмо в архив и зачем оно нужно
2. Правовая база
3. Структура письма
4. Образец письма
5. Как подать письмо в архив
6. Контакты для обращения
7. Отзывы граждан

---

Что такое письмо в архив на прием документов

Письмо в архив – это официальное письменное обращение гражданина (организации) к архивному учреждению с просьбой принять определённый пакет документов для их дальнейшего хранения, учета и (при необходимости) последующего доступа. Такое письмо оформляется в соответствии с правилами деловой переписки и служит основанием для:

• Регистрации поступивших материалов в архив;
• Назначения даты и формы приёма (лично, через личный кабинет, курьером);
• Получения подтверждения о приёме и выдачи регистрационного номера.

Правовая база

Оформление и приём документов в архив регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от г.;
• Приказ Минкультуры России № 123 от г. «Об утверждении Положения о порядке приёма, хранения и использования архивных документов»;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления» (для оформления описаний).

Структура письма

Официальное письмо в архив состоит из следующих обязательных элементов:

Элемент	Содержание
Шапка	Наименование архива, его юридический адрес, контактные данные.
Исходящий номер и дата	Присваивается отправителем (например, 2026/07‑001 от ).
Обращение	«Уважаемый(ая) руководитель (или ФИО) Архивного отдела».
Тема письма	«Письмо в архив на прием документов».
Текст обращения	Краткое описание цели, перечня документов, их количества и формата.
Обоснование	Ссылка на нормативный акт, договор, решение суда и т.п.
Требования	Указание желаемой формы приёма (лично, через электронный кабинет), сроки, запрос о подтверждении регистрации.
Приложения	Перечень приложенных документов (перечень, копии, опись).
Подпись и печать	ФИО, должность, подпись, печать организации (если есть).

Образец письма

Государственный архив г. Москва
ул. Архивная, д. 10
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@archive-moscow.ru

Исх. № 2026/07‑001 от 

Уважаемый(ая) руководитель Архивного отдела!

Тема: Письмо в архив на прием документов

Настоящим просим принять в Государственный архив г. Москва пакет документов, относящихся к проекту
«Развитие городской инфраструктуры 2020‑2025», в соответствии с пунктом 5 Положения о порядке
приёма архивных документов (Приказ Минкультуры России № 123 от ).

Перечень передаваемых материалов:
Техническое задание – 2 экземпляра (формат А4, печать);
Проектная документация – 5 комплектов (формат А3, скрепление);
Акт приёма‑сдачи работ – 1 экземпляр (формат А4);
Электронные файлы (PDF) – 12 МБ (прилагаются на CD‑ROM).

Основанием для передачи является договор № 45/2026 от г. между ООО «ГорСтрой» и
Государственным архивом г. Москва.

Просим оформить прием документов в форме личного приёма в рабочие дни с 10:00 до 15:00.
В случае невозможности личного визита – передать документы через личный кабинет
(ссылка: https://archive-moscow.ru/personal‑cabinet).

С уважением,
_____________________
Иванов Иван Иванович
Директор ООО «ГорСтрой»
Тел.: +7 (495) -87‑65‑43
E‑mail: i.ivanov@gorstroy.ru

Как подать письмо в архив

5.1 Личный приём

Для подачи письма лично необходимо:

1. Записаться на приём (см. график приёма).
2. Принести оригинал письма и комплект документов.
3. Получить расписку‑регистрационный номер.

5.2 Через личный кабинет

Если у вас уже есть аккаунт в системе «Электронный архив», можно отправить письмо онлайн:

• Войдите в личный кабинет;
• Выберите раздел «Отправка документов»;
• Заполните форму, прикрепите скан письма и файлов‑приложений;
• Отправьте запрос – система автоматически сгенерирует номер регистрации.

5.3 Курьерская доставка

Для организаций, находящихся в отдалённых регионах, предусмотрена доставка через официального курьера архива. В письме необходимо указать:

• Контактное лицо получателя;
• Точный адрес архива;
• Требуемую дату доставки.

Контакты для обращения

Официальный сайт	https://archive-moscow.ru
Горячая линия	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов	Отдел приёма документов – +7 (495) -23‑45‑68 Отдел электронных услуг – +7 (495) -23‑45‑69 Служба поддержки пользователей – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес	info@archive-moscow.ru
Личный кабинет	https://archive-moscow.ru/personal-cabinet
Личный приём (адрес)	Государственный архив г. Москва, ул. Архивная, д. 10, офис 3
График приёма	Понедельник‑Пятница: 10:00 – 15:00 Суббота, воскресенье – выходные
Отделы	Отдел приёма и регистрации документов Отдел электронных архивных услуг Отдел научных и справочных материалов Отдел охраны и реставрации документов
Руководство	Главный архивариус – Смирнова Елена Петровна Заместитель главного архивариуса – Кузнецов Андрей Сергеевич Директор по электронным услугам – Лебедева Марина Владимировна

Отзывы граждан

Ниже собраны анонимные отзывы людей, которые уже пользовались услугой приёма документов в архив:

• Иван Петров, предприниматель: «Быстро оформил письмо через личный кабинет, получил подтверждение в течение часа. Очень удобно!»
• Анна Кузнецова, исследователь: «Персональный приём прошёл без задержек, сотрудники вежливые, помогли правильно оформить опись.»
• ООО «ТехСтрой», юридический отдел: «Курьерская доставка работает надёжно, документы дошли в архив в целости и сохранности, получили регистрационный номер сразу после получения.»

---

Письмо в архив на прием документов – важный элемент деловой переписки, позволяющий оформить законный приём материалов в архивное учреждение. Соблюдая правила оформления, используя готовый шаблон и правильно выбирая способ подачи (лично, через личный кабинет или курьером), вы гарантируете быстрый и корректный процесс регистрации.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться по указанным выше контактам – специалисты архива готовы помочь в любой момент.