Дата актуализации: г.
Нормативно‑правовая база - Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…».
- Приказ Федерального архивного агентства (Росархив) от 31 июля 2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов…».
- Приказ Росархива от 11 апреля 2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации, выступающей источником комплектования государственных и муниципальных архивов».
- Региональные нормативные акты (уставы муниципального образования, постановления администрации).
Общие положения
Положение об архиве в муниципальном учреждении – это внутренний нормативный документ, который регламентирует:
- Создание, ведение и хранение документального фонда организации‑источника.
- Порядок комплектования муниципального архива документами, образующимися в деятельности учреждения.
- Организацию учёта и использования архивных документов.
- Ответственность сотрудников за соблюдение требований архивного законодательства.
Задачи и функции муниципального архива
Согласно пункту 1.5 Приказа Минкультуры № 526, задачи архива включают:
- Сохранение исторической и правовой ценности документов.
- Обеспечение доступа к архивным материалам для граждан, исследователей и органов власти.
- Осуществление документального контроля за соблюдением сроков хранения.
- Внедрение электронных форм хранения (цифровизация) в соответствии с ГОСТ 7.0‑2008.
- Подготовка отчётности и взаимодействие с Федеральным архивным агентством.
Структура архива в муниципальном учреждении
| Отдел | Функции |
|---|---|
| Отдел комплектования | Приём, классификация и передача документов в муниципальный архив. |
| Отдел учёта и описания | Ведение описи, регистрационных журналов, создание описей дел. |
| Отдел доступа и обслуживания | Обеспечение запросов граждан, выдача копий, консультирование. |
| Отдел цифровизации | Сканирование, создание электронных архивных фондов, поддержка ЭДО. |
| Отдел охраны и консервации | Контроль за физическим состоянием документов, проведение реставрационных работ. |
Порядок комплектования муниципального архива - Идентификация документов. Все документы, образующиеся в рамках деятельности учреждения, подлежат классификации по тематикам и срокам хранения.
- Согласование ЭПК. При необходимости согласовывается Электронный перечень комплектования (ЭПК) с архивным учреждением (муниципальным архивом).
- Формирование описи. Описание дел и деловых единиц оформляется в соответствии с образцами, утверждёнными Росархивом.
- Передача в архив. Документы передаются в сроки, установленные нормативными актами (обычно не позднее 6 месяцев после их создания).
- Учёт и контроль. Ведётся журнал приёма‑передачи, фиксируются даты, номера описи и ответственные лица.
Сроки хранения и уничтожения
Согласно Правилам, сроки хранения дел делятся на три группы:
- Постоянные (бессрочные) – документы, имеющие историческую, культурную или правовую ценность (например, учредительные документы, акты, формирующие правовой статус муниципального образования).
- Среднесрочные (от 5 до 30 лет) – документы, требуемые для текущего управления и контроля (финансовые отчёты, кадровые дела).
- Краткосрочные (до 5 лет) – оперативные документы, после истечения срока подлежат уничтожению (при условии отсутствия запретов).
Доступ к архивным документам
Граждане и организации могут получить доступ к архивным материалам в порядке, установленном Федеральным законом 125‑ФЗ и локальными инструкциями:
- Запрос оформляется в письменной форме (электронной почтой или через личный кабинет).
- Срок рассмотрения запроса – не более 30 календарных дней.
- Для получения копий может взиматься плата, установленная тарифами архива.
Цифровизация и электронный архив
В рамках государственной программы «Цифровая экономика» муниципальные учреждения обязаны:
- Переводить документы в электронный вид в соответствии с ГОСТ 7.0‑2008.
- Обеспечивать долгосрочное хранение электронных архивов в специализированных системах (ЭДО, СЭД).
- Гарантировать целостность, подлинность и конфиденциальность электронных документов.
Ответственность
За нарушение требований Положения и архивного законодательства предусмотрена:
- Административная ответственность (штрафы для юридических лиц, согласно ст. 7.21 КоАП РФ).
- Дисциплинарные меры в отношении сотрудников (выговор, увольнение).
- Гражданско‑правовая ответственность за причинённый ущерб.
Контакты для обращений
| Параметр | Сведения |
|---|---|
| Официальный сайт | https://archive.municipality.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Номера телефонов |
|
| Электронный адрес | archive@municipality.ru |
| Личный кабинет | https://archive.municipality.ru/login (для подачи запросов, отслеживания статуса и получения копий) |
| Личный приём | Приём граждан в офисе архива по предварительной записи. |
| График приёма |
|
| Отделы |
|
| Руководство | Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑71 Электронная почта: sp.ivanov@municipality.ru |
| Отзывы | Мы ценим ваше мнение! Оставить отзыв можно:
Средний срок обработки отзывов – 5 рабочих дней. |
Положение об архиве в муниципальном учреждении – ключевой документ, обеспечивающий законность, сохранность и доступность архивных материалов. Его правильное составление и соблюдение позволяют эффективно управлять документальными ресурсами, выполнять требования федерального и регионального законодательства, а также сохранять историческую память муниципального сообщества для будущих поколений.
При возникновении вопросов или необходимости уточнения деталей, просим обращаться по указанным выше контактам.