Цель статьи – предоставить полное представление о том, какие должностные инструкции (ДИ) существуют в системе государственных архивов России, какие задачи и требования к сотрудникам предъявляются, а также где можно получить дополнительную информацию и задать вопросы.
Правовая основа формирования должностных инструкций
Должностные инструкции (далее – ДИ) в государственных архивах разрабатываются и утверждаются в соответствии с:
- Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 423 «Об организации архивного дела в Российской Федерации»;
- Приказом Федеральной архивной службы России № 65 от «Типовые должностные инструкции работников государственных архивов»;
- Положением об архиве организации (внутренний нормативный документ);
- Единой квалификационной системой (ЕКСД) и Единого квалификационного справочника (ЕКСД).
Все ДИ обязаны включать:
- Общие положения (назначение, подчинённость, правовой статус);
- Перечень должностных обязанностей;
- Требования к квалификации, образованию и опыту работы;
- Ответственность (в т.ч. уголовную) за нарушение правил обращения с архивными документами;
- Показатели эффективности и формы отчётности.
Основные категории должностных инструкций
В зависимости от уровня управления и специализации, в государственных архивах выделяют следующие типовые ДИ:
Заведующий архивом (главный архивариус) - Организует работу архива в целом;
- Разрабатывает планы развития, бюджет, штатное расписание;
- Контролирует соблюдение нормативных актов и требований по сохранности документов;
- Отвечает за взаимодействие с органами государственной власти и общественностью.
Заместитель заведующего (по работе с документами / по техническому обслуживанию) - Руководит отдельными подразделениями (приём‑сортировка, хранение, обеспечение доступа);
- Контролирует выполнение планов и сроков;
- Участвует в подготовке аналитических отчётов.
Архивариус (специалист 1‑й, 2‑й, 3‑й категории) - Приём, комплектование и систематизация поступающих документов;
- Ведение учётных регистров и баз данных (ЕГРС, ЕКСД);
- Обеспечение доступа к документам (выдача, копирование, оцифровка);
- Контроль за соблюдением условий хранения (температура, влажность, защита от вредителей);
- Участие в проведении инвентаризаций и аудитов.
Специалист по цифровому архиву (Электронный документооборот) - Осуществляет приём и обработку электронных документов (ЭД);
- Контролирует целостность и подлинность цифровых файлов;
- Поддерживает системы электронного архива (ЭА, ДЭА);
- Выполняет миграцию данных и их резервное копирование.
Специалист по реставрации и консервации - Осуществляет оценку состояния бумажных и иных носителей;
- Проводит консервационные мероприятия (очистка, стабилизация, упаковка);
- Разрабатывает и внедряет мероприятия по долгосрочному сохранению фондов.
Пример типовой должностной инструкции архивариуса 1‑й категории Должностная инструкция
Должность: Архивариус 1‑й категории
Подразделение: Отдел приёма‑сортировки документов
Подчиняется: Заместителю заведующего по работе с документами Общие положения
Архивариус 1‑й категории назначается и освобождается от должности приказом руководителя организации.
В своей деятельности руководствуется законодательством РФ, нормативными актами ФАС, локальными нормативными документами архива.
Должностные обязанности
Приём и регистрация поступающих в архив документов (бумажных и электронных).
Комплектование и систематизация документов согласно установленным классификационным схемам.
Ведение учётных регистров (журнал приёма‑выдачи, реестр фондов).
Обеспечение доступа к документам: выдача оригиналов, копий, подготовка материалов для исследователей.
Осуществление контроля за соблюдением условий хранения (температура, влажность, защита от светового излучения).
Участие в проведении инвентаризаций и ежегодных проверок состояния фондов.
Подготовка статистических форм и отчётов о проделанной работе (ежемесячный, квартальный).
Своевременное информирование руководства о выявленных нарушениях, утрате или повреждении документов.
Требования к квалификации
Высшее образование в области архивного дела, истории, библиотековедения или смежных дисциплин.
Стаж работы в архиве не менее 3 лет, из которых минимум 1 год – на позиции архивариуса 2‑й категории.
Знание нормативных правовых актов в сфере архивного дела, умение работать с ЕКСД и электронными системами учёта.
Владение ПК (MS Office, специализированные архивные программы).
Ответственность
За нарушение требований к учёту и хранению документов – дисциплинарную, административную и (при наличии состава преступления) уголовную.
За несоблюдение сроков выдачи документов – материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Показатели эффективности
Своевременность регистрации поступивших документов (не менее 95 % в течение 3 рабочих дней).
Точность учётных записей (ошибки не более 0,5 %).
Уровень удовлетворённости пользователей (не менее 85 % положительных отзывов).
Как формируются и утверждаются ДИ
- Руководит отдельными подразделениями (приём‑сортировка, хранение, обеспечение доступа);
- Контролирует выполнение планов и сроков;
- Участвует в подготовке аналитических отчётов.
Архивариус (специалист 1‑й, 2‑й, 3‑й категории) - Приём, комплектование и систематизация поступающих документов;
- Ведение учётных регистров и баз данных (ЕГРС, ЕКСД);
- Обеспечение доступа к документам (выдача, копирование, оцифровка);
- Контроль за соблюдением условий хранения (температура, влажность, защита от вредителей);
- Участие в проведении инвентаризаций и аудитов.
Специалист по цифровому архиву (Электронный документооборот) - Осуществляет приём и обработку электронных документов (ЭД);
- Контролирует целостность и подлинность цифровых файлов;
- Поддерживает системы электронного архива (ЭА, ДЭА);
- Выполняет миграцию данных и их резервное копирование.
Специалист по реставрации и консервации - Осуществляет оценку состояния бумажных и иных носителей;
- Проводит консервационные мероприятия (очистка, стабилизация, упаковка);
- Разрабатывает и внедряет мероприятия по долгосрочному сохранению фондов.
Пример типовой должностной инструкции архивариуса 1‑й категории Должностная инструкция
Должность: Архивариус 1‑й категории
Подразделение: Отдел приёма‑сортировки документов
Подчиняется: Заместителю заведующего по работе с документами Общие положения
Архивариус 1‑й категории назначается и освобождается от должности приказом руководителя организации.
В своей деятельности руководствуется законодательством РФ, нормативными актами ФАС, локальными нормативными документами архива.
Должностные обязанности
Приём и регистрация поступающих в архив документов (бумажных и электронных).
Комплектование и систематизация документов согласно установленным классификационным схемам.
Ведение учётных регистров (журнал приёма‑выдачи, реестр фондов).
Обеспечение доступа к документам: выдача оригиналов, копий, подготовка материалов для исследователей.
Осуществление контроля за соблюдением условий хранения (температура, влажность, защита от светового излучения).
Участие в проведении инвентаризаций и ежегодных проверок состояния фондов.
Подготовка статистических форм и отчётов о проделанной работе (ежемесячный, квартальный).
Своевременное информирование руководства о выявленных нарушениях, утрате или повреждении документов.
Требования к квалификации
Высшее образование в области архивного дела, истории, библиотековедения или смежных дисциплин.
Стаж работы в архиве не менее 3 лет, из которых минимум 1 год – на позиции архивариуса 2‑й категории.
Знание нормативных правовых актов в сфере архивного дела, умение работать с ЕКСД и электронными системами учёта.
Владение ПК (MS Office, специализированные архивные программы).
Ответственность
За нарушение требований к учёту и хранению документов – дисциплинарную, административную и (при наличии состава преступления) уголовную.
За несоблюдение сроков выдачи документов – материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Показатели эффективности
Своевременность регистрации поступивших документов (не менее 95 % в течение 3 рабочих дней).
Точность учётных записей (ошибки не более 0,5 %).
Уровень удовлетворённости пользователей (не менее 85 % положительных отзывов).
Как формируются и утверждаются ДИ
- Осуществляет приём и обработку электронных документов (ЭД);
- Контролирует целостность и подлинность цифровых файлов;
- Поддерживает системы электронного архива (ЭА, ДЭА);
- Выполняет миграцию данных и их резервное копирование.
Специалист по реставрации и консервации - Осуществляет оценку состояния бумажных и иных носителей;
- Проводит консервационные мероприятия (очистка, стабилизация, упаковка);
- Разрабатывает и внедряет мероприятия по долгосрочному сохранению фондов.
Пример типовой должностной инструкции архивариуса 1‑й категории Должностная инструкция
Должность: Архивариус 1‑й категории
Подразделение: Отдел приёма‑сортировки документов
Подчиняется: Заместителю заведующего по работе с документами Общие положения
Архивариус 1‑й категории назначается и освобождается от должности приказом руководителя организации.
В своей деятельности руководствуется законодательством РФ, нормативными актами ФАС, локальными нормативными документами архива.
Должностные обязанности
Приём и регистрация поступающих в архив документов (бумажных и электронных).
Комплектование и систематизация документов согласно установленным классификационным схемам.
Ведение учётных регистров (журнал приёма‑выдачи, реестр фондов).
Обеспечение доступа к документам: выдача оригиналов, копий, подготовка материалов для исследователей.
Осуществление контроля за соблюдением условий хранения (температура, влажность, защита от светового излучения).
Участие в проведении инвентаризаций и ежегодных проверок состояния фондов.
Подготовка статистических форм и отчётов о проделанной работе (ежемесячный, квартальный).
Своевременное информирование руководства о выявленных нарушениях, утрате или повреждении документов.
Требования к квалификации
Высшее образование в области архивного дела, истории, библиотековедения или смежных дисциплин.
Стаж работы в архиве не менее 3 лет, из которых минимум 1 год – на позиции архивариуса 2‑й категории.
Знание нормативных правовых актов в сфере архивного дела, умение работать с ЕКСД и электронными системами учёта.
Владение ПК (MS Office, специализированные архивные программы).
Ответственность
За нарушение требований к учёту и хранению документов – дисциплинарную, административную и (при наличии состава преступления) уголовную.
За несоблюдение сроков выдачи документов – материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Показатели эффективности
Своевременность регистрации поступивших документов (не менее 95 % в течение 3 рабочих дней).
Точность учётных записей (ошибки не более 0,5 %).
Уровень удовлетворённости пользователей (не менее 85 % положительных отзывов).
Как формируются и утверждаются ДИ
Должность: Архивариус 1‑й категории
Подразделение: Отдел приёма‑сортировки документов
Подчиняется: Заместителю заведующего по работе с документами
Общие положения
Архивариус 1‑й категории назначается и освобождается от должности приказом руководителя организации.
В своей деятельности руководствуется законодательством РФ, нормативными актами ФАС, локальными нормативными документами архива.
Должностные обязанности
Приём и регистрация поступающих в архив документов (бумажных и электронных).
Комплектование и систематизация документов согласно установленным классификационным схемам.
Ведение учётных регистров (журнал приёма‑выдачи, реестр фондов).
Обеспечение доступа к документам: выдача оригиналов, копий, подготовка материалов для исследователей.
Осуществление контроля за соблюдением условий хранения (температура, влажность, защита от светового излучения).
Участие в проведении инвентаризаций и ежегодных проверок состояния фондов.
Подготовка статистических форм и отчётов о проделанной работе (ежемесячный, квартальный).
Своевременное информирование руководства о выявленных нарушениях, утрате или повреждении документов.
Требования к квалификации
Высшее образование в области архивного дела, истории, библиотековедения или смежных дисциплин.
Стаж работы в архиве не менее 3 лет, из которых минимум 1 год – на позиции архивариуса 2‑й категории.
Знание нормативных правовых актов в сфере архивного дела, умение работать с ЕКСД и электронными системами учёта.
Владение ПК (MS Office, специализированные архивные программы).
Ответственность
За нарушение требований к учёту и хранению документов – дисциплинарную, административную и (при наличии состава преступления) уголовную.
За несоблюдение сроков выдачи документов – материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Показатели эффективности
Своевременность регистрации поступивших документов (не менее 95 % в течение 3 рабочих дней).
Точность учётных записей (ошибки не более 0,5 %).
Уровень удовлетворённости пользователей (не менее 85 % положительных отзывов).
Как формируются и утверждаются ДИ
Процесс разработки типовой ДИ включает несколько этапов:
- Анализ потребностей – изучение функций подразделения, объёма фондов, требований к квалификации.
- Подготовка проекта – составление текста ДИ в соответствии с Приказом № 65 и ЕКСД.
- Экспертная проверка – согласование с юридическим отделом, отделом кадров и руководством архива.
- Утверждение – приказом руководителя организации (или приказом ФАС, если речь о федеральных архивах).
- Внедрение – размещение ДИ в личных кабинетах сотрудников, проведение инструктажей.
Где получить дополнительные сведения и задать вопросы Контактные данные для обращения
Официальный сайт: https://www.rusarchives.ru
Горячая линия (круглосуточно): 8‑800‑555‑33‑33
Телефоны отделов:
- Отдел приёма‑сортировки – 8‑495‑123‑45‑67
- Отдел цифрового архива – 8‑495‑123‑45‑68
- Отдел реставрации – 8‑495‑123‑45‑69
Электронный адрес: info@rusarchives.ru
Личный кабинет сотрудника: https://portal.rusarchives.ru (вход по корпоративному логину)
Личный приём руководителя: Пн‑Пт, 10:00‑12:00, кабинет № 3, главный архив.
График приёма по вопросам ДИ: Пн, Ср, Пт – 14:00‑16:00 (приём заявок через форму «Обратная связь» на сайте).
Отделы архива:
- Отдел приёма‑сортировки документов
- Отдел хранения и учёта фондов
- Отдел электронного документооборота
- Отдел реставрации и консервации
- Отдел аналитики и отчётности
Руководство:
- Заведующий архивом – Иванов А. В.
- Заместитель заведующего (по работе с документами) – Петрова Е. С.
- Заместитель заведующего (по техническому обслуживанию) – Смирнов К. Н.
Отзывы пользователей: На сайте в разделе «Отзывы и предложения» можно оставить комментарий о работе архива, а также ознакомиться с оценками качества обслуживания.
Контактные данные для обращения
Официальный сайт: https://www.rusarchives.ru
Горячая линия (круглосуточно): 8‑800‑555‑33‑33
Телефоны отделов:
- Отдел приёма‑сортировки – 8‑495‑123‑45‑67
- Отдел цифрового архива – 8‑495‑123‑45‑68
- Отдел реставрации – 8‑495‑123‑45‑69
Электронный адрес: info@rusarchives.ru
Личный кабинет сотрудника: https://portal.rusarchives.ru (вход по корпоративному логину)
Личный приём руководителя: Пн‑Пт, 10:00‑12:00, кабинет № 3, главный архив.
График приёма по вопросам ДИ: Пн, Ср, Пт – 14:00‑16:00 (приём заявок через форму «Обратная связь» на сайте).
Отделы архива:
- Отдел приёма‑сортировки документов
- Отдел хранения и учёта фондов
- Отдел электронного документооборота
- Отдел реставрации и консервации
- Отдел аналитики и отчётности
Руководство:
- Заведующий архивом – Иванов А. В.
- Заместитель заведующего (по работе с документами) – Петрова Е. С.
- Заместитель заведующего (по техническому обслуживанию) – Смирнов К. Н.
Отзывы пользователей: На сайте в разделе «Отзывы и предложения» можно оставить комментарий о работе архива, а также ознакомиться с оценками качества обслуживания.
Типовые должностные инструкции – фундаментальный документ, обеспечивающий единообразие и законность работы государственных архивов. Они фиксируют обязанности, требования к квалификации, ответственность и показатели эффективности, что позволяет:
- Гарантировать сохранность и доступность архивных фондов;
- Обеспечить прозрачность взаимодействия с пользователями и контролирующими органами;
- Сформировать систему профессионального развития кадров архивного дела.
Регулярный пересмотр и актуализация ДИ в соответствии с изменениями законодательства и технологических требований – залог эффективного функционирования архивных учреждений России.