Цель статьи – дать полное представление о том, какие действия необходимо выполнить, какие документы подготовить и как оформить передачу архивных материалов в муниципальный архив в соответствии с действующим законодательством РФ.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие процесс передачи дел в архив:

• Федеральный закон № 3‑ФЗ «Об архивных документах» (от ) – определяет порядок формирования, учета и передачи архивных фондов.
• Постановление Правительства РФ № 1237 «Об организации хранения, комплектования, учёта и использования документов в государственных и муниципальных архивах» (2002 г.).
• Приказ Федерального архивного агентства № 30‑А от «Об основных правилах работы архивов организаций».
• Региональные нормативные акты (при их наличии) – могут уточнять сроки и порядок передачи в конкретный муниципальный архив.

Ключевые понятия

1. Архивный фонд – совокупность документов, передаваемых в архив для постоянного хранения.
2. Документы‑правопреемники – документы, образованные в результате реорганизации, слияния или ликвидации организации.
3. Опись дел – документ, в котором перечислены все единицы хранения, их содержание и количество.
4. Акт приёма‑передачи – официальный документ, фиксирующий факт передачи и состояние передаваемых материалов.

Этапы подготовки документов к передаче

Определение состава передаваемых дел

На основании экспертизы ценности (проводится каждые 3 года) формируется список дел, подлежащих передаче в архив. В список включаются:

• Документы, срок хранения которых истёк (обычно более 10 лет);
• Документы, имеющие историческую, правовую или научную ценность;
• Документы, образованные в результате реорганизации (правопреемники).

Проверка оформления и состояния документов

Передача допускается только после выполнения следующих проверок:

1. Соответствие оформлению (заголовки, реквизиты, подписи);
2. Отсутствие дефектов (разрывы, пятна, плесень);
3. Санитарно‑гигиеническое состояние (отсутствие плесени, запахов);
4. Наличие всех единиц хранения, указанных в описи.

Формирование описи дел

Опись дел оформляется в двух экземплярах (для организации‑источника и для архива). В конце каждой описи указываются:

• Количество фактически принятых дел (цифрами и прописью);
• Дата приёма‑передачи;
• Подписи заведующего архивом и лица, передающего документы.

Подготовка сопроводительных документов

К описи прилагаются:

• Акт приёма‑передачи;
• Справка о санитарном состоянии документов (при необходимости);
• Регистрационные картотеки и/или электронные базы данных, если они содержат сведения о передаваемых документах;
• Перечень недостающих единиц хранения (если такие есть) с указанием причин их отсутствия.

Упорядочивание и упаковка

Документы упаковываются в первичные средства хранения – коробки, папки, файлы. На каждой упаковке указывается:

• Номер описи;
• Наименование дел и их срок хранения;
• Контактные данные ответственного лица.

Транспортировка

Транспортировка осуществляется за счёт организации‑источника. При перевозке следует соблюдать:

• Защиту от влаги и механических повреждений;
• Сопровождение грузом уполномоченного сотрудника (обычно – архивного специалиста).

Порядок передачи в муниципальный архив

Согласование сроков доставки

Организация‑источник согласовывает с архивом даты и время доставки. Сроки обычно фиксируются в письменном виде (письмо‑запрос или электронное письмо).

Приёмка в архив

Приёмка осуществляется архивными сотрудниками. В процессе приёмки проверяется:

1. Полнота комплекта (соответствие описи и фактического наличия);
2. Состояние упаковки и документов;
3. Подписание акта приёма‑передачи обеими сторонами.

Регистрация в архивном учёте

После приёмки документы вносятся в архивный учётный журнал, формируются регистрационные картотеки и, при необходимости, создаются электронные записи в базе данных архива.

Особенности передачи при ликвидации организации

Если организация ликвидируется без правопреемника, порядок передачи аналогичен, но:

• Сроки доставки согласовываются с уполномоченным органом (например, с налоговой службой);
• Транспортировка и подготовка могут осуществляться привлечёнными лицензионными организациями, согласно Основным правилам работы архивов организаций (решение Коллегии Росархива от ).

Контактная информация для обращения в муниципальный архив

Официальный сайт:	https://www.municipal-archive.ru
Горячая линия:	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов:	Отдел приёма‑передачи документов – +7 (495) -23‑45‑68 Отдел архивного описания – +7 (495) -23‑45‑69 Техническая поддержка (ЭДО) – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес:	info@municipal-archive.ru
Личный кабинет:	https://cabinet.municipal-archive.ru (регистрация доступна после подтверждения личности)
Личный приём (приёмные часы):	Пн‑Пт, 09:00‑12:00 и 14:00‑17:00
График приёма документов:	Пн‑Ср, 10:00‑16:00 (по предварительной записи)
Отделы архива:	Отдел приёма‑передачи Отдел описания и классификации Отдел цифровой обработки и ЭДО Отдел пользовательского обслуживания
Руководство архива:	Главный архивариус – Иванов И.И. Заместитель главного архивариуса – Петров П.П.
Отзывы и предложения:	Сайт архива содержит раздел «Отзывы и предложения», где можно оставить комментарий о работе архива. Также отзывы принимаются по электронной почте feedback@municipal-archive.ru.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у передаваемых документов?

Документы, передаваемые в архив, находятся в постоянном (бессрочном) хранении. При этом отдельные категории могут быть отнесены к «временным» архивам с ограниченным сроком (не более 10 лет), если это предусмотрено нормативными актами.

Можно ли передать документы в электронном виде?

Да. При передаче электронных архивных фондов необходимо предоставить:

• Электронную копию описи в формате XML/CSV;
• Файлы с метаданными, соответствующими требованиям ГОСТ Р 7.0.100‑2018;
• Подтверждение целостности (контрольные суммы).

Кому платить за транспортировку?

Транспортировка осуществляется за счёт организации‑источника, если иное не предусмотрено договором.

Что делать, если часть документов повреждена?

Повреждённые документы следует отнести в отдел реставрации (при наличии) или в специализированную лицензированную организацию. В акте приёма‑передачи указываются причины и степень повреждения.

Передача документов в муниципальный архив – процесс, требующий тщательной подготовки, соблюдения нормативных требований и взаимодействия между организацией‑источником и архивом. Следуя описанным этапам (определение состава, проверка оформления, формирование описи, упаковка, транспортировка и приёмка), вы обеспечите корректную передачу архивных фондов, их надёжное хранение и дальнейшее использование.

Помните: каждый документ, попадающий в архив, становится частью культурного и правового наследия региона, поэтому к его подготовке следует относиться с максимальной ответственностью.