Дата актуализации:  г.

Общие положения

Настоящее Положение регламентирует порядок создания, ведения, хранения и предоставления доступа к электронным документам в рамках
Электронного архива документов (ЭАД). Положение разработано в соответствии с подпунктом 12 пункта 6
Положения о Федеральном архивном агентстве, утверждённого Указом Президента РФ,
и учитывает требования Федерального закона «Об электронном документообороте» и ГОСТ Р 52779‑2007.

Цели и задачи ЭАД

1. Обеспечение долгосрочного сохранения электронных документов в соответствии с нормативными требованиями.
2. Гарантирование достоверности, целостности и конфиденциальности архивных материалов.
3. Автоматизация процессов поиска, получения и контроля доступа к документам.
4. Снижение затрат на физическое хранение и обслуживание бумажных архивов.
5. Поддержка бизнес‑процессов государственных и коммерческих организаций через интеграцию с САПР, ERP‑системами и другими ИТ‑решениями.

Правовая основа

ЭАД функционирует на базе следующих нормативных актов:

• Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронном документообороте» (2020 г.).
• Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении Положения о государственной системе электронных архивов».
• ГОСТ Р 52779‑2007 «Электронный документ. Общие требования».
• Подпункт 12 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве (утверждённого Указом Президента РФ от ).

Структура электронного архива

С 2021 г. в опытно‑промышленную эксплуатацию введена логическая структура хранения, включающая:

• Разделы – тематические группы (например, «Техническая документация», «Финансовые отчёты», «Контракты»).
• Подразделы – более детальная классификация (по проектам, подразделениям, датам).
• Метаданные – обязательные атрибуты (дата создания, тип документа, владелец, уровень доступа).
• Контрольные списки – наборы правил валидации (подпись УКЭП, контроль целостности, срок хранения);

Каждый уровень имеет распределённые права доступа, что упрощает навигацию и поиск необходимой информации.

Технологические решения

Для обеспечения надёжности и соответствия требованиям применяются:

• Серверные решения на базе Microsoft SharePoint и OpenText Content Server.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) для всех входящих документов.
• Система контроля версий и журнал аудита, фиксирующая каждое действие пользователя.
• Модуль автоматической миграции из бумажных и «старых» электронных архивов (пример – переход ООО «Екатеринбург‑2000»).
• Интеграция с ERP‑системами (1С, SAP) через API‑шлюзы.

Порядок доступа и права пользователей

Доступ к документам регулируется ролями:

Роль	Права
Администратор	Полный контроль над системой, управление правами, настройка структуры.
Менеджер отдела	Создание и редактирование документов в пределах своего отдела.
Сотрудник	Только просмотр и скачивание документов, к которым предоставлен доступ.
Внешний пользователь	Ограниченный доступ к публичным документам (через личный кабинет).

Требования к документам

1. Документ должен быть в одном из поддерживаемых форматов: PDF/A, DOCX, XLSX, XML.
2. Обязательно наличие УКЭП (для официальных и юридически значимых документов).
3. Заполнение обязательных метаданных перед загрузкой.
4. Соблюдение сроков хранения, указанных в нормативных актах (от 5 до 75 лет).

Процедуры миграции и ввода в эксплуатацию

Для перехода из «старого» архива в ЭАД рекомендуется следующая последовательность:

• Аудит текущего хранилища и классификация документов.
• Подготовка метаданных (автоматическое извлечение, ручная проверка).
• Пакетная загрузка с применением скриптов миграции.
• Верификация целостности и подписи (контрольные списки).
• Обучение персонала и запуск пилотного проекта.

Организационная структура и руководство

ЭАД управляется Федеральным архивным агентством (ФАА). Ниже – основные подразделения:

• Отдел разработки и внедрения – отвечает за техническую часть и интеграцию.
• Отдел нормативного обеспечения – следит за соответствием законодательству.
• Служба поддержки пользователей – круглосуточный хелп‑деск.
• Отдел контроля качества – проводит аудиты и проверку целостности архивов.

Руководитель проекта: Иванов А. С., заместитель директора ФАА, ivanov.as@faarchive.ru.

Контактная информация

Официальный сайт

https://www.faarchive.ru

Горячая линия

Тел.: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов отделов

• Отдел разработки и внедрения – 8 (495) -23‑45‑67
• Отдел нормативного обеспечения – 8 (495) -23‑45‑68
• Служба поддержки – 8 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес

info@faarchive.ru

Личный кабинет

Для доступа к документам используйте личный кабинет. Регистрация доступна 24 часа в сутки.

Личный приём руководителя проекта

Иванов А. С. принимает обращения по предварительной записи.

График приёма

Пн‑Пт: 10:00 – 12:00 и 14:00 – 16:00 (по московскому времени).

Отделы и их контакты

1. Отдел разработки и внедрения – dev@faarchive.ru
2. Отдел нормативного обеспечения – legal@faarchive.ru
3. Служба поддержки – support@faarchive.ru
4. Отдел контроля качества – qa@faarchive.ru

Отзывы пользователей

Алексей Петров, руководитель проекта в ОМК: «Внедрение ЭАД позволило сократить время поиска документов с дней до минут. Интеграция с нашими САПР‑системами прошла без проблем.»

Мария Сидорова, специалист по архивам, ООО «Екатеринбург‑2000»: «Миграция на новую платформу прошла гладко, а поддержка со стороны ФАА была на высоте – ответы в течение 30 минут.»

Сергей Кузнецов, ИТ‑директор крупного банка: «Электронный архив полностью соответствует требованиям ФЗ‑63, а система контроля версий помогает избежать дублирования и потери данных.»

Положение «Электронный архив документов» формирует правовую и технологическую основу для долгосрочного и надёжного хранения цифровой документации в России.
Сочетание строгих нормативных требований, современной ИТ‑инфраструктуры и гибкой модели управления правами доступа делает ЭАД эффективным инструментом как для государственных органов, так и для частных компаний.

Для получения более детальной информации, рекомендаций по внедрению или подачи запросов используйте указанные выше контактные данные.