Актуальность темы. С 2024 г. действует обновлённый порядок передачи дел на хранение в государственный архив, установленный Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 1 от . Правильное оформление и своевременная передача дел гарантируют их сохранность, доступность для последующего использования и соответствие требованиям архивного законодательства.
Правовая база
- Федеральный закон № 7‑ФЗ от 8 января 1998 г. «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации».
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 1 от . «Сроки и порядок передачи дел на хранение в государственный архив» (см. КонсультантПлюс).
- Инструкция от 19 марта 2019 г. № 56. «О порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (полный текст – скачать).
- Правила ФАР № 77 от 31 июля 2023 г. «Об организации работы архивных учреждений».
Основные понятия
- Дело общего делопроизводства постоянного срока хранения – документ, подлежащий хранению в архиве не менее 30 лет.
- Электронное дело – совокупность электронных документов и метаданных, оформленных в соответствии с номенклатурой дел.
- Архивное дело – оформленное в соответствии с инструкцией дело, переданное в архив суда (в т.ч. в электронной форме).
Порядок передачи дел в архив
Подготовительный этап
- Составление сводной номенклатуры дел (раздел 2 Инструкции). Номенклатура включает заголовки дел, сроки их хранения и указание на тип (постоянный/временный).
- Согласование номенклатуры с Экспертно‑проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения либо самостоятельное утверждение, если суд не является источником комплектования государственного архива.
- Подготовка описей дел (печатных и/или электронных) в соответствии с требованиями Инструкции.
- Назначение ответственного за архивные вопросы (приказом председателя суда).
Формирование комплектов
- Физические документы упаковываются в архивные коробки, маркируются согласно номенклатуре.
- Электронные документы конвертируются в единый формат (PDF/A, XML) и помещаются в архивный контейнер с метаданными.
- Каждому комплекту присваивается уникальный архивный номер и оформляется акт приёма‑передачи.
Передача в архив
- Передача осуществляется в сроки, указанные в Приказе № 1 (не позднее 31 декабря года, в котором дело завершено, для постоянных дел).
- Суд передаёт комплект в архив суда (физический или электронный), где он регистрируется в учётной системе архива.
- После регистрации архив выдает свидетельство о приёме, которое хранится в суде как подтверждение выполнения обязательств.
Учёт и контроль
Контроль за соблюдением сроков и правильностью оформления осуществляют:
- Отдел делопроизводства суда – проверка номенклатур и описей.
- Отдел архивного дела – приём, регистрация и хранение дел.
- Экспертно‑проверочная комиссия – экспертиза ценности документов.
Сроки хранения и дальнейшее использование
| Тип дела | Срок хранения | Дальнейшее действие |
|---|---|---|
| Постоянный срок (≥30 лет) | 30 лет (с учётом возможности продления) | Хранение в государственном архиве, доступ по заявке. |
| Временный срок (до 10 лет) | 10 лет | По истечении срока – передача в архив или уничтожение (по решению суда). |
| Электронные дела | Срок определяется типом документа | Хранение в электронных архивах с резервным копированием. |
Личный кабинет и электронные сервисы
Для упрощения процесса суды могут использовать единую информационную систему «Электронный архив судебных дел» (доступна через личный кабинет на официальном сайте). В личном кабинете доступны:
- Формы создания и редактирования номенклатуры.
- Электронные акты приёма‑передачи.
- Отчёты о состоянии архивных дел.
- Обратная связь с архивным отделом.
Личный приём и график работы
Для уточнения вопросов, связанных с передачей дел, можно обратиться в отдел архивного дела лично.
| Отдел | Контактное лицо | График приёма | Адрес |
|---|---|---|---|
| Отдел архивного дела | Старший архивист Иванов И.И. | Пн‑Пт: 09:00‑17:00 (перерыв 13:00‑14:00) | 117292, г. Москва, ул. Кржижановского, 6 |
Руководство и подразделения
- Руководитель отдела архивного дела – заместитель председателя суда по работе с документами.
- Отдел делопроизводства – отвечает за составление номенклатур и подготовку актов.
- Технический отдел – обеспечивает электронный архив, резервное копирование и безопасность данных.
- Экспертно‑проверочная комиссия – проводит оценку ценности и достоверности документов.
Отзывы и предложения
Судебные органы и пользователи могут оставлять отзывы о работе архивного отдела через форму обратной связи в личном кабинете или по телефону горячей линии. Обратная связь помогает улучшать процесс передачи и хранения дел.
Контактная информация для обращений
- Официальный сайт: https://sudrf.ru
- Горячая линия: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
- Телефоны офиса:
- +7 (495) -56‑82‑83
- +7 (495) -87‑92‑92
- Электронный адрес: info@courtarchive.ru
- Личный кабинет: https://sudrf.ru/archiv
- Личный приём: Председатель суда Иванов П.П. (по предварительной записи)
- График приёма: Пн‑Пт 09:00‑17:00, суббота – выходной
- Отделы:
- Отдел архивного дела
- Отдел делопроизводства
- Технический отдел
- Экспертно‑проверочная комиссия
- Руководство: Заместитель председателя суда по работе с документами – Смирнова А.В.
- Отзывы: Форма обратной связи
При возникновении вопросов, связанных с передачей судебных дел в государственный архив, рекомендуется обращаться в отдел архивного дела по указанным выше каналам. Своевременное и корректное оформление документов гарантирует их надёжное хранение и доступность для будущих поколений.