Назначение документа – обеспечить систематизацию и прозрачность процесса передачи, хранения и использования архивных материалов, получаемых от различных организаций, которые являются источниками комплектования муниципального архива. Такой список является обязательным элементом архивного дела в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и региональными нормативными актами.
Содержание документа
- Общие сведения
- Наименование муниципального архива;
- Дата утверждения списка;
- Нормативно‑правовая база (законы, постановления, приказы).
- Классификация организаций‑источников
- Государственные органы (муниципальные, региональные, федеральные);
- Организации общественного сектора (неправительственные организации, фонды, ассоциации);
- Частные предприятия (коммерческие компании, индивидуальные предприниматели);
- Образовательные и научные учреждения.
- Параметры каждой организации
- Полное официальное название;
- ИНН/КПП;
- Юридический и фактический адрес;
- Контактные данные (телефон, e‑mail, сайт);
- Ответственное лицо за передачу архивных материалов;
- Типы передаваемых документов (делопроизводственная, финансовая, кадровая, проектная и т.д.).
- Порядок комплектования
- Сроки и графики передачи материалов;
- Форматы документов (бумажные, электронные, микрофильные);
- Требования к описанию и метаданным;
- Процедуры приемки, регистрации и контроля качества.
- Ответственность сторон
- Обязанности организации‑источника;
- Обязанности муниципального архива;
- Механизмы решения конфликтных ситуаций.
Правовая основа
Документ формируется на основании следующих нормативных актов:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Минкультуры России от № 1234 «Об утверждении формы списка организаций‑источников комплектования»;
- Региональный закон «Об архивном деле в субъекте РФ», в котором указаны особенности комплектования муниципальных архивов;
- Внутренние регламенты муниципального архива (приказ № 01‑2025 «Об организации работы с источниками комплектования»).
Этапы разработки и актуализации списка
| Этап | Описание | Ответственный | Сроки |
|---|---|---|---|
| Сбор исходных данных | Определение всех потенциальных организаций‑источников, их реквизитов и типов передаваемых материалов. | Отдел документального обеспечения | 1–2 месяца |
| Верификация информации | Проверка достоверности реквизитов, согласование ответственных лиц. | Юридический отдел | 2 недели |
| Формирование проекта списка | Заполнение шаблона, подготовка сопроводительных документов. | Главный архивариус | 1 неделя |
| Согласование с руководством | Экспертиза, внесение правок, подпись приказом руководителя. | Руководитель архива | 1–2 недели |
| Публикация и информирование | Размещение списка на официальном сайте, рассылка уведомлений организациям‑источникам. | Отдел информационных технологий | 1 неделя |
| Регулярное обновление | Ежегодный пересмотр, внесение изменений (добавление/удаление организаций). | Отдел документального обеспечения | Раз в год |
Пример структуры записи в списке
№ п/п: 001 Наименование организации: Муниципальное унитарное предприятие «Городской водоканал» ИНН/КПП: 7701234567 / 770101001 Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10 Фактический адрес: тот же Ответственное лицо: Иванов Сергей Петрович, начальник отдела документооборота Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 E‑mail: s.ivanov@water-mun.ru Сайт: https://water-mun.ru Типы передаваемых материалов: бухгалтерская отчетность, договоры, акты выполненных работ Периодичность передачи: ежеквартально, до 15‑го числа месяца, следующего за отчетным кварталом Формат: электронный (PDF, XML) + оригиналы подписанных документов Примечание: материалы передаются в личный кабинет архива.
Практические рекомендации по работе со списком
- Используйте электронный личный кабинет – большинство муниципальных архивов предлагает загрузку и хранение документов в онлайн‑режиме, что упрощает контроль за сроками и качеством передачи.
- Соблюдайте единый формат описания – применяйте ГОСТ 7.0‑5 «Библиографическая запись», а также ГОСТ Р 7.0‑97 «Электронные документы», чтобы обеспечить совместимость с другими архивными системами.
- Проводите регулярные аудиты – проверка соответствия фактических поступлений заявленным в списке типам и объёмам материалов.
- Обеспечьте резервное копирование – электронные архивные материалы должны дублироваться в независимых хранилищах.
- Ведите журнал изменений списка – фиксируйте дату, автора правки и суть изменения (добавление/исключение организации).
Контактная информация для обращений
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://archive-municipal.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -55‑33‑11 (круглосуточно) |
| Номера телефонов |
|
| Электронный адрес | info@archive-municipal.ru |
| Личный кабинет (для организаций‑источников) | https://archive-municipal.ru/login |
| Личный приём (приёмные часы) | Пн‑Пт, 09:00‑12:00 и 14:00‑17:00 |
| График приёма |
|
| Отделы |
|
| Руководство | Главный архивариус: Петрова Елена Владимировна Заместитель руководителя по работе с источниками: Смирнов Алексей Михайлович |
| Отзывы | Для оставления отзыва используйте форму «Обратная связь» на сайте. Ниже – несколько примеров реальных отзывов:
|
«Список организаций‑источников комплектования муниципального архива» – ключевой документ, который обеспечивает законность, прозрачность и эффективность процесса пополнения архивных фондов. Его правильное формирование, регулярное обновление и чёткое взаимодействие с организациями‑источниками позволяют сохранять историческую и правовую память муниципального сообщества для будущих поколений.
При возникновении вопросов, уточнений или необходимости внесения изменений в список, просим обращаться по указанным выше контактных данных.