Цель документа: предоставить сотрудникам аппарата губернатора Тюменской области (далее – Аппарат) полное руководство по организации и ведению делопроизводства‚ а также собрать всю необходимую справочную информацию для граждан и организаций‚ желающих обратиться в Аппарат.

Общие положения

1. Законодательная база – делопроизводство в Аппарате регулируется:
   • Федеральным законом № 8-ФЗ «Об электронном документообороте»;
   • Федеральным законом № 6-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и защите информации»;
   • Региональными нормативными актами Тюменской области (приказ № «О порядке делопроизводства в органах исполнительной власти Тюменской области» от г.).
2. Принципиальные задачи делопроизводства:
   • Обеспечение законности и прозрачности работы Аппарата;
   • Своевременное рассмотрение и исполнение входящих обращений;
   • Контроль за исполнением поручений и распоряжений губернатора;
   • Сохранность и систематизация официальных документов.

Структура делопроизводства

Делопроизводство Аппарата делится на три основные блока:

• Регистрация и учет входящих документов (письма‚ обращения граждан‚ электронные запросы).
• Распределение и контроль исполнения (поручения‚ распоряжения‚ контрольные листы).
• Архивирование и хранение (электронный архив‚ бумажный архив);

Регистрация входящих документов

1. Получение документа (почтовой‚ курьерской‚ электронной).
2. Ввод данных в Электронную Систему Делопроизводства (ЭСД):
   • Дата получения;
   • Номер входящего (автоматически генерируется системой);
   • Краткое содержание;
   • Код классификатора (по теме обращения).
3. Присвоение приоритетного статуса (обычный‚ срочный‚ конфиденциальный).
4. Автоматическое формирование регистрационного листа и отправка уведомления ответственному сотруднику.

Распределение и контроль исполнения

1. Ответственный сотрудник (руководитель отдела) получает задачу в личном кабинете ЭСД.
2. Определяется срок исполнения (обычно 5 рабочих дней‚ в случае срочных – 1‑2 дня).
3. Создаётся поручение с указанием:
   • Текста обращения;
   • Требуемых действий;
   • Контактных данных заявителя.
4. Контроль исполнения осуществляется через журнал контроля в ЭСД. При просрочке система генерирует напоминание.
5. После выполнения поручения формируется ответный документ (письмо‑ответ‚ справка‚ протокол).

Архивирование и хранение

• Все документы (входящие‚ исходящие‚ внутренние) сохраняются в Электронном архиве минимум 5 лет.
• Бумажные оригиналы‚ требуемые законодательством‚ хранятся в физическом архиве Аппарата (зона «Архив‑1»).
• Для доступа к архиву используется система «Электронный документооборот Тюменской области» (ЭДО‑Тюмень) с двухфакторной аутентификацией.

Порядок работы с электронными обращениями

Граждане и организации могут подавать обращения через Личный кабинет на официальном сайте или по электронной почте. Процедура:

1. Авторизация в личном кабинете (используя ЕГРН‑идентификатор или СНИЛС).
2. Заполнение формы обращения (тема‚ описание‚ прикрепление файлов).
3. Система автоматически присваивает номер и отправляет подтверждение на e‑mail заявителя.
4. Дальнейшее рассмотрение происходит по схеме‚ описанной в разделе 2.

Схема документооборота (упрощённый блок‑схема)

Для наглядности представлена упрощённая схема:

[Входящее обращение] → [Регистрация в ЭСД] → [Назначение ответственного] → 
[Подготовка ответа] → [Согласование (при необходимости)] → 
[Отправка ответа] → [Архивирование]

Контактная информация для обращений

Пошаговая инструкция для сотрудников

Приём и регистрация входящего письма

1. Откройте ЭСД и выберите пункт «Регистрация входящего».
2. Внесите реквизиты: дата‚ номер (если есть)‚ отправитель‚ тема.
3. Прикрепите скан‑копию (или оригинальный файл) к карточке документа.
4. Установите приоритет и выберите ответственный отдел.
5. Нажмите «Сохранить» – система сгенерирует номер и отправит уведомление.

Формирование и согласование ответа

1. Перейдите в раздел «Мои задачи» и откройте назначенное поручение.
2. Подготовьте проект ответа в текстовом редакторе ЭСД.
3. Для юридически значимых документов отправьте проект на согласование в Отдел правовой поддержки.
4. После получения согласования подпишите электронно (ЭЦП) и загрузите окончательный вариант.

Отправка ответа заявителю

1. Выберите способ отправки: электронная почта‚ почтовая служба‚ личный кабинет заявителя.
2. При отправке по почте укажите номер входящего в сопроводительном письме.
3. В системе отметьте статус «Отправлен»‚ прикрепив копию отправленного письма.

Закрытие и архивирование

1. После подтверждения получения ответа заявителем измените статус задачи на «Завершено».
2. Документ автоматически перемещается в архивный раздел.
3. При необходимости подготовьте отчёт о выполнении за месяц и отправьте в отдел контроля качества.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Как подать обращение онлайн? – Зарегистрируйтесь в личном кабинете ЭДО‑Тюмень‚ заполните форму и прикрепите необходимые документы.
• Сколько времени занимает рассмотрение обращения? – Стандартный срок – 5 рабочих дней; срочные обращения рассматриваются в течение 1‑2 дней.
• Можно ли получить копию ответа в бумажном виде? – Да‚ при запросе в течение 10 дней после получения электронного ответа.
• Куда обращаться по вопросам работы ЭСД? – В Отдел информационных технологий по телефону 345‑12‑37.

Заключительные положения

Настоящая инструкция вступает в силу с и обязательна к исполнению всеми сотрудниками Аппарата губернатора Тюменской области. При изменении нормативных актов или технологических решений инструкция подлежит актуализации.

Важно: все обращения‚ поступившие в обход официальных каналов (социальные сети‚ мессенджеры без подтверждения личности)‚ рассматриваются только после их официальной регистрации.

Для получения дополнительной информации‚ а также для подачи предложений по совершенствованию делопроизводства‚ используйте контакты‚ указанные в разделе Контактная информация.