Запрос в архив – это официальное обращение гражданина‚ организации или исследователя с целью получения
доступа к документам‚ хранящимся в государственных‚ муниципальных или частных архивах․ Правильное оформление
запроса ускоряет процесс рассмотрения‚ повышает шансы на положительный ответ и помогает избежать лишних
запросов повторно․

Когда нужен запрос в архив?

• Исследовательская работа (история‚ социология‚ генеалогия и пр․)․
• Подготовка документов для суда‚ нотариуса или государственных органов․
• Составление семейного древа‚ поиск сведений о предках․
• Подготовка материалов для публикаций‚ книг‚ статей․
• Личное любопытство и интерес к историческому наследию․

Правовая база

Запросы в архив регулируются Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и
региональными нормативными актами․ Согласно статье 15 закона‚ любой желающий имеет право на доступ к
архивным документам‚ если иное не установлено законом․

Подготовка к написанию запроса

1. Определите цель обращения․ Четко сформулируйте‚ зачем вам нужны документы․
2. Уточните архив․ Выясните‚ в каком архиве (федеральный‚ региональный‚ муниципальный) находятся интересующие
   вас материалы․
3. Соберите исходные сведения․ Чем больше информации о документе (название‚ период‚ номер дела‚ автор)‚ тем быстрее
   архив сможет его найти․
4. Подготовьте необходимые документы․ Обычно это копия паспорта (для физических лиц) или устав/доверенность (для юридических)․

Структура запроса

Запрос оформляется в письменной форме (бумажный вариант или электронный через личный кабинет)․ Рекомендуем
следовать следующей структуре:

1. Шапка документа
   • Наименование архива (полное официальное название)․
   • Адрес архива․
   • Дата составления запроса․
2. Тема запроса – коротко‚ например: «Запрос о предоставлении копий документов»․
3. Информация о заявителе
   • ФИО (для физических лиц) или полное наименование организации․
   • Контактные данные: телефон‚ e‑mail‚ почтовый адрес․
   • Серия и номер паспорта (или ИНН/ОГРН для юр․ лиц)․
4. Текст запроса

   В этом абзаце укажите:

   • Что именно вы запрашиваете (название документа‚ номер дела‚ период)․
   • Цель использования (исследование‚ суд‚ публикация и т․д․)․
   • Формат предоставления (копия‚ скан‚ электронный файл)․
5. Перечень документов (если известен)

   Пример:

    1․ Дело № 12345 «Список населения села Ивановка» за 1910‑1915 гг․
    2․ Карта села Ивановка 1908 г․
    

6. Обоснование права доступа (если документ относится к категории ограниченного доступа)․
7. Приложения – копии паспорта‚ доверенности‚ справки и др․
8. Подпись заявителя и печать (для организаций)․

Пример правильно оформленного запроса

Государственный архив Пермского края
ул․ Советская‚ д․ 12‚ г․ Пермь‚ 617000
«23» июня 2026 г․

Тема: Запрос о предоставлении копий архивных документов

От: Иванов Иван Иванович‚
проживающий по адресу: г․ Пермь‚ ул․ Ленина‚ д․ 5‚ кв․ 12‚
тел․: +7 (921) -23‑45‑67‚
e‑mail: ivanov@example․com‚
паспорт: серия 45 № 1234567‚ выдан ОУФМС России по Пермскому краю ․

В соответствии со ст․ 15 Федерального закона № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить
копии следующих документов:

Дело № 5678 «Переписка администрации Пермского уезда с населением» за 1912‑1914 гг․;
Карта Пермского уезда 1910 г․;

Список жителей села Кузнецово за 1913 г․

Запрашиваемые материалы необходимы для подготовки научной статьи о социально‑экономическом развитии
Пермского уезда в начале XX в․ Формат предоставления – скан‑копии в электронном виде (PDF)․

Приложения:
- Копия паспорта;
- Справка о цели исследования (выдана Научным советом Пермского государственного университета)․

Подпись: _______________________

Частые ошибки и как их избежать

• Недостаточная детализация․ Чем точнее указаны реквизиты документа‚ тем быстрее архив его найдет;
• Отсутствие контактных данных․ Без телефона или e‑mail архив не сможет связаться с вами для уточнений․
• Неуказание формата копий․ Укажите‚ нужен ли вам оригинал‚ копия‚ скан или электронный файл․
• Отсутствие приложений․ Не забудьте приложить копию паспорта и‚ при необходимости‚ доверенность․
• Неправильный адрес․ Убедитесь‚ что запрос отправлен в тот архив‚ где действительно хранятся нужные документы․

Что делать после подачи запроса?

1. Ожидайте подтверждения получения (обычно в течение 3‑5 рабочих дней)․
2. Если архив требует уточнений‚ предоставьте дополнительную информацию в срок․
3. Срок рассмотрения запроса – до 30 дней‚ но может быть продлен до 60 дней при необходимости․
4. Получив ответ‚ проверьте полноту и соответствие полученных материалов․
5. В случае отказа ознакомьтесь с мотивировкой и при необходимости подайте апелляцию в вышестоящий орган․

Контакты для обращений

• Официальный сайт: https://archive․example․ru
• Горячая линия: 8 (800) -23‑45‑67 (круглосуточно)
• Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (рабочие часы)
• Электронный адрес: info@archive․example․ru
• Личный кабинет: https://archive․example․ru/login
• Личный прием: ул․ Пушкина‚ д․ 10‚ офис 5‚ г․ Москва‚ 101000
• График приема: Пн‑Пт — 09:00 – 18:00 (без перерыва на обед)
• Отделы:
  • Отдел исторических документов
  • Отдел фондов и коллекций
  • Отдел обслуживания заявителей
  • Отдел цифровизации и электронных услуг
• Руководство: Директор архива Иванов И․И․‚ заместитель директора Петров П․П․
• Отзывы: Портал отзывов посетителей

Соблюдая рекомендации‚ изложенные в данной статье‚ вы сможете подготовить запрос в архив‚ отвечающий всем
требованиям законодательства и практики работы архивных учреждений․ Четко сформулированный запрос экономит
время как заявителя‚ так и сотрудников архива‚ повышая вероятность получения нужных документов в кратчайшие
сроки․

Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ используйте указанные выше контакты – сотрудники архива
готовы помочь вам в любой момент․