Положение об архиве организации (далее – Положение) – нормативный документ, регламентирующий порядок создания, функционирования и использования архива в любой организации, являющейся источником комплектования государственных и муниципальных архивов. Положение разрабатывается в соответствии с требованиями Федерального закона от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказа Росархива № 42 от  г. (ред. от ).

Правовые основы

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Росархива № 42 от  г. «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (зарегистрировано в Минюсте РФ  № 51895).
3. Подпункт 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве (вступил в силу 26 августа 2018 г.).
4. Методические рекомендации Минкультуры России и ФАЭ (Федерального архивного агентства).

Цели и задачи Положения

• Обеспечение правильного учета, хранения и использования документов, подлежащих архивному хранению.
• Согласование работы архива с первичной профсоюзной организацией и другими подразделениями организации.
• Формирование единой системы документооборота, позволяющей своевременно передавать документы в архив.
• Гарантирование доступа к архивным материалам в соответствии с законодательством.

Структура архива организации

Организационная форма

Архив создаётся как структурное подразделение организации, отвечающее за:

• Хранение и комплектование документов.
• Учёт и контроль за перемещением архивных материалов.
• Обеспечение условий хранения (помещение, оборудование, климат‑контроль).

Руководство архивом

Руководителем архива является документовед (специалист по архивному делу), назначаемый приказом руководителя организации. В его обязанности входит:

1. Разработка и внедрение локальных нормативных актов, согласованных с Положением.
2. Контроль за формированием дел в подразделениях и их своевременной передачей в архив.
3. Организация доступа к архивным материалам для сотрудников и внешних пользователей;
4. Подготовка отчётности в органы государственного архивного контроля.

Порядок создания архива

Создание архива происходит в несколько этапов:

1. Определение перечня документов, подлежащих архивному хранению (документы, подлежащие постоянному хранению, и документы, подлежащие временно‑долгосрочному хранению).
2. Подготовка помещения: обеспечение соответствия требованиям по площади, температуре, влажности и системе пожарной безопасности.
3. Закупка и установка специализированного оборудования (шкафы, стеллажи, системы контроля доступа).
4. Назначение ответственного лица (документоведа) и формирование штатного расписания.
5. Разработка локального Положения об архиве и его утверждение руководством организации.

Документооборот и передача в архив

Формирование дел в подразделениях

Каждое структурное подразделение обязано вести учёт входящих и исходящих документов, формировать деловые файлы в соответствии с методическими рекомендациями ФАЭ.

Своевременная передача

Документы передаются в архив:

• по окончании их делового срока (согласно нормативным срокам хранения);
• по решению руководства в случае необходимости постоянного хранения.

Передача осуществляется в виде акта передачи, подписываемого ответственными лицами подразделения и архивом.

Учёт в архиве

После поступления документы регистрируются в журнале учёта архивных материалов и получают уникальный архивный номер. Для облегчения поиска используется электронный каталог.

Доступ к архивным материалам

Доступ к архиву регулируется:

• внутренними регламентами организации;
• требованиями законодательства о защите персональных данных и коммерческой тайны;
• решениями руководства о предоставлении доступа внешним пользователям (учёным, журналистам, представителям государственных органов).

Хранение, консервация и утилизация

Хранение

Документы хранятся в условиях, отвечающих требованиям ФАЭ: температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.

Консервация

При необходимости проводится консервация (восстановление, дезинфекция) материалов, подлежащих длительному хранению.

Утилизация

Документы, срок хранения которых истёк и которые не подлежат постоянному хранению, уничтожаются в соответствии с Приказом Минкультуры РФ «Об утилизации архивных документов» (с применением шредера, сжигания или иной безопасной методики).

Контроль и отчётность

Контроль за соблюдением Положения осуществляют:

• внутренний аудит организации;
• контрольно‑надзорные органы Федерального архивного агентства;
• профсоюзные организации (при необходимости).

Ежегодно архив предоставляет отчёт о состоянии архивных фондов, выполненных работах по консервации и утилизации, а также о запросах пользователей.

Контактная информация для обращений

Положение об архиве организации – ключевой документ, обеспечивающий законность, порядок и эффективность работы с архивными материалами. Его соблюдение гарантирует сохранность исторической и деловой информации, а также упрощает процесс взаимодействия с государственными архивными структурами.

При возникновении вопросов или необходимости уточнения деталей, пожалуйста, используйте указанные выше контакты.