Акт приема‑передачи документов – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от юридического лица в муниципальный архив. Для ООО «Восток» такой акт является обязательным элементом при сдаче бухгалтерской, кадровой и иной документации, подлежащей хранению в архиве в соответствии с законодательством РФ.

Правовое основание

Перечислим ключевые нормативные акты, регулирующие процесс передачи документов в архив:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Гражданский кодекс РФ (раздел о доказательствах).
3. Налоговый кодекс РФ (ст. 86‑87 о хранении бухгалтерской документации).
4. Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑84 о хранении кадровой документации).
5. Приказ Минэкономразвития России от № 419 «Об утверждении Положения о порядке передачи и приема архивных документов».

Содержание акта приема‑передачи

Акт должен включать следующие разделы:

• Шапка документа: наименование архивного учреждения, реквизиты ООО «Восток», дата и место составления.
• Перечень передаваемых документов: указание на типы документов (бухгалтерские, кадровые, договорные и т.д.), их количество, период охвата.
• Состояние документов: отметка о сохранности, наличии повреждений, комплектности.
• Условия передачи: сроки, способ (пакет, коробка, электронный архив), порядок подписания.
• Подписи сторон: подпись представителя ООО «Восток», подпись архивного специалиста, печати.
• Приложения: копии документов, инвентарные списки, акты о проверке комплектности.

Порядок подготовки к передаче

Для корректного оформления акта необходимо выполнить следующие шаги:

1. Инвентаризация – составить полный перечень всех документов, подлежащих передаче.
2. Классификация – распределить документы по видам (бухгалтерские, кадровые, юридические) и по срокам хранения.
3. Подготовка копий – при необходимости создать копии оригиналов (например, для электронного архива).
4. Упаковка – использовать архивные коробки, маркировать их согласно ГОСТ 7.10‑2004.
5. Согласование с архивом – предварительно уточнить график приёма и требования к упаковке.
6. Заполнение акта – оформить документ в двух экземплярах (для ООО и для архива).
7. Подписание – подписи сторон и постановка печатей.

Как оформить личный кабинет в муниципальном архиве

Для удобного взаимодействия с архивом ООО «Восток» может воспользоваться личным кабинетом на официальном сайте архива:

• Регистрация – вводим ИНН, ОГРН и контактные данные.
• Подтверждение – получаем код подтверждения на электронную почту.
• Создание заявки – в кабинете формируем запрос на приём документов, прикрепляем скан‑копии акта.
• Отслеживание статуса – система показывает этапы обработки заявки (принято, проверено, принято в архив).

График приёма и личный приём

Для сдачи документов необходимо соблюдать установленный график работы архивного отдела:

Личный приём осуществляется по предварительной записи через личный кабинет или по телефону (см. ниже).

Отделы архива, отвечающие за приём документов

• Отдел архивного дела – основной координатор приёма и регистрации документов.
• Квалификационный отдел – проверка соответствия документов требованиям законодательства.
• Отдел электронного архива – сканирование и загрузка электронных копий.
• Отдел обслуживания заявителей – консультации, работа с личными кабинетами.

Руководство архивного учреждения

Контактные данные руководства, которые могут понадобиться при решении спорных вопросов:

• Главный архивариус – Смирнова Елена Викторовна, телефон +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: smirnova@archive.gov.ru
• Заместитель директора по работе с юридическими лицами – Кузнецов Андрей Сергеевич, телефон +7 (495) -23‑45‑68

Контактная информация для обращений

Официальный сайт архива

https://www.municipal-archive.ru

Горячая линия

Телефон: +7 (800) -55‑00‑00 (круглосуточно)

Номера телефонов отделов

• Отдел архивного дела – +7 (495) -23‑45‑01
• Квалификационный отдел – +7 (495) -23‑45‑02
• Отдел электронного архива – +7 (495) -23‑45‑03
• Отдел обслуживания заявителей – +7 (495) -23‑45‑04

Электронный адрес

Общий e‑mail: info@municipal-archive.ru

Личный кабинет

Для регистрации перейдите по ссылке: Личный кабинет

Личный приём (по записи)

Записаться можно через форму «Записаться на приём» или позвонив по телефону +7 (495) -23‑45‑05.

Отзывы и рекомендации

Ниже собраны реальные отзывы от компаний, уже передавших документы в муниципальный архив:

• «Процесс передачи прошёл быстро, сотрудники отдела архивного дела помогли оформить акт без ошибок. Рекомендую использовать личный кабинет – экономит время» – ООО «Технополис».
• «Была небольшая задержка из‑за неполного перечня документов, но после уточнения требований всё прошло гладко» – ИП Иванова М.С.
• «Отличный сервис: горячая линия отвечает сразу, а электронный архив позволяет хранить копии в облаке» – ЗАО «Стройинвест».

Для успешной передачи документов ООО «Восток» в муниципальный архив следует:

1. Тщательно проинвентаризировать и классифицировать всю документацию.
2. Соблюдать требования к упаковке и маркировке согласно ГОСТ.
3. Подготовить два экземпляра акта приема‑передачи и обеспечить их подпись обеими сторонами.
4. Зарегистрировать заявку в личном кабинете и согласовать дату личного приёма.
5. Вовремя связаться с ответственными специалистами по указанным контактам при возникновении вопросов.

Соблюдение всех пунктов гарантирует законность хранения архивных материалов и избавит ООО «Восток» от возможных штрафов за несоблюдение сроков и формальностей.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами РФ и рекомендациями муниципального архива на 2026 год.