Ведение архивов – это систематизированный процесс создания, оформления, хранения, учета и последующего использования документов, которые имеют ценность для организации. Правильное оформление нормативных актов по ведению архивов гарантирует соблюдение законодательства, упрощает работу сотрудников и защищает интересы предприятия.

Правовая база

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ).
2. Постановление Правительства РФ от № 1315 «Об утверждении Положения о ведении архивного дела в организациях».
3. ГОСТ 7.32‑2001 «Библиографическое описание документов», ГОСТ 7.12‑93 «Система архивных дел», ГОСТ 7.0‑2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу».
4. Внутренние нормативные акты организации: Положение о ведении архива, Инструкция по делопроизводству, Номенклатура дел.

Структура нормативного документа «Положение о ведении архива»

Для того чтобы написать положение о ведении архивов правильно, следует включить в него следующие разделы:

• Общие положения – цель, область применения, ссылки на законодательство.
• Терминология – определения ключевых понятий (дело, архивный документ, срок хранения и т.д.).
• Организационная структура – указание подразделения, ответственного за архив (архивный отдел, архивариус).
• Порядок формирования архивных дел – правила подшивки, оформления обложек, использования архивных переплётов (см. ГОСТ 7.12‑93).
• Сроки хранения и уничтожения – таблица сроков (постоянное, текущие, временные).
• Порядок передачи документов в архив – порядок сдачи дел, оформление актов приёма‑передачи.
• Электронный архив – требования к правам доступа, резервному копированию, использованию специализированных сервисов.
• Контроль и отчётность – формы описи, периодичность проверок, ответственные лица.
• Ответственность – дисциплинарные меры за нарушение правил ведения архива.
• Положения о пересмотре и актуализации – как и когда вносятся изменения.

Пошаговая инструкция по написанию положения

Шаг 1. Сбор исходных данных

Соберите информацию о текущих процессах делопроизводства, используемых формах, номенклатуре дел и сроках хранения. Проведите интервью с руководителями подразделений и архивариусом.

Шаг 2. Анализ нормативных требований

Сопоставьте полученные данные с требованиями ФЗ 125, ГОСТов и внутренних регламентов. Выделите расхождения и определите, какие процессы необходимо скорректировать.

Шаг 3. Формирование черновика

На основе шаблона (см. пункт 2) подготовьте черновой вариант положения. Обязательно используйте юридически корректный язык и избегайте двусмысленностей.

Шаг 4. Согласование

Передайте черновик на согласование:

• Руководителю подразделения, отвечающему за архив.
• Юридическому отделу (проверка на соответствие законодательству).
• Отделу ИТ (при наличии электронного архива).

Шаг 5. Утверждение

После внесения правок документ подписывается приказом руководителя организации (обычно приказ № 42 «Об утверждении Положения о ведении архива»).

Шаг 6. Внедрение и обучение

Организуйте инструктаж для всех сотрудников, ответственных за документооборот. Разместите положение в личных кабинетах сотрудников и в системе электронного документооборота.

Практические рекомендации по оформлению архивных дел

4.1 Подшивка и обложка

Для постоянного хранения используйте:

• Архивный переплёт составного типа (картон 0,035‑0,15 см, прочный клей).
• Обложку из качественного картона, снабженную штампом «Постоянное хранение».
• Нумерацию дел в соответствии с номенклатурой (пример: 01‑2024‑001).

4.2 Оформление описи

Опись дел должна включать:

1. Номер дела.
2. Наименование документа.
3. Срок хранения.
4. Ответственное лицо.

Опись оформляется в трёх экземплярах: один в архиве, один в подразделении‑создателе, один в электронном виде.

4.3 Электронный архив

Для электронных документов соблюдайте:

• Назначение прав доступа (по ролям).
• Регулярное резервное копирование (не реже 1 раза в сутки).
• Использование сертифицированных сервисов (например, «Электронный архив ФГБУ «ГАРАНТ»», «КОРУС», «1С:Документооборот»).
• Хранение метаданных (автор, дата, тип документа).

Типичные ошибки и как их избежать

Пример шаблона «Положения о ведении архива» (сокращённый)

Общие положения
Положение регламентирует порядок создания, оформления, хранения, учета и уничтожения архивных документов в ООО «Пример».
Положение действует на всей территории организации и обязательна к исполнению всеми сотрудниками.

Термины и определения
Архивный документ – документ, подлежащий постоянному или текущему хранению в архиве.
...

Сроки хранения
Документы бухгалтерского учета – 5 лет.
Документы, имеющие историческую ценность – бессрочно.
...

Ответственность
За нарушение порядка ведения архива несут ответственность руководители подразделений и архивариус.

Как проверить правильность ведения архива

Проведите внутренний аудит по следующему чек‑листу:

1. Наличие утверждённого Положения о ведении архива.
2. Соответствие фактической номенклатуры дел утверждённой.
3. Наличие подписанных актов приёма‑передачи дел.
4. Соблюдение сроков хранения (проверка журналов).
5. Работоспособность электронного архива (тест восстановления).
6. Обучение персонала (протоколы инструктажей).

Правильное написание и внедрение нормативного документа «Положение о ведении архива» – фундамент успешного архивного дела. Оно обеспечивает юридическую защищённость, упрощает поиск информации и сохраняет историческую ценность документов. Следуйте изложенным рекомендациям, регулярно обновляйте нормативные акты и проводите контрольные проверки – и ваш архив будет работать без сбоев.