Учетные документы – это совокупность форм и регистров, которые фиксируют объём, состав и состояние архивных фондов, а также процесс их перемещения, комплектования и использования. Правильное ведение учёта является обязательным условием выполнения требований Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и нормативных актов Министерства культуры РФ.
Содержание статьи
- Нормативно‑правовая база
- Основные виды учетных документов
- Формирование и сдача учетных сведений
- Процесс учета в архиве‑источнике
- Шаблоны и формы (паспорт архива, карточка фонда и др.)
- Электронный учет и личный кабинет
- Контактная информация
Нормативно‑правовая база
Учетные документы регулируются следующими нормативными актами:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Министерства культуры РФ «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (утверждён приказом Росархива от 11 марта 1997 г.);
- Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ (утверждён приказом Росархива от 11 марта 1997 г.);
- Методические рекомендации по применению вышеуказанных правил, изданные Федеральным архивным агентством.
Все организации‑источники (государственные органы, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения культуры) обязаны предоставлять в архив‑приёмник учётные сведения в установленной форме и в сроки, определённые этими документами.
Основные виды учетных документов
В соответствии с пунктом 3.12 Правил, в архивных учетных системах используются следующие документы:
| Документ | Назначение | Краткое содержание |
|---|---|---|
| Паспорт архива организации‑источника | Сводный отчёт о всех хранящихся в архиве документах (объём, структура, сроки хранения). | Содержит сведения о фондах, их количестве, типах документов, датах создания, сроках хранения, состоянии сохранности. |
| Карточка фонда | Учет отдельного фонда (раздела) внутри архива. | Отражает количество дел, их классификацию, сроки формирования, ответственных лиц. |
| Регистрационный лист (реестр) комплектования | Фиксация поступления новых документов в архив. | Указываются реквизиты поступившего документа, дата передачи, способ комплектования. |
| Акт приёма‑передачи | Подтверждение факта передачи документов от организации‑источника архиву. | Подписывается представителями обеих сторон, содержит перечень переданных материалов. |
| Отчёт о состоянии фонда | Периодический контроль сохранности и актуальности архивных материалов. | Включает данные о повреждениях, реставрационных работах, перемещениях. |
Формирование и сдача учетных сведений
Организации‑источники обязаны:
- Собрать сведения о всех документах, подлежащих передаче в архив (в т.ч. о документах, хранящихся в электронном виде).
- Заполнить паспорт архива по утверждённой форме (в виде бумажного документа или электронного шаблона).
- Подготовить карточки фондов и реестры комплектования.
- Сдать пакет документов в архив‑приёмник в течение 30 календарных дней после завершения комплектования.
- Получить от архива подтверждающий акт приёма‑передачи и копию заполненного паспорта.
Все сведения вносятся в централизованную государственную систему учёта, доступную через Личный кабинет на официальном портале Росархива.
Процесс учета в архиве‑источнике
Учет документов в архиве основывается на следующих принципах:
- Централизация – учет ведётся специально выделенными сотрудниками (архивариусами) или подразделениями.
- Непрерывность – данные о каждом документе фиксируются с момента поступления и обновляются при любых изменениях.
- Прозрачность – информация доступна контролирующим органам и, в случае необходимости, публичным пользователям.
- Системность – использование единой классификационной схемы (по ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и др.).
Этапы учёта:
- Регистрация поступления – ввод данных в реестр комплектования.
- Классификация – присвоение кодов согласно классификатору архивных фондов.
- Формирование карточки фонда – создание отдельного учётного листа.
- Внесение в паспорт архива – агрегирование данных по всем фондам.
- Контроль сохранности – регулярные проверки, инвентаризации, составление актов о состоянии;
- Отчётность – отправка периодических отчётов в Главное архивное управление (ГАУ) и в Росархив.
Шаблоны и формы
Ниже представлены ссылки на официальные формы (PDF/Word), которые необходимо использовать при подготовке учётных документов. Все формы доступны на официальном сайте Росархива.
- Паспорт архива организации‑источника
- Карточка фонда
- Реестр комплектования
- Акт приёма‑передачи
- Отчёт о состоянии фонда
Электронный учет и личный кабинет
С 2023 года в России активно внедряется электронный документооборот в архивном деле. Основные возможности:
- Заполнение и отправка паспортов архива онлайн через Личный кабинет (ЛК).
- Автоматическое формирование отчётов о состоянии фонда на основе данных из базы.
- Доступ к истории изменений и возможности аудита.
- Интеграция с системами электронного документооборота (ЭДО) государственных органов.
Для получения доступа к ЛК необходимо:
- Зарегистрировать юридическое лицо на портале portal.rosarch.gov.ru;
- Подтвердить полномочия ответственного лица (передать копию доверенности);
- Получить логин и пароль от службы поддержки.
Контактная информация
Если у вас возникли вопросы по подготовке и сдаче учетных документов, вы можете обратиться в любой из региональных государственных (муниципальных) архивов. Ниже – пример типовой контактной карточки для Государственного архивного управления Московской области. Для других регионов данные могут незначительно отличаться.
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.gau-mo.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон приёмной | +7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы 09:00‑18:00) |
| Электронный адрес | info@gau-mo.ru |
| Личный кабинет (портал Росархива) | https://portal.rosarch.gov.ru |
| Личный приём (по записи) | +7 (495) -23‑45‑69 (назначение встречи через форму онлайн‑записи) |
| График личного приёма | Пн‑Пт: 10:00‑12:00, 14:00‑16:00 (по предварительной записи) |
| Отделы |
|
| Руководство | Главный архивариус – Иванов Сергей Петрович Заместитель по учёту – Петрова Марина Владимировна |
| Отзывы граждан |
|
Краткие рекомендации для организаций‑источников
- Планируйте комплектование заранее – составьте календарный план и распределите ответственных.
- Ведите учет в электронном виде – это ускорит подготовку паспорта архива и уменьшит риск ошибок.
- Проверяйте актуальность классификаторов – используйте последнюю редакцию ГОСТ‑ов и рекомендаций Росархива.
- Сохраняйте копии всех актов и реестров – они могут потребоваться при проверках контролирующих органов.
- Обучайте персонал – регулярно проводите семинары по новым требованиям и электронному документообороту.
Соблюдение указанных требований и своевременное предоставление учетных документов гарантируют надёжную сохранность архивных материалов, их доступность для исследователей и соответствие законодательству РФ.