Запрос в архив администрации – это официальное обращение гражданина или юридического лица с целью получения
информации‚ справок‚ выписок или копий архивных документов. Правильное оформление запроса ускоряет его
рассмотрение‚ снижает риск отказа и помогает избежать лишних расходов.

Правовая основа

В России порядок доступа к архивным документам регулируется:

• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ;
• Приказом Минкультуры РФ № 108 от «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам»;
• Региональными нормативными актами‚ например‚ Постановлением администрации муниципального образования г. Муравленко Ямало‑Ненецкого автономного округа от 07.00.2024 № 12‑О (в примерах ниже).

Виды запросов

1. Тематический запрос – запрос информации по определённой теме‚ событию‚ факту.
2. Запрос‑выписка – требуется официальная справка или выписка из архива.
3. Запрос‑копия – необходимо получить копию конкретного документа.
4. Запрос‑информационный – запрос справочной информации (например‚ о наличии документов).

Кому и куда направлять запрос

Запросы в архив администрации подаются в Отдел дел архивов соответствующего муниципального образования.
В зависимости от региона запрос может быть отправлен:

• по почте (рекомендованным письмом);
• через личный кабинет на официальном сайте;
• по электронной почте;
• лично в приёмную (по предварительной записи).

Пошаговая инструкция по составлению запроса

Шаг 1. Определите цель и тип запроса

Четко сформулируйте‚ что именно вам нужно: справка‚ выписка‚ копия‚ или общая информация.

Шаг 2. Сбор необходимых данных

Для ускорения рассмотрения подготовьте:

• ФИО (для физических лиц) или полное название организации;
• ИНН/КПП (для юридических лиц);
• Контактные данные (телефон‚ e‑mail);
• Точные сведения о документе (название‚ номер‚ период‚ архивный фонд‚ дело‚ лист‚ строка).

Шаг 3. Выберите форму обращения

Для большинства архивов доступны два готовых шаблона:

• Приложение N 8 – образец запроса для физического лица (тематический запрос);
• Приложение N 9 – образец запроса для юридического лица.

Шаг 4. Заполните форму

Образцы можно скачать в разделе «Формы заявлений‑запросов» официального сайта. При заполнении обратите внимание на:

• Отметку «Тема запроса» (например‚ «История земельных участков в Красноармейской С.А.»);
• Указание периода‚ за который требуется информация;
• Подпись и дату.

Шаг 5. Приложите подтверждающие документы (если требуется)

Для получения копий могут потребоваться:

• Копия паспорта (для физических лиц);
• Устав и доверенность (для юридических лиц);
• Оплата госпошлины (если документ подлежит оплате).

Шаг 6. Отправьте запрос

Выберите удобный способ:

• Электронно – загрузите скан‑копию в личный кабинет (см. раздел «Контакты» ниже);
• Почтой – отправьте оригинал письма и копии документов на адрес отдела.
• Лично – предзапишитесь на приём (см. график).

Шаг 7. Ожидайте ответа

Срок рассмотрения запроса обычно составляет от 5 до 30 рабочих дней‚ в зависимости от сложности и наличия
документов. О статусе можно уточнить по телефону или в личном кабинете.

Образцы запросов

В _______________________
От _______________________ (ФИО полностью)
Адрес: _______________________
Тел.: _______________________
E‑mail: _____________________

Тема: Тематический запрос по документам отдела дел архивов
Прошу предоставить:
Архивную справку/выписку/копию (указать нужный документ) о выделении земельного участка
 площадью 2‚4 га‚ расположенного на территории Красноармейской сельской администрации‚
 выделенного постановлением Кизлярской районной администрации № 25 от г.;
Указать период‚ за который требуется информация: с по г.;
При необходимости – предоставить любую иную информацию‚ связанную с указанным объектом;

Основание: Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Приложения:
Копия паспорта;
Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).

Подпись ____________ Дата ____________
 

В _______________________
От ООО «Альфа‑Строй»‚
ИНН 1234567890‚ КПП 123456789‚
Адрес: _______________________
Тел.: _______________________
E‑mail: _____________________

Тема: Тематический запрос по документам отдела дел архивов
Прошу предоставить:
Копию акта о строительстве жилого дома № 12‚ находившегося в архиве
 фонда № 5‚ дело № 12/34/1998‚ за период с по г.;
Справку о наличии в архиве всех документов‚ связанных с проектом «Модернизация
 инженерных сетей» за 2005‑2008 гг.
Основание: Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Приложения:
Копия устава ООО;
Доверенность от генерального директора (если запрос подает иное лицо);
Квитанция об оплате госпошлины.

Подпись ____________ Дата ____________
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Сколько стоит запрос? – большинство справок выдаются бесплатно‚ однако за копии документов может взиматься
  государственная пошлина (от 100 до 5000 руб.‚ в зависимости от объёма).
• Можно ли получить документы в электронном виде? – да‚ если архив поддерживает электронный сервис
  (см. раздел «Электронный запрос»).
• Что делать‚ если запрос отклонён? – в ответе указывается причина отказа. Вы можете подать
  повторный запрос с уточнёнными данными или обжаловать решение в суде.

Как подать электронный запрос

Для большинства муниципальных архивов предусмотрена онлайн‑форма:

1. Зайдите на официальный сайт архива;
2. Войдите в личный кабинет (регистрация – 2‑минутный процесс);
3. Выберите раздел «Запросы в архив» → «Создать новый запрос»;
4. Заполните форму‚ загрузите сканы подтверждающих документов и отправьте.

После отправки вы получите автоматическое подтверждение с номером заявки‚ по которому можно отслеживать статус.

Контактная информация

Полезные рекомендации

• Точность формулировок. Чем конкретнее указаны архивный фонд‚ дело‚ лист‚ тем быстрее сотрудники найдут нужный документ.
• Проверка заполнения. Перед отправкой убедитесь‚ что все обязательные поля заполнены (отметка «Тема»‚ подпись‚ дата).
• Сохраняйте копии. Храните скан‑копию отправленного запроса и подтверждение о его получении.
• Учитывайте сроки. Если документ нужен в определённый срок (например‚ для суда)‚ укажите это в запросе и приложите копию судебного приказа.
• Обращайтесь в отдел правовой поддержки при возникновении спорных вопросов или отказов.

Помните: запрос считается поданным только после его официального получения архивом
(подтверждение о приёме‚ электронный номер заявки или отметка в личном кабинете).