Дата актуализации:

Общие положения

Регламент работы электронного архива (далее – ЭА) определяет порядок приёма, учёта, хранения,
использования и передачи электронных документов (ЭД) в рамках организации, а также требования к
их юридической значимости и защите. Данный документ разработан в соответствии с нормативными
актами Федерального архивного агентства, Федерального закона № 125‑ФЗ от  г. и
приказами Росархива (приказ № 526, приказ от  г. № 32, решение коллегии от  г.).

Цели и задачи ЭА

1. Обеспечение сохранности и достоверности электронных архивных документов.
2. Автоматизация учёта сроков хранения, контроля доступа и формирования актов об уничтожении.
3. Снижение затрат на бумажный документооборот и ускорение поиска информации.
4. Соблюдение требований к передаче документов в государственный архив по защищённым каналам связи.

Термины и определения

Основные термины, используемые в регламенте, заимствованы из Регламента об ЭДО и
Методических рекомендаций по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов
(Федеральное архивное агентство, 2012).

• ЭД (Электронный документ) – документ, созданный, подписанный и/или переданный в электронном виде.
• СХЭД (Система хранения электронных документов) – программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий
  автоматизированный учёт, хранение и поиск ЭД.
• Архивный фонд – совокупность электронных документов, переданных в государственный архив
  в соответствии с установленными правилами.

Правовая база

Регламент опирается на следующие нормативные документы:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» .
• Приказ ФАЭ «О передаче электронных дел в государственный архив» № 526 (утверждён глава VI Правил).
• Приказ Росархива от № 32 «О перечнях документов, создаваемых в форме электронных документов».
• Решение коллегии Росархива от «Об основных правилах работы архивов организаций».
• Методические рекомендации ФАЭ от № 55 «Об организации работы и технологическом оснащении
  хранилищ электронных документов».

Структура электронного архива

ЭА делится на несколько логических подсистем:

1. Приём и регистрация ЭД – автоматический импорт из СЭД, проверка подписи, метаданных.
2. Учет и классификация – присвоение уникального идентификатора, привязка к классификатору.
3. Хранение – размещение файлов в репозитории (PDF/A, XML, метаданные, подписи).
4. Контроль сроков хранения – автоматическое уведомление ответственных лиц о предстоящих
   событиях (продление, уничтожение, передача).
5. Доступ и использование – роли и права доступа, журнал операций, поиск по метаданным.
6. Передача в государственный архив – формирование пакетов, шифрование, передача
   по защищённым каналам.

Процедуры работы с документами

Приём и регистрация

• ЭД поступает в СХЭД из внутренних систем (СЭД, CRM, ERP) либо из внешних источников.
• Система проверяет наличие электронной подписи и соответствие формату PDF/A‑1 (п. 141 Правил Росархива).
• После успешной проверки документ получает уникальный архивный идентификатор (УАИ) и
  записывается в реестр.

Классификация и метаданные

Для каждого ЭД заполняются обязательные метаданные:

• Код архивного дела, классификатор (по ОКД 2, ОКУД).
• Сроки хранения (основной, юридический, архивный).
• Статус (активный, на проверке, передан в архив).

Хранение и защита

Документы сохраняются в репозитории с применением:

• Технологий резервного копирования (минимум 3 копии, 2 из которых находятся в разных гео‑зонах).
• Контроля целостности (хеш‑суммы SHA‑256).
• Шифрования данных в покое (AES‑256) и в транзите (TLS 1.3).
• Регулярных проверок на соответствие формату PDF/A‑1 и наличию валидных подписей.

Контроль сроков и автоматические уведомления

Система автоматически формирует задачи:

1. За 30 дней до окончания срока хранения – уведомление ответственного сотрудника.
2. При необходимости продления – формирование запроса в руководящий орган.
3. По окончании срока – подготовка акта об уничтожении или передаче в архивный фонд.

Передача в государственный архив

Процедура передачи включает:

• Сбор всех файлов, относящихся к конкретному архивному делу (основная часть, приложения, подписи, метаданные).
• Формирование пакета в соответствии с Требованиями к передаче электронных дел (приказ № 526).
• Шифрование пакета и передача через защищённый канал (VPN, SSL‑VPN, или специализированный канал ФАЭ).
• Получение подтверждения о приёме от государственного архива и запись в журнале операций.

Ответственность и контроль

Отчётность и аудит

Ежеквартально формируются отчёты:

• Объём хранимых ЭД (количество, объём в ГБ).
• Список документов, срок хранения которых истёк, и их статус (уничтожены/переданы).
• Аудит доступа (кто и когда просматривал/изменял документы).
• Отчёт о выполнении требований к передаче в государственный архив.

Технические требования к СХЭД

Согласно Типовым функциональным требованиям к системам электронного документооборота (ФАЭ) СХЭД должна:

1. Поддерживать импорт/экспорт в форматах PDF/A‑1, XML, TXT.
2. Обеспечивать электронную подпись и проверку её валидности.
3. Иметь модуль автоматического расчёта сроков хранения.
4. Предоставлять API для интеграции с другими корпоративными системами.
5. Вести полный журнал операций с возможностью экспорта в CSV/Excel;

Контакты для обращений

Для получения разъяснений, подачи заявок или обращения в службу поддержки используйте нижеуказанные контакты:

• Официальный сайт: https://www.example-archive.ru
• Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
• Телефоны отдела ИТ‑поддержки: +7 (495) -23‑45‑67, +7 (495) -23‑45‑68
• Электронный адрес: archive-support@example-archive.ru
• Личный кабинет пользователя: https://portal.example-archive.ru
• Личный приём (по записи): офис 3‑го этажа, ул. Архивная, д. 10, г. Москва
• График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00)
• Отделы:
  • Отдел ИТ‑инфраструктуры
  • Отдел архивного делопроизводства
  • Отдел контроля доступа и безопасности
  • Отдел нормативно‑правового обеспечения
• Руководство:
  • Иванов И.И., Директор по информационным системам
  • Петров П.П. — Главный архивариус
• Отзывы и предложения: feedback@example-archive.ru
  (можно оставить отзыв в личном кабинете)

Заключительные положения

Настоящий регламент подлежит ежегодному пересмотру и утверждению руководством организации.
Все изменения фиксируются в протоколе заседания комиссии по электронному документообороту
и публикуются на официальном сайте в разделе «Документы» в течение 5 рабочих дней.

Ответственный за соблюдение регламента: Петров П.П., главный архивариус (тел.: +7 (495) -23‑45‑69,
e‑mail: petrov@example-archive.ru).

© 2026 ООО «Электронный архив». Все права защищены.