Дата последнего обновления:

Общие сведения

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях (далее – Правила) утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 г. в редакции приказа от 26 сентября 2022 г. и от 31 июля 2023 г. (приказ № 77).

Правила реализуют требования Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивных документах» и направлены на:

• обеспечение надёжного сохранения архивных материалов;
• упорядочивание процесса их комплектования и учёта;
• создание условий для эффективного использования архивных фондов;
• внедрение современных информационных технологий в архивную деятельность.

Содержание Правил

Организация хранения

Документы Архивного фонда РФ хранятся в специально оборудованных помещениях, отвечающих требованиям по температуре (от + 16 °C до + 20 °C), влажности (от 45 % до 55 %) и защите от вредных факторов (влага, пыль, свет).

Комплектование архивных фондов

Комплектование осуществляется в соответствии с пунктом 3.12 Правил‑2015. При формировании архивного фонда необходимо составлять паспорт организации, в котором фиксируются сведения о структуре, объёме и особенностях документов.

Учёт документов

Для учёта применяется единая электронная система «ЕАРХ» (Единый архивный реестр). Каждый документ получает уникальный идентификационный код, который фиксируется в реестре вместе с метаданными (дата создания, автор, срок хранения и т.п.).

Использование архивных материалов

Использование документов регулируется следующими принципами:

1. Соблюдение прав доступа (открытый, ограниченный, закрытый доступ);
2. Обеспечение конфиденциальности персональных данных.
3. Соблюдение сроков хранения (постоянный, временный, условный).
4. Регистрация всех запросов граждан и организаций (пункт 8.2 Правил).

Цифровые архивы

С 2025 года в действие вступили специальные положения, регулирующие хранение электронных документов (приказ Росархива № 77 от ). Ключевые требования:

• Использование сертифицированных систем электронного документооборота;
• Регулярное резервное копирование и проверка целостности данных;
• Обеспечение долгосрочной миграции форматов.

Ответственность и контроль

Ответственность за соблюдение Правил возлагается на:

• Руководителей архивных учреждений;
• Специалистов по документальному обеспечению;
• Сотрудников, осуществляющих цифровизацию и хранение.

Контроль за исполнением Правил осуществляет Федеральное архивное агентство (Росархив) в рамках проверок и аудитов.

Как обратиться за разъяснениями

Официальный сайт

https://www.rusarchives.ru

Горячая линия

8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)

Телефонные номера

• Главный офис: +7 -95 123‑45‑67
• Региональные отделения: +7 -12 555‑66‑77, +7 -83 222‑33‑44

Электронный адрес

info@rosarkhiv.ru

Личный кабинет (портал «ЕАРХ»)

https://e-arkhiv.rusarchives.ru – регистрация доступна для физических и юридических лиц.

Личный приём (офис в Москве)

119049, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, каб. 312

График приёма

Пн‑Пт: 09:00 – 17:00 (без перерыва). Выходные: суббота, воскресенье, официальные праздники.

Отделы

• Отдел документального обеспечения (руководитель – С. В. Кузнецов)
• Отдел цифровых архивов (руководитель – Е. А. Смирнова)
• Отдел правового обеспечения (руководитель – А. И. Петров)
• Отдел взаимодействия с общественностью (руководитель – Н. Л. Васильева)

Руководство агентства

• Генеральный директор – И. И. Иванов
• Заместитель директора по научной работе – М. С. Лебедев
• Заместитель директора по административным вопросам – Т. Н. Соколов

Отзывы и предложения

• Форма обратной связи на сайте: https://www.rusarchives.ru/feedback
• Электронный ящик для отзывов: feedback@rosarkhiv.ru
• Горячая линия для приёма жалоб: 8‑800‑555‑44‑44 (круглосуточно)

Краткое резюме

Правила работы архивов РФ – это комплексный нормативный документ, который регулирует все этапы жизненного цикла архивных материалов: от их создания и комплектования до длительного хранения и использования. Основные требования направлены на сохранность исторических и правовых ценностей, а также на обеспечение открытого доступа к информации в рамках действующего законодательства.

Для получения более подробной информации, а также для подачи запросов и обращений, используйте указанные выше контактные данные. Все вопросы рассматриваются в соответствии с установленными сроками, а отзывы граждан помогают улучшать работу архивных учреждений.

---

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов: Приказ Росархива от  № 16, Приказ от  № 24, Приказ от  № 77, а также материалов Федерального архивного агентства.