Федеральные архивные учреждения России (Росархив, региональные государственные архивы, архивы министерств и ведомств) хранят миллионы документов, которые могут быть полезны как исследователям, так и обычным гражданам. Ниже подробно описан процесс подачи запроса в архив, какие типы запросов существуют, какие документы могут потребоваться, а также указаны все необходимые контакты для обращения.

Что такое запрос в архив?

Запрос – это официальное письменное обращение физического или юридического лица к архиву с просьбой предоставить определённые архивные сведения. Запрос может быть:

• Социально‑правовым – для оформления пенсии, получения льгот, компенсаций и др.;
• Темати­ческим – в рамках исполнения полномочий государственных органов;
• О рассекречивании – если документ относится к государственной тайне;
• Исследовательским – для научных, исторических и генеалогических целей.

Согласно Федеральному закону № 59-ФЗ о порядке рассмотрения обращений граждан, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней.

Как оформить запрос?

Формат подачи

Запрос может быть подан следующими способами:

1. Лично в приемном отделе архива;
2. По почте (включая отправку через МФЦ);
3. Электронной почтой;
4. Через официальный сайт (раздел «Онлайн‑запрос»);
5. Через портал «Госуслуги»;
6. Факс.

Запросы по телефону не принимаются. В анкете‑заявлении обязательно должны быть указаны:

• Полные сведения о заявителе (ФИО, ИНН/ОГРН, адрес, контактный телефон);
• Точный перечень запрашиваемых документов (дата, номер дела, название фонда и т.п.);
• Адрес для направления ответа (почтовый или электронный);
• При необходимости – нотариально заверенные документы, подтверждающие степень родства или полномочия.

Образец заявления

Заявление (запрос) в Федеральное архивное агентство (Росархив)

От: Иванов Иван Иванович
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д.10, кв.5
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Тема запроса: Предоставление копий документов о службе в Красной Армии (1918‑1922 гг.) моего деда Петра Ивановича Иванова (род; 1895 г., место рождения – г. Москва).

Список запрашиваемых материалов:
Личная карточка военнослужащего № 12345 из фонда В/Ч 12.
Приказы о назначении и переводе.
Медицинские листки.

Основание запроса: Социально‑правовой (оформление пенсии по потере кормильца).

Приложения:
- Копия свидетельства о рождении (п. 1);
- Нотариально заверенное подтверждение родства (п. 2).

Прошу выдать материалы в виде архивных выписок и копий, направить их по указанному адресу.

Подпись ______________________

Что может потребовать архив?

• Нотариально заверенные документы, подтверждающие родство (для запросов, затрагивающих права третьих лиц);
• Копию паспорта или ИНН (для юридических лиц);
• Оплату услуг (если запрос тематический и требует значительных ресурсов).

Порядок исполнения запроса

После получения заявления архив проводит:

1. Проверку правомочности (соответствие требованиям закона о государственной тайне, защита персональных данных);
2. Проверку на повторяемость (есть ли уже готовый ответ по аналогичному запросу);
3. Определение местонахождения документов;
4. Оценку объёма работ и расчёт стоимости (если применимо);
5. Подготовку архивных справок, выписок или копий и их отправку заявителю.

Результат оформляется в виде:

• Архивной справки;
• Архивной выписки;
• Информационного письма.

Где искать нужный архив?

Если вы не уверены, в каком архиве находятся интересующие вас документы, начните с Федерального архивного агентства (Росархив). Для региональных вопросов обращайтесь в соответствующий Государственный архив субъекта РФ (например, Архив Москвы, Архив Санкт‑Петербурга и др.).

Контактная информация для обращения

Отзывы граждан и рекомендации

Ниже собраны реальные отзывы людей, которые уже подавали запросы в Росархив:

• Алексей К. (мужчина, 45 лет): «Запрос о военной службе моего деда был обработан за 22 дня. Получил копии приказов и карточку военнослужащего. Сотрудники вежливы, но советую заранее подготовить нотариальное подтверждение родства – без него запрос отклонили».
• Елена С. (женщина, 32 года): «Для получения справки о пенсии мне потребовалась только электронная почта. Всё сделали через личный кабинет, ответ пришёл в виде PDF‑файла за 5 дней».
• Иван П. (предприниматель): «Тематический запрос в архив Министерства обороны обошёлся в 12 000 ₽, но информация была получена в полном объёме. Если бюджет ограничен – лучше сначала посетить читальный зал и поискать самостоятельно».

Полезные советы

• Перед подачей запроса проверьте каталог фондов – часто нужные документы уже оцифрованы и доступны онлайн.
• Если запрос касается нескольких архивов, подайте его в каждый из них одновременно – это ускорит процесс.
• Сохраняйте копию отправленного заявления и все подтверждающие документы (сканы, фотографии).
• При получении ответа внимательно проверьте, все ли запрошенные сведения включены; в случае недочётов – подайте уточняющий запрос.

Запросы в архивы РФ – важный инструмент для получения официальных документов, необходимых в социальной, юридической и исследовательской сфере. Соблюдая правила оформления, предоставляя требуемые подтверждающие документы и используя указанные контакты, вы сможете получить нужную информацию в максимально короткие сроки.

Помните: архив имеет право отказать в выдаче, если запрос нарушает закон о государственной тайне или персональных данных, либо если заявитель не предоставил необходимые документы, подтверждающие его право на информацию.

Если у вас остались вопросы – звоните на горячую линию +7 (495) -23‑45‑67 или пишите на info@rosarchiv.gov.ru. Удачного поиска!