Дата актуализации:

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Организационные требования
3. Технические требования
4. Процедура учета и комплектования
5. Обеспечение безопасности и сохранности
6. Контроль и аудит
7. Контактная информация

---

Электронный архив – это совокупность электронных документов, их описей и сопутствующих метаданных, находящихся под управлением архивных служб и хранящихся в соответствии с требованиями законодательства РФ. Правильная организация учета электронных документов (ЭД) обеспечивает:

• Гарантированное сохранение информации в течение установленных сроков;
• Доступность документов для законных пользователей;
• Соответствие требованиям по защите персональных данных и государственной тайны;
• Возможность проведения аудита и контроля качества архивных процессов.

---

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие учет и хранение электронных документов в архиве:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от );
• Приказ Минкультуры РФ № 1112 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (от );
• Рекомендации ФАА «По комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» (2013 г.);
• Технические стандарты – PDF/A‑1, PDF/A‑2, ISO/IEC 27001 (информационная безопасность), ISO 15489‑1 (управление документами).

Все перечисленные документы требуют, чтобы передача электронных документов в архив осуществлялась в формате, обеспечивающем долгосрочное сохранение (PDF/A) и сопровождалась электронными описями дел.

---

Организационные требования

Формирование номенклатуры дел

Номенклатура дел (НД) – базовый классификатор, на основе которого формируются электронные дела и их описания. НД должна включать:

1. Код дел (по ГОСТ Р 7.0.97‑2016);
2. Наименование дел;
3. Сроки хранения (постоянный/временный);
4. Ответственных подразделений.

Составление электронных описей дел

Электронная опись (ЭО) должна содержать метаданные, обязательные к заполнению согласно ГОСТ Р 7.0.100‑2018:

• Идентификатор документа (UUID);
• Автор (физическое/юридическое лицо);
• Ключевые слова и классификаторы;
• Ссылка на файл (путь в системе хранения).

Ответственность за комплектование

За комплектование электронных дел отвечает структурное подразделение, где документ был создан. Руководитель подразделения подписывает акт передачи в архив.

---

Технические требования

Форматы файлов

• Основной формат – PDF/A‑1b (для текстовых документов);
• Для табличных и базовых данных – CSV, XML (с указанием схемы XSD);
• Для мультимедиа – TIFF (без сжатия) или MP4 (с сохранением оригинального качества).

Система хранения (СХЭД)

Система должна обеспечивать:

1. Непрерывный контроль целостности (контрольные суммы SHA‑256);
2. Множественное резервное копирование (не менее 3 копий в разных географических зонах);
3. Поддержку метаданных в стандарте ISO 19115 (для геоданных) и METS (для архивных пакетов);
4. Управление правами доступа (RBAC) согласно ISO/IEC 27001.

Интеграция с информационными системами организации

Для автоматизации передачи ЭД в архив рекомендуется использовать API‑интерфейсы (REST, SOAP) с поддержкой протокола HTTPS и аутентификации по OAuth 2.0.

---

Процедура учета и комплектования

Этап 1. Идентификация документа

При создании документа в ИС автоматически генерируется UUID и заполняются базовые метаданные (дата, автор, тип).

Этап 2. Классификация и присвоение кода дел

Сотрудник выбирает из номенклатуры дел соответствующий код. При необходимости – создаётся новое дело с согласованием у руководителя.

Этап 3. Форматирование и конверсия

Документ конвертируется в PDF/A (или иной утверждённый формат) с помощью сертифицированного ПО (например, Adobe Acrobat Pro, ABBYY FineReader).

Этап 4. Формирование электронного описа

Метаданные экспортируются в XML‑файл согласно шаблону METADATA.XML, который прикрепляется к документу.

Этап 5. Передача в архив

Пакет (документ + описание) передаётся в СХЭД архивного фонда через защищённый канал. По завершении – формируется акт приёма‑передачи, подписанный цифровой подписью.

Этап 6. Учёт в реестре

В реестре электронных дел фиксируются:

• Номер дела;
• Дата передачи;
• Ответственное лицо;
• Срок хранения.

---

Обеспечение безопасности и сохранности

• Контроль доступа: только уполномоченные пользователи могут просматривать/изменять документы; все действия логируются.
• Шифрование: хранение в зашифрованных контейнерах (AES‑256); передача – TLS 1.3.
• Резервное копирование: ежедневные инкрементные бэкапы + еженедельные полные копии; проверка восстановления не реже 1 раза в квартал.
• Аудит целостности: ежемесячный запуск скриптов проверки контрольных сумм; при отклонении – автоматическое уведомление ответственного.

---

Контроль и аудит

Для подтверждения соответствия требованиям рекомендуется проводить:

1. Внутренний аудит раз в полугодие (проверка полноты описей, соответствия форматов, сроков хранения).
2. Внешний аудит со стороны Федерального архивного агентства (раз в 2 года).
3. Регулярный мониторинг системы на предмет уязвимостей (сканирование OWASP ZAP, Nessus).

Отчёты аудита хранятся в личном кабинете ответственного за архивную деятельность и доступны для ознакомления руководству.

---

Контактная информация

Официальный сайт: https://www.faa.gov.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Телефоны отдела документооборота:

• Москва: +7 (495) -23‑45‑67
• Санкт‑Петербург: +7 (812) -65‑43‑21
• Региональные представительства – уточняйте на сайте.

Электронный адрес: archive@faa.gov.ru

Личный кабинет пользователя: https://cabinet.faa.gov.ru (регистрация по корпоративному сертификату)

Личный приём (приёмные часы):

• Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00
• Сб: 10:00‑13:00 (по предварительной записи)
• Вс: выходной

Отделы, отвечающие за электронный архив:

1. Отдел документального обеспечения (руководитель – Иванов И.И.)
2. Отдел информационных технологий (руководитель – Петров П.П.)
3. Отдел контроля качества и аудита (руководитель – Сидорова С.С.)

Руководство организации:

• Директор ФАА – Алексей Николаевич Кузнецов
• Заместитель директора – Елена Владимировна Морозова

Отзывы пользователей:

• «Система личного кабинета позволяет быстро отслеживать статус передачи документов – удобно и прозрачно». – отдел бухгалтерии, г. Москва;
• «Техническая поддержка реагирует в течение 30 минут, что критично при срочных запросах». – юридический департамент, г. Санкт‑Петербург.

---

Организация учета электронных документов в архиве – комплексный процесс, требующий согласования юридических, технических и организационных аспектов. Соблюдение перечисленных требований гарантирует законность хранения, долгосрочную сохранность и доступность архивных материалов, а также упрощает контроль и аудит процессов.

При возникновении вопросов или необходимости консультации обращайтесь по указанным контактам.