Дата актуализации:  г. 14:25:37

Содержание

1. Что такое регламент хранения электронных архивов
2. Нормативно‑правовая база
3. Основные принципы и цели
4. Этапы формирования и хранения электронного архива
5. Требования к техническим и организационным средствам
6. Обеспечение информационной безопасности
7. Сроки и порядок уничтожения
8. Ответственность и контроль
9. Контактная информация

Что такое регламент хранения электронных архивов

Регламент – это документ, в котором описываются правила, порядок и стандарты выполнения определённого процесса. В случае электронных архивов регламент определяет:

• какие документы подлежат архивированию;
• какие форматы и метаданные обязательны;
• технические средства и программные решения, используемые для хранения;
• права доступа и процедуры контроля;
• сроки хранения и условия уничтожения.

Подписывая регламент, каждый сотрудник обязуется соблюдать его положения, а в случае нарушений может быть привлечён к ответственности.

Нормативно‑правовая база

В России порядок создания, хранения и использования электронных архивов регулируется рядом нормативных актов:

1. Федеральный закон № 402-ФЗ «Об архивном деле» (2002 г.) – определяет общие принципы архивного хранения.
2. Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» – устанавливает требования к защите персональной информации.
3. Приказ Минцифры России от № 1234 «Об утверждении требований к электронным архивным системам».
4. ГОСТ Р 52744‑2007 «Электронный документ. Общие требования».
5. Технические регламенты, принятые в рамках отраслевых стандартов (например, в банковском, медицинском и нефтеперерабатывающем секторах).

Основные принципы и цели регламента

Регламент хранения электронных архивов строится на следующих принципах:

• Законность – соответствие действующему законодательству.
• Надёжность – гарантированное сохранение целостности и доступности данных.
• Прозрачность – чётко описанные процедуры, доступные всем заинтересованным сторонам.
• Эффективность – оптимальное использование ресурсов (хранилища, программного обеспечения, персонала).
• Безопасность – защита от несанкционированного доступа, потери и искажения.

Этапы формирования и хранения электронного архива

Процесс делится на несколько последовательных стадий:

1. Идентификация и классификация документов – определение, какие документы подлежат архивированию, их классификация по типу, важности и сроку хранения.
2. Подготовка к архивированию – проверка формата, корректность метаданных, удаление дубликатов.
3. Перенос в архивную систему – загрузка в специализированную систему (ЭАС, ECM) с указанием всех обязательных атрибутов.
4. Контроль целостности – генерация и хранение контрольных сумм (hash‑значений) для последующей верификации.
5. Обеспечение доступа – настройка прав доступа в соответствии с ролями (администратор, архивист, пользователь).
6. Мониторинг и аудит – регулярные проверки журналов доступа, целостности и соответствия политике.
7. Уничтожение – безопасное удаление документов после истечения срока хранения.

Требования к техническим и организационным средствам

Для надёжного хранения электронных архивов необходимо обеспечить:

• Аппаратные ресурсы – резервные массивы дисков (RAID‑6 или выше), системы резервного копирования, серверы с высокой доступностью.
• Программные решения – сертифицированные системы электронного архивирования (например, «Электронный архив», «DocuWare», «OpenText»), поддерживающие стандарты ISO 15489 и ГОСТ 52744‑2007.
• Метаданные – обязательный набор полей: название, дата создания, тип, владелец, классификатор, срок хранения, контрольная сумма.
• Резервное копирование – минимум три копии, хранящиеся в разных географических зонах (локальный, региональный, облачный).
• План восстановления (DRP) – документированный процесс восстановления данных в случае сбоя.

Обеспечение информационной безопасности

Безопасность – ключевой элемент регламента. Основные меры:

1. Шифрование – хранение данных в зашифрованном виде (AES‑256) и защита каналов передачи (TLS 1.3).
2. Контроль доступа – многоуровневая система ролей, двухфакторная аутентификация.
3. Аудит и журналирование – фиксируются все действия: чтение, изменение, удаление, копирование.
4. Антивирусная и анти‑мальваре защита – сканирование всех загружаемых файлов.
5. Регулярные проверки уязвимостей – сканирование инфраструктуры, тесты на проникновение.

Сроки и порядок уничтожения

Сроки хранения определяются в зависимости от типа документа:

Уничтожение происходит в несколько этапов:

• Подготовка списка документов к удалению.
• Получение согласования от уполномоченного лица (руководителя отдела архивов).
• Физическое или логическое уничтожение с подтверждением (сертификат уничтожения).
• Внесение записи в журнал уничтожения.

Ответственность и контроль

За соблюдение регламента отвечают:

• Руководитель отдела информационных технологий – общая техническая ответственность.
• Главный архивист – контроль за процессом архивирования и соответствием нормативам.
• Ответственный за информационную безопасность – обеспечение защиты данных.
• Сотрудники, создающие документы – правильная классификация и передача в архив.

Нарушения могут привести к дисциплинарным мерам, штрафам в соответствии с ТК РФ и административной ответственности согласно ФЗ «Об архивном деле».

Контактная информация

Официальный сайт

https://www.example-archive.gov.ru

Горячая линия

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов подразделений

• Отдел архивного дела – +7 (495) -23‑45‑68
• Техническая поддержка – +7 (495) -23‑45‑69
• Отдел информационной безопасности – +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

info@example-archive.gov.ru

Личный кабинет

Для доступа к личному кабинету используйте ссылку https://cabinet.example-archive.gov.ru. Регистрация доступна только для сотрудников организации и уполномоченных контрагентов.

Личный приём (приёмные часы)

График приёма: Пн‑Пт, 09:00‑17:00 (без обеда). Приём по предварительной записи.

Контактные лица

• Руководитель отдела архивного дела – Иванов И.И., ivanov@example-archive.gov.ru, тел. +7 (495) -23‑45‑71
• Главный архивист – Петров П.П., petrov@example-archive.gov.ru, тел. +7 (495) -23‑45‑72
• Ответственный за ИБ – Сидорова С.С., sidorova@example-archive.gov.ru, тел. +7 (495) -23‑45‑73

Отделы

1. Отдел архивного дела
2. Отдел информационных технологий
3. Отдел информационной безопасности
4. Отдел правового обеспечения
5. Отдел работы с пользователями

Руководство

Директор агентства: Смирнова Е.В., director@example-archive.gov.ru

Отзывы

Мы ценим обратную связь. Оставить отзыв можно через форму на официальном сайте или отправив письмо на feedback@example-archive.gov.ru. Отзывы рассматриваются в течение 5 рабочих дней.

Регламент хранения электронных архивов – фундаментальный документ, который обеспечивает законность, надёжность и безопасность цифровой документации организации. Его правильное составление и соблюдение позволяют минимизировать риски потери данных, обеспечить быстрый доступ к необходимой информации и выполнить требования законодательства;

Для получения более подробной информации, консультаций или подачи запросов используйте указанные выше контакты.