Положение об архиве – нормативный документ, регламентирующий порядок создания, организации, комплектования, учёта, хранения и использования архивных документов в государственном казённом учреждении. Оно разрабатывается в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также с нормативными актами Федерального архивного агентства и Комитета по делам архивов при Правительстве РФ.
Общие положения
- Основания создания архива. Архив государственного казённого учреждения создаётся на праве структурного подразделения, уполномоченного хранить, комплектовать, учитывать и использовать документы Архивного фонда РФ и документы временного хранения (срок более 10 лет).
- Законодательная база. Положение опирается на:
- ФЗ № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены приказом Росархива от № 176, а также последующими редакциями);
- Методические документы Комитета по делам архивов при Правительстве РФ;
- Устав и внутренние нормативные акты учреждения.
- Цели и задачи архива:
- Сохранение исторического, культурного, научного и социально‑экономического наследия учреждения;
- Обеспечение доступа к архивным документам для исследователей, сотрудников и граждан в соответствии с законодательством;
- Подготовка документов к передаче в государственный (муниципальный) архив.
Организационная структура архива
Структура архива может варьироваться в зависимости от размеров учреждения, но в типичном случае включает следующие отделы:
- Отдел комплектования и учёта – отвечает за прием, регистрацию и формирование архивных фондов.
- Отдел хранения и консерсервации – обеспечивает надёжное хранение документов, контроль микроклимата и проведение консерсервационных мероприятий.
- Отдел обслуживания запросов – реализует выдачу документов, подготовку копий и электронных версий.
- Отдел информационных технологий – ведёт электронный каталог, поддерживает личный кабинет пользователей.
- Отдел правового обеспечения – контролирует соблюдение требований законодательства и внутренних регламентов.
Порядок комплектования и учёта документов
Комплектование архива осуществляется в несколько этапов:
- Идентификация документов, подлежащих архивированию (историческая ценность, срок хранения более 10 лет).
- Составление актов приёма‑передачи и их регистрация в журнале учёта архивных документов.
- Размещение документов в архивных хранилищах согласно классификационной системе (по фондам, делам, видам документов).
- Внесение информации в электронный каталог (СЭД) с указанием метаданных: номер дела, дата создания, автор, тематика.
Хранение и использование архивных документов
Для обеспечения долговременного сохранения документов предусмотрены следующие меры:
- Контроль микроклимата (температура + 18…+ 22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
- Использование архивных коробов, папок и конвертов, соответствующих ГОСТ 7.32‑2015.
- Регулярные проверки состояния документов (не менее 1 раза в год).
- Ограниченный доступ: только уполномоченные лица могут извлекать документы из хранилища.
- Оцифровка наиболее востребованных материалов и размещение их в личном кабинете пользователя.
Права и обязанности персонала архива
| Категория | Права | Обязанности |
|---|---|---|
| Архивариус | Доступ к полному объёму архивных фондов, право подписи актов приёма‑передачи. | Вести учёт, обеспечивать сохранность, оказывать консультацию пользователям. |
| Сотрудники учреждения | Запрос документов в рамках служебных нужд. | Соблюдать порядок подачи заявок, не нарушать целостность документов. |
| Граждане и исследователи | Получать копии документов в публичном доступе. | Соблюдать правила пользования, не вносить изменения в оригиналы. |
Контакты для обращений
Все вопросы, связанные с работой архива, можно направлять по следующим каналам связи.
Официальный сайт
https://www.example-archive.gov.ru
Горячая линия
Телефон горячей линии: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов
- Приёмная (рабочие часы): +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел комплектования: +7 (495) -23‑45‑69
- Отдел обслуживания запросов: +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
info@archive.gov.ru
Личный кабинет
Для получения электронных копий документов и отслеживания статуса заявок необходимо зарегистрироваться в личном кабинете. После регистрации пользователь получает уникальный логин и пароль.
Личный приём
Приёмные часы для личных обращений к архивариусам:
- Понедельник‑Пятница: 09:00–12:00 и 14:00–17:00
- Суббота: 10:00–13:00 (по предварительной записи)
- Воскресенье – выходной.
График приёма
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник | 09:00–12:00, 14:00–17:00 |
| Вторник | 09:00–12:00, 14:00–17:00 |
| Среда | 09:00–12:00, 14:00–17:00 |
| Четверг | 09:00–12:00, 14:00–17:00 |
| Пятница | 09:00–12:00, 14:00–17:00 |
| Суббота | 10:00–13:00 (по записи) |
| Воскресенье | — |
Отделы архива
- Отдел комплектования и учёта
- Отдел хранения и консерсервации
- Отдел обслуживания запросов
- Отдел информационных технологий
- Отдел правового обеспечения
Руководство
Главный архивариус – Иванов Сергей Петрович (дата назначения: ). Контактные данные руководителя:
- Тел.: +7 (495) -23‑45‑71
- E‑mail: ivanov.sp@archive.gov.ru
Отзывы
Мы ценим мнение пользователей. Оставить отзыв можно:
- Через форму обратной связи на официальном сайте (https://www.example-archive.gov.ru/feedback);
- По телефону горячей линии, указав номер заявки;
- Отправив письмо на электронный адрес feedback@archive.gov.ru.
Заключительные положения
Положение об архиве государственного казённого учреждения вступает в силу со дня его официального утверждения руководителем учреждения и подлежит обязательному исполнению всеми сотрудниками организации. При изменении законодательства или внутренних регламентов Положение подлежит пересмотру и актуализации.
Для получения более подробной информации рекомендуется ознакомиться с полным текстом Положения, размещённым в разделе «Документы» официального сайта.