Трудовой договор – основной документ, фиксирующий взаимные права и обязанности работника и работодателя. Для сотрудников архивных учреждений (государственных, муниципальных и частных) существуют особые требования к содержанию, оформлению и срокам хранения договора, поскольку они относятся к документам личного состава и подлежат архивному учёту.
Правовая основа
- Трудовой кодекс РФ (ст. 67) – один экземпляр договора обязан храниться у работодателя.
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22.1) – определяет сроки хранения кадровых документов.
- Приказ Росархива от № 236 – утверждает перечень типовых управленческих архивных документов и их сроки хранения.
- Постановление Правительства РФ от № 1652 – регламентирует электронный документооборот (КЭДО) в кадровой сфере.
Ключевые положения
- Трудовой договор считается документом по личному составу и относится к архивным документам, подлежащим хранению в течение 75 лет, если договор был заключён до года, и 10 лет – если после.
- Для государственных и муниципальных учреждений срок хранения увеличивается до 75 лет независимо от даты заключения (по приказу Росархива).
- После увольнения сотрудника договор хранится в личном деле 1 год, затем передаётся в архив организации.
Содержание трудового договора сотрудника архива
Трудовой договор должен включать следующие обязательные пункты (п. 2 ст. 57 ТК РФ):
- Наименование работодателя и его юридический адрес.
- ФИО, паспортные данные, ИНН работника.
- Должность – «специалист архива», «старший архивариус», «главный архивариус» и т.п.
- Трудовая функция – описание основных обязанностей (ведение архивных фондов, учет документов, обеспечение доступа, консервация и т.д.).
- Условия труда – режим работы, график, наличие сверхурочных, работа в ночное время (если требуеться).
- Размер и порядок выплаты заработной платы, надбавок за работу с особыми фондами.
- Срок действия договора (бессрочный или срочный, с указанием даты начала и окончания).
- Условия изменения и расторжения договора (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
- Положения о конфиденциальности и ответственности за разглашение сведений из архивных фондов.
- Социальные гарантии – отпуск, больничный, пенсионные отчисления.
Дополнительные соглашения
В случае изменения объёма работ (например, ввод новых электронных архивных систем) заключаются дополнительные соглашения к основному договору. Образцы таких соглашений можно получить в отделе кадров.
Порядок заключения и изменения договора
- Подготовка проекта договора – отдел кадров совместно с юридическим отделом.
- Согласование проекта с руководителем архивного подразделения.
- Подписание договора обеими сторонами. Один экземпляр хранится у работодателя, второй – у работника.
- Регистрация договора в системе кадрового учёта (КЭДО) и присвоение уникального номера.
- При изменении условий – подготовка дополнительного соглашения, его подписание и внесение изменений в электронный журнал.
- При расторжении договора – оформление акта о расторжении, выдача копии работнику, передача оригинала в архив.
Сроки хранения и передача в архив
| Документ | Срок хранения у работодателя | Срок хранения в архиве |
|---|---|---|
| Трудовой договор (бессрочный) | 10 лет после увольнения (если заключён после ) | 75 лет (государственные и муниципальные учреждения) |
| Трудовой договор (срочный, до 2 месяцев) | 1 год после окончания срока | 10 лет (частные организации) |
| Дополнительные соглашения | 10 лет с момента их подписания | 10–75 лет в зависимости от статуса организации |
После истечения срока хранения у работодателя документ передаётся в архив организации. В архиве он хранится в соответствии с нормативными актами (приказ Росархива № 236) и подлежит учёту в журналах учёта личных дел.
Требования к оформлению при передаче в архив
- Документы должны быть подшиты в соответствии с ГОСТ 7.32‑2001 (книжный переплёт) или скреплены скобами, если речь идёт о электронных файлах.
- На каждом листе указывается номер документа, дата подписания и подписи сторон.
- В архивный журнал вносятся сведения о дате передачи, номере дела и ответственной личности.
Контактная информация для обращений
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.archiv.gov.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон отдела кадров | +7 (495) -23‑45‑68, доб. 101 |
| Электронный адрес | hr@archiv.gov.ru |
| Личный кабинет (КЭДО) | https://kedo.archiv.gov.ru |
| Личный приём (руководитель отдела кадров) | Иванов И.И., г. Москва, ул. Ленинская, д. 10, каб. 202 |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи) |
| Отделы, отвечающие за архивирование |
|
| Руководство | Глава организации: Петров П.П., директор Заместитель директора по кадровым вопросам: Сидорова А.В. Начальник отдела архивного дела: Кузнецов М.Н. |
Отзывы сотрудников
Ниже представлены анонимные отзывы работников, которые уже прошли процесс оформления и архивирования трудовых договоров.
А. Кузнецова, архивариус, 2025 г. – «Процедура подписания договора полностью соответствует ТК РФ, но хотелось бы более быстрый доступ к электронным копиям через КЭДО. В архиве всё хранится в порядке, сроки соблюдены.»
В. Смирнов, главный архивариус, 2024 г. – «Отдел кадров чётко объяснил сроки хранения и порядок передачи в архив. Документы подшиты в соответствии с ГОСТ, что облегчает поиск в архивных фондах.»
Е. Иванова, специалист по цифровому архивированию, 2023 г. – «Электронный личный кабинет (КЭДО) позволяет быстро получать справки о наличии договора. Рекомендую добавить функцию автоматического напоминания о предстоящем сроке передачи в архив.»
Трудовой договор сотрудника архива – документ, который одновременно регулирует трудовые отношения и является важным архивным материалом. Соблюдение законодательных требований, правильное оформление и своевременная передача в архив позволяют избежать юридических рисков и обеспечить сохранность кадровой истории организации.
При возникновении вопросов по оформлению, изменению или хранению трудовых договоров, пожалуйста, используйте указанные выше контактные данные.