Цель статьи – дать полное представление о порядке подготовки, оформления и передачи дел в архив, а также предоставить все необходимые контакты для обращения в архивные подразделения организации.
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. 2022‑07‑22).
- Внутренние регламенты организации (приказ руководителя о графике передачи дел, штатное расписание).
Эти документы определяют:
- Сроки хранения и сроки передачи дел в архив (не позднее 1 года после завершения делопроизводства).
- Порядок формирования описи дел и её согласования с экспертной комиссией.
- Ответственность за подготовку, проверку и передачу дел.
Этапы подготовки дел к передаче
Выделение дел к передаче
Раз в год (или согласно утверждённому графику) структурные подразделения формируют список дел, которые:
- Не подлежат уничтожению (истёк срок, но документы имеют историческую ценность).
- Требуют длительного хранения (постоянное, временное свыше 10 лет).
Проверка комплектности и соответствия номенклатуре
Сотрудник архива проверяет:
- Наличие всех оригиналов и копий.
- Соответствие количества дел в описи фактическому количеству документов.
- Правильность оформления ьных листов, шифров и реквизитов.
Каталогизация и составление описания дел
Для удобного поиска в архиве дел оформляются:
- Корешки дел (с указанием номера, даты, ответственного лица).
- Описи дел (по шаблону, утверждённому архивом).
- Электронные каталоги (при наличии электронного архива).
Оформление описи дел
Опись должна включать:
- Номер дела и его шифр.
- Краткое содержание (тема, период, объём).
- Список входящих документов (по корешкам).
- Подписи ответственных лиц и экспертов.
Согласование и утверждение
Опись согласуется с Экспертной комиссией, после чего её подписывает руководитель подразделения и Главный архивариус организации.
Порядок передачи дел в архив
Составление графика передачи
График разрабатывается совместно с руководителями структурных подразделений и утверждается приказом руководителя организации. Пример графика:
| Месяц | Подразделение | Кол‑во дел | Ответственный |
|---|---|---|---|
| Январь | Отдел кадров | 12 | И. Иванов |
| Февраль | Бухгалтерия | 8 | А. Петрова |
| Март | Юридический отдел | 15 | С. Смирнов |
Транспортировка и приемка
- Документы передаются в запечатанных коробках, маркированных согласно шифру дела.
- Приёмка осуществляется архивным сотрудником, который проверяет соответствие описи и фактического содержания.
- Подтверждающий акт приёмки подписывается обеими сторонами.
Хранение
После приёмки документы помещаются в архивные стеллажи с контролем микроклимата. При наличии электронного архива осуществляется сканирование и загрузка в систему управления документами (СУД).
Ответственные лица и их функции
- Главный архивариус – общая координация процесса, утверждение графика, контроль качества.
- Ответственный за архивное хранение (должность в штатном расписании) – проверка комплектности, ведение описи, контроль доступа.
- Экспертная комиссия – оценка значимости дел, согласование описи.
- Руководители подразделений – формирование списка дел, подпись актов приёмки.
Контакты для обращений
Официальный сайт
https://archive.example.com
Горячая линия
+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов
- Отдел кадров – +7 (495) -23‑45‑68
- Бухгалтерия – +7 (495) -23‑45‑69
- Юридический отдел – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
archive@company.ru
Личный кабинет
Для сотрудников: https://archive.example.com/login (вход по корпоративным учетным данным).
Личный приём
Главный архивариус – Иванов И.И.
Приём в офисе архива: 2‑й этаж, кабинет 204.
График приёма
Пн‑Пт: 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 (по предварительной записи).
Отделы архива
- Отдел приёма и регистрации документов
- Отдел каталогизации и описания
- Отдел электронного архива
- Отдел контроля доступа и безопасности
Руководство архива
- Главный архивариус – Иванов Игорь Сергеевич
- Заместитель главного архивариуса – Петрова Анна Владимировна
Отзывы пользователей
Сергей К. (отдел кадров): «Процесс передачи дел стал прозрачным благодаря чёткой описи и электронному кабинету. Сэкономили время на поиск документов».
Елена М. (бухгалтерия): «Горячая линия отвечает быстро, а приёмка дел проходит без задержек. Очень удобно, что есть возможность онлайн‑отслеживания статуса».
Краткие рекомендации
- Соблюдайте сроки: описи дел подавайте не позднее 1 года после завершения делопроизводства.
- Проверяйте комплектность документов перед передачей – это уменьшит количество возвратов.
- Ведите электронный реестр в личном кабинете – он ускорит поиск и контроль.
- Регулярно обновляйте график передачи и информируйте сотрудников о изменениях.
Помните: правильная подготовка и своевременная передача дел в архив – залог сохранности корпоративной истории и соблюдения требований законодательства.