Электронный архив (ЭА) – это комплекс программных и аппаратных средств, позволяющих
цифровизировать, хранить, классифицировать и быстро находить любые деловые и
административные документы организации․ Современные системы ЭА обеспечивают
полный контроль над жизненным циклом документа: от создания и регистрации до
архивирования и уничтожения․

Что такое система построения электронного архива?

Система построения электронного архива (СПЭА) – это методология и набор
инструментов, которые позволяют любой организации (государственной,
коммерческой или некоммерческой) создать собственный электронный архив с
учётом отраслевых требований, нормативных актов и специфики бизнес‑процессов․

Основные функции СПЭА

• Сканирование и оцифровка бумажных документов;
• Метаданные и классификация (по типу, дате, подразделению, уровню доступа);
• Контроль версий и журналирование действий;
• Управление правами доступа (ролевой доступ, шифрование);
• Автоматический поиск и индексация (полнотекстовый поиск, фильтры);
• Интеграция с корпоративными системами (ERP, CRM, BPM);
• Бэкапы и восстановление данных;
• Отчётность и аналитика использования архива․

Преимущества внедрения СПЭА

1. Сокращение расходов на хранение бумажных документов и их транспортировку․
2. Ускорение бизнес‑процессов за счёт мгновенного доступа к нужной информации․
3. Повышение безопасности – контроль доступа, журналирование и резервные копии․
4. Соответствие нормативным требованиям (ФЗ‑63, ГОСТ Р 7․0․97‑2016 и др․)․
5. Улучшение экологической ситуации – уменьшение количества бумажных носителей․

Этапы построения электронного архива

1. Анализ текущих процессов – изучение документооборота, определение объёмов и типов документов․
2. Разработка архитектуры – выбор модели хранения (централизованное/распределённое), определение требований к оборудованию;
3. Подбор программного обеспечения – сравнение решений (STOR‑M, Alfresco, SharePoint, 1С:Документооборот)․
4. Подготовка инфраструктуры – серверы, сетевое оборудование, сканеры (USB, Wi‑Fi, сетевые)․
5. Создание классификаторов и метаданных – разработка справочников, шаблонов и правил․
6. Миграция данных – оцифровка бумажных документов, импорт электронных файлов․
7. Тестирование и отладка – проверка доступа, скорости поиска, восстановления․
8. Обучение персонала – проведение семинаров, создание инструкций․
9. Эксплуатация и поддержка – мониторинг, обновления, техническая поддержка․

Ключевые компоненты системы

• Сканеры – настольные, сетевые, многофункциональные (поддержка форматов PDF/A, OCR)․
• Сервер хранения – RAID‑массивы, облачные хранилища, решения на базе NAS․
• Программное обеспечение – модуль сканирования, репозиторий, поисковый движок․
• Система управления доступом – LDAP/Active Directory, двухфакторная аутентификация․
• Интеграционные шлюзы – API для взаимодействия с ERP, CRM, системами электронного документооборота․
• Бэкап‑платформа – автоматическое резервное копирование, репликация в удалённый центр․

Практические рекомендации по внедрению

Для успешного внедрения СПЭА рекомендуется следовать нескольким простым правилам:

• Начинайте с пилотного проекта – выберите один отдел (например, бухгалтерию) и протестируйте процесс․
• Определите чёткие роли – кто отвечает за сканирование, кто за классификацию, кто за контроль доступа․
• Обеспечьте стандартизацию – используйте единые шаблоны именования файлов и метаданных․
• Регулярно проверяйте качество OCR – плохое распознавание ухудшает поиск․
• Планируйте масштабирование – учитывайте рост объёмов документов (10‑15 % в год)․
• Внедряйте систему обратной связи – собирайте отзывы пользователей и улучшайте процесс․

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по построению электронного архива, вы можете связаться с нами любым удобным способом․

Официальный сайт

https://www․ea-archiv;ru

Горячая линия

Тел․: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Техническая поддержка – +7 (495) -23‑45‑68 (09:00‑18:00, Пн‑Пт)
• Отдел продаж – +7 (495) -23‑45‑69 (09:00‑17:00, Пн‑Пт)
• Личный приём (офис) – +7 (495) -23‑45‑70 (по предварительной записи)

Электронный адрес

info@ea-archiv․ru

Личный кабинет

Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет, где можно:

• Отслеживать статус загрузки документов;
• Получать техническую поддержку в чате;
• Скачивать отчёты и аналитические материалы․

Личный приём

Адрес: г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 7, офис 12

Приёмные часы: 10:00‑13:00 и 14:30‑17:30 (по предварительной записи)․

График приёма

Отделы

• Отдел разработки и внедрения
• Отдел технической поддержки
• Отдел продаж и консалтинга
• Отдел обучения и документации
• Отдел контроля качества

Руководство

Генеральный директор: Иванов Сергей Петрович

Технический директор: Кузнецова Елена Владимировна

Директор по развитию: Смирнов Алексей Николаевич

Отзывы клиентов

Ниже – несколько реальных отзывов от наших партнёров:

«Внедрение СПЭА от EA‑Archiv позволило нам сократить время поиска документов с 30 минут до 10 секунд․ Техническая поддержка работает быстро и профессионально․» – ООО «ТехноСервис»

«Система полностью соответствует требованиям ФЗ‑63, а удобный личный кабинет облегчает работу с документами для наших юристов․» – ГК «Право и Закон»

«Отличный сервис и гибкая модель лицензирования․ Мы смогли масштабировать хранилище без простоев․» – ЗАО «ЭнергоПлюс»

Если вы хотите узнать больше о том, как построить эффективный электронный архив в вашей организации,
пожалуйста, свяжитесь с нами через любой из указанных каналов․ Мы поможем подобрать оптимальное решение,
учтём особенности вашего бизнеса и обеспечим полную поддержку на всех этапах внедрения․