Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Система учета в государственных архивах Российской Федерации — это сложная‚ многоуровневая структура‚ обеспечивающая формирование‚ сохранность и использование архивного фонда страны. Она регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ а также подзаконными актами Федерального архивного агентства (Росархива). В основе современной системы лежит переход к электронному документообороту и внедрение государственных информационных систем (ГИС).

Описание системы учета

Основные компоненты системы

Федеральный уровень: ГИС «Архивы» (Единая государственная автоматизированная информационная система учета архивных фондов)‚ подсистемы Росархива.
Региональный уровень: Региональные информационные системы (РИС)‚ интегрированные с ГИС «Архивы»‚ ведение учета в архивах субъектов РФ.
Муниципальный/Ведомственный уровень: Локальные автоматизированные рабочие места (АРМ) архивистов‚ программы описания дел (например‚ «Архивист»‚ «ЭлАР» и др.).

Ключевые этапы учета

Приемка и регистрация: Внесение сведений о поступивших документах в журнал регистрации (электронный/бумажный)‚ присвоение шифра дела.
Научно-обработка: Расклассификация‚ систематизация‚ составление описей (номенклатур‚ путеводителей) — основной инструмент учета.
Формирование фондов: Присвоение фондовым номерам‚ учет единиц хранения (ЕХ).
Хранение и переучет: Адресный учет местонахождения ЕХ в депо‚ периодический переучет фондов.
Использование: Учет выдачи дел в читальный зал‚ копирования‚ предоставления копий‚ формирование статистики посещений.
Выбытие: Учет списания документов по истечении сроков хранения (по актам экспертизы ценности).

Нормативная база учета

Деятельность архивов строится на:

Приказы Росархива (например‚ Приказ от № 76 «Об утверждении Инструкции по составу и правилам ведения учетной документации в государственных архивах»).
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Описание архивных документов. Общие требования».
Типовые номенклатуры дел и сроки хранения.

Контакты для обращений (Федеральный уровень, Росархив)

Ниже приведены контакты Федерального архивного агентства (Росархив)‚ который осуществляет контроль и надзор в сфере архивного дела. Контакты конкретных государственных архивов (ГАРФ‚ РГАДА‚ региональные архивы) необходимо уточнять на их официальных сайтах или через справочник ГИС «Архивы».

Официальный сайт

Сайт Росархива: https://rosarchiv.gov.ru/

ГИС «Архивы» (Поиск архивов и фондов): https://gis.arhiv.gov.ru/

Горячая линия Росархива

Для вопросов по архивному законодательству‚ доступу к документам‚ деятельности архивов:

Телефон: +7 (495) -07-47-47 (справочно-информационная служба)
Режим работы: Понедельник–Пятница: 09:00–18:00 (Мск)‚ перерыв 13:00–14:00.

Номера телефонов Приемной Росархива

Приемная руководителя: +7 (495) -07-47-47 (доб. соответствующее)
Департамент государственной политики и нормативно-правового регулирования: +7 (495) -07-47-47
Департамент архивного дела и архивных фондов: +7 (495) -07-47-47

Электронный адрес (E-mail)

Общий адрес Росархива: info@rosarchiv.gov.ru
Для обращений граждан (электронная приемная): Через форму на сайте rosarchiv.gov.ru/feedback/

Личный кабинет (Электронные сервисы)

Для взаимодействия с архивами в электронном виде используются следующие порталы:

Госуслуги (ЕПГУ/РПГУ): Подача заявлений на предоставление архивных справок‚ копий документов‚ направление запросов в архивы (gosuslugi.ru).
ГИС «Архивы» — Личный кабинет пользователя: Доступен после регистрации/авторизации через ЕСИА. Позволяет формировать запросы к фондам‚ отслеживать статус выполнения‚ заказывать копии.
Сайты конкретных архивов: Многие крупные архивы (ГАРФ‚ РГАЭ‚ ГАСПИ и др.) имеют собственные личные кабинеты для заказа дел в читальный зал.

Личный прием граждан в Росархиве

Личный прием граждан руководителями и заместителями руководителей Росархива осуществляется по предварительной записи.

График приема (Типовый)

День недели	Время приема	Примечание
Вторник	14:00 – 17:00	Прием руководителем/заместителями
Четверг	10:00 – 13:00	Прием руководителем/заместителями

Важно: График может меняться. Запись на прием осуществляется по телефону приемной: +7 (495) -07-47-47 или через форму на сайте в разделе «Личный прием».

Адрес приема: 101990‚ г. Москва‚ ул. Большая Дмитровка‚ д. 15 (Здание Росархива).

Структура Росархива (Основные отделы/Департаменты)

Агентство состоит из центрального аппарата и территориальных органов. Ключевые департаменты‚ связанные с учетом:

Департамент архивного дела и архивных фондов — методология учета‚ формирование фондов‚ ГИС «Архивы».
Департамент государственной политики и нормативно-правового регулирования — разработка приказов по учету‚ номенклатурам.
Департамент информатизации и цифрового развития, сопровождение ГИС «Архивы»‚ электронные сервисы.
Департамент контроля и надзора — проверки состояния учета в архивах.
Управление кадровой политики и делопроизводства — внутренний документационный учет агентства.

Руководство Федерального архивного агентства

Данные актуальны на момент публикации (2026 г.). Пожалуйста‚ проверяйте актуальность на сайте.

Руководитель Росархива: Кольчугин Андрей Юрьевич (с 2021 г.).
Первый заместитель руководителя: Харитонов Сергей Владимирович.
Заместители руководителя: Кузнецов Алексей Викторович‚ Новиков Андрей Валерьевич‚ и др. (полный список в разделе «Руководство» на сайте Росархива).

Отзывы и репутация системы

Оценка работы системы учета в государственных архивах пользователями (учеными‚ геноалогами‚ юристами‚ гражданами) имеет как положительные‚ так и критические аспекты:

Положительные аспекты

Цифровизация: Внедрение ГИС «Архивы» и портала «Поиск по архивным фондам» значительно упростило удаленный поиск дел.
Госуслуги: Возможность заказать архивную справку онлайн без визита в архив (для типовых запросов: подтверждение стажа‚ зарплаты‚ репрессий).
Открытость фондов: Массовая десекретизация и оцифровка фондов ВОВ‚ репрессированных‚ метрических книг.
Унификация: Переход на единые стандарты описания (ЕГРАФ) улучшает качество метаданных.

Проблемные зоны (частые жалобы)

Сроки исполнения: Длительное ожидание сложных справок (до 30 дней и более) из-за загруженности архивистов и необходимости ручного поиска неоцифрованных дел.
Технические сбои ГИС: Периодическая недоступность портала «Архивы»‚ ошибки в поиске‚ сложности с авторизацией через ЕСИА.
Неполнота баз: Многие региональные и муниципальные архивы еще не загрузили полные описи в федеральную систему.
Бюрократия: Сложные процедуры допуска к секретным/персональным фондам‚ требование нотариальных доверенностей.
Кадровый голод: Нехватка квалифицированных архивистов в регионах снижает качество учета и скорость обработки запросов.

Где оставить отзыв или жалобу

На портале Госуслуги (раздел «Оценка качества услуги» после получения результата).
Через электронную приемную Росархива (сайт rosarchiv.gov.ru).
На сайте конкретного архива (обычно есть раздел «Обратная связь» или «Книга отзывов»).
Через систему «Народный контроль» (на портале Роструда/Госуслуг).

Резюме

Система учета в государственных архивах проходит этап активной цифровой трансформации. Ключевым вектором развития является создание Единого государственного архивного фонда в цифровой среде. Для граждан и организаций основным инструментом взаимодействия стал портал Госуслуги и ГИС «Архивы». При обращении в конкретный архив рекомендуется заранее изучить его сайт‚ проверить наличие нужных фондов в открытых описях и‚ при возможности‚ оформить запрос дистанционно.

Статья подготовлена на основе открытых данных Росархива и Федерального закона № 125-ФЗ. Контактная информация может меняться‚ актуальные данные всегда доступны на официальном сайте rosarchiv.gov.ru.