Дата составления:

Электронный архив документов (ЭАД) – это централизованная система хранения, управления и обеспечения
доступа к электронным документам и их метаданным в течение установленного срока хранения.
ТЗ описывает требования к созданию, внедрению и эксплуатации такой системы в государственных
органах и коммерческих организациях, учитывая нормативные акты Федерального архивного агентства
и современные практики цифровой трансформации.

Цели и задачи проекта

1. Обеспечить долгосрочное хранение электронных документов с сохранением их юридической силы.
2. Гарантировать целостность, конфиденциальность и доступность данных.
3. Автоматизировать процессы конвертирования, миграции и архивирования документов.
4. Интегрировать ЭАД с существующими системами электронного документооборота (СЭД) и ИТ‑инфраструктурой.
5. Сократить затраты на физическое хранение бумажных архивов.

Общие требования

• Соответствие нормативным документам: Федеральное архивное агентство (ФАА), ГОСТ Р 7.0.97‑2016, Положения о СХЭД.
• Масштабируемость: возможность увеличения объёма хранилища без потери производительности.
• Надёжность: уровень доступности не менее 99,9 % (SLA).
• Поддержка форматов: любые типы файлов (PDF, DOCX, DWG, TIFF, XML и др.) без изменения их оригинального формата.
• Метаданные: обязательное хранение полного набора метаданных (дата создания, автор, классификатор, срок хранения и т.п.).

Функциональные требования

Управление документами

• Регистрация и импорт документов (ручной ввод, автоматический импорт из СЭД, сканирование).
• Конвертирование и миграция в новые форматы при необходимости (требование 4.14 ФАА).
• Контроль версий и хранение оригиналов.
• Поиск по метаданным и полному тексту (функция «умный поиск»).
• Управление правами доступа (роли, группы, уровни конфиденциальности).

Административные функции

• Формирование актов о состоянии электронных дел (по методическим рекомендациям ФАА).
• Внесение изменений в автоматизированный учетный фонд (АУФ) после проверок.
• Отчётность: генерация отчётов о сроках хранения, доступности и использовании.
• Автоматическое резервное копирование и восстановление.

Интеграция

• Интеграция с корпоративными СЭД (Docsvision, 1С:Документооборот, Microsoft SharePoint).
• Поддержка API REST/SOAP для обмена данными с другими ИТ‑системами.
• Возможность подключения к системам электронного подписания и криптографии.

Технические требования

Раздел	Требования
Аппаратное обеспечение	Серверы уровня Enterprise (CPU ≥ 8 ядер, RAM ≥ 64 ГБ, SSD‑накопители ≥ 10 ТБ, резервные массивы RAID 5/6).
Система хранения	Центр хранения электронных документов (ЦХЭД) с поддержкой масштабируемых блочных хранилищ (NAS/SAN).
Операционная система	Linux (RHEL 8/9, Ubuntu 22.04 LTS) или Windows Server 2022 – в зависимости от выбранной платформы.
База данных	PostgreSQL 13+ или MS SQL 2019+ с поддержкой репликации и шифрования.
Сетевое оборудование	Защищённые каналы (TLS 1.3), VPN‑доступ для удалённых пользователей, QoS‑политики.
Безопасность	Шифрование данных «на диске» (AES‑256), контроль доступа (RBAC), журналирование (SIEM).
Резервное копирование	Полное и инкрементальное копирование, хранение копий в географически разнесённых дата‑центрах.

Требования к безопасности и соответствию

• Соответствие ФЗ 152 «О персональных данных» и ФЗ 63 «Об архивном деле».
• Регулярные аудиты безопасности (не реже 1 раза в год).
• Внедрение средств обнаружения вторжений (IDS/IPS) и антивирусной защиты.
• Контроль целостности файлов (хеш‑суммы SHA‑256).

Этапы разработки и внедрения

1. Анализ требований – сбор бизнес‑процессов, формирование ТЗ.
2. Проектирование архитектуры – выбор платформы, схемы хранения, модели доступа.
3. Разработка и настройка – установка ПО, настройка баз данных, интеграция с СЭД.
4. Тестирование – функциональное, нагрузочное, безопасность.
5. Пилотный запуск – ограниченный набор подразделений, сбор обратной связи.
6. Полномасштабное внедрение – миграция исторических данных, обучение персонала.
7. Эксплуатация и поддержка – SLA, обслуживание, обновления.

Организационно‑правовые аспекты

Для успешного внедрения ЭАД необходимо оформить:

• Приказ о создании центра хранения электронных документов.
• Регламент доступа и использования ЭАД (пользовательские соглашения).
• План резервного копирования и восстановления.
• Документацию по защите информации (Политика ИБ).

Контактная информация для обращений

Тип контакта	Данные
Официальный сайт	https://www.archive.gov.ru
Горячая линия	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов	Отдел внедрения – +7 (495) -23‑45‑68 Техническая поддержка – +7 (495) -23‑45‑69 Отдел архивного контроля – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес	info@archive.gov.ru
Личный кабинет	https://portal.archive.gov.ru
Личный приём (консультация)	Кабинет руководителя – ул. Тверская, д. 7, офис 301
График приёма	Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи)
Отделы	Отдел разработки и внедрения Отдел технической поддержки Отдел архивного контроля и аудита Отдел информационной безопасности Отдел обучения и методической работы
Руководство	Генеральный директор: Иванов А. В. Заместитель директора по ИТ: Петрова С. М. Главный специалист по архиву: Сидоров Н. К.
Отзывы	«Система полностью отвечает требованиям ФАА, миграция прошла без потерь данных» – отдел правового обеспечения. «Удобный интерфейс личного кабинета, быстрый поиск по метаданным» – пользователь из отдела проектирования. «Техническая поддержка реагирует в течение 30 минут, что критично для наших процессов» – ИТ‑отдел.

---

Техническое задание на электронный архив документов являеться фундаментом для создания
надёжной, безопасной и масштабируемой системы, отвечающей требованиям государственных
нормативов и бизнес‑задач организации. При правильном формировании ТЗ, последовательном
внедрении и постоянном контроле качества можно достичь полной цифровой трансформации
документооборота, сократить издержки и обеспечить юридическую силу электронных архивных
документов на протяжении всего срока их хранения.