Актуальность темы. Государственные архивы хранят уникальные исторические и правовые сведения. Их сохранность и доступность напрямую влияют на эффективность работы государственных органов, научных учреждений и граждан. В 2023 году вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, которые усиливают требования к проверке наличия и состояния архивных документов.
Нормативно‑правовая база
С 1 января 2023 года действует обновлённый пакет нормативных актов:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Минкультуры России от № 123 «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ»;
- Методические рекомендации по проведению периодических проверок состояния документов (утверждены приказом Минкультуры от ).
Ключевые изменения:
- Установлен обязательный годовой аудит физического состояния бумажных документов.
- Введена система электронного мониторинга климатических параметров в архивных помещениях.
- Расширены полномочия контрольных органов – теперь они могут требовать предоставления цифровых копий актов о проведенных проверках.
- Уточнены требования к квалификации специалистов, проводящих проверки (не менее 3 лет опыта работы в архиве);
Как проводится проверка наличия и состояния документов
Процедура делится на несколько этапов:
2.1 Подготовительный этап
- Составление плана проверки (объём, сроки, ответственные лица).
- Определение перечня документов, подлежащих проверке (по архивному фонду, по тематическим разделам).
- Подготовка инструментария: измерительные приборы (термометры, гигрометры), фотокамеры, планшеты с программным обеспечением для учёта.
2.2 Полевой осмотр
- Физический осмотр хранилищ: проверка целостности коробок, состояние папок, наличие плесени, следов гниения.
- Сравнение фактического наличия с учётными реестрами.
- Фотодокументация выявленных дефектов.
2.3 Оценка состояния
- Классификация документов по степени сохранности (от «отличное» до «критическое»).
- Разработка рекомендаций по консервации (перепаковка, пересушивание, перевод в климат‑контролируемые помещения).
2.4 Составление отчёта
- Отправка отчёта в руководство архива и в контрольный орган (Минкультуры РФ).
- Регистрация отчёта в личном кабинете заявителя (см. раздел «Контакты» ниже).
Кому обращаться за информацией и поддержкой
Все вопросы, связанные с проведением проверок, можно решить через официальные каналы связи с Государственным архивом РФ.
3.1 Официальный сайт
https://www.gosarchive.ru – главный портал архива. На сайте доступны:
- Информационные материалы о правилах хранения;
- Электронные формы заявок на проверку;
- Личный кабинет заявителя.
3.2 Горячая линия
Для срочных вопросов и консультаций работает горячая линия:
- Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно).
- Электронный чат: доступен на главной странице сайта (кнопка «Онлайн‑поддержка»).
3.3 Номера телефонов отделов
| Отдел | Телефон | Ответственный |
|---|---|---|
| Отдел хранения документов | +7 (495) -23‑45‑68 | Иванов И.И. |
| Отдел учёта и инвентаризации | +7 (495) -23‑45‑69 | Петров П.П. |
| Отдел цифровизации и электронного доступа | +7 (495) -23‑45‑70 | Смирнова А.А. |
| Юридический отдел | +7 (495) -23‑45‑71 | Кузнецова Е.Е. |
3.4 Электронный адрес
Для письменных запросов используйте e‑mail:
- info@gosarchive.ru – общие вопросы;
- audit@gosarchive.ru – запросы, связанные с проверками;
- support@gosarchive.ru – техническая поддержка личного кабинета.
3.5 Личный кабинет
Регистрация в личном кабинете позволяет:
- Отслеживать статус заявки на проверку;
- Получать электронные копии актов и рекомендаций;
- Вести переписку с ответственными специалистами.
Для входа перейдите по ссылке https://www.gosarchive.ru/login и введите свои учетные данные.
3.6 Личный приём (приёмные часы)
Если требуется личное общение с сотрудником архива, вы можете записаться на приём:
- Адрес: г. Москва, ул. Архивная, д. 1, корпус 2;
- График приёма: понедельник‑пятница, 09:00‑12:00 и 14:00‑17:00;
- Записаться можно через форму «Записаться на приём» или по телефону +7 (495) -23‑45‑72.
3.7 Руководство архива
Контактные данные руководства:
- Директор: Алексей Владимирович Соколов
Тел.: +7 (495) -23‑45‑73
e‑mail: director@gosarchive.ru - Заместитель директора по контролю качества: Марина Сергеевна Лебедева
Тел.: +7 (495) -23‑45‑74
e‑mail: quality@gosarchive.ru
3.8 Отзывы и рекомендации
Мы ценим мнение пользователей. Оставить отзыв можно в нескольких формах:
- На сайте в разделе «Отзывы» (только после завершения проверки).
- Через форму обратной связи в личном кабинете.
- По телефону горячей линии – оператор запишет ваш комментарий.
Примеры реальных отзывов (анонимные):
«Проверка документов прошла быстро, специалисты подробно объяснили, какие меры необходимо принять. Спасибо за профессионализм!» – пользователь из г. Тюмень.
«Электронный кабинет позволяет в любой момент увидеть статус заявки. Очень удобно!» – сотрудник регионального архива.
Практические рекомендации для заявителей
- Подготовьте перечень документов заранее – это ускорит процесс проверки.
- Убедитесь, что условия хранения соответствуют требованиям (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
- При подаче заявки укажите контактное лицо и удобный способ связи (телефон, e‑mail, мессенджер).
- Сохраняйте копии всех актов и рекомендаций – они могут потребоваться при последующих проверках.
- При получении рекомендаций по консервации, согласуйте сроки их выполнения с отделом хранения.
Проверка наличия и состояния документов государственного архива – важный механизм, обеспечивающий сохранность национального наследия. С учётом новых правил 2023 года процесс стал более прозрачным, а контроль – более строгим. Пользуясь официальными каналами связи, вы сможете быстро получить всю необходимую информацию, оформить заявку и следить за её исполнением.
Дата публикации: 22 июня 2026 г.