Вопросы, связанные с получением сведений из государственных и муниципальных архивов, возникают у многих граждан, предпринимателей и исследователей. Чтобы ваш запрос был рассмотрен быстро и без лишних уточнений, необходимо правильно оформить обращение и знать, куда его направлять. В данной статье мы подробно разберём:

• какие документы нужны для запроса;
• какой образец запроса рекомендуется использовать;
• куда и как отправлять обращение;
• контактные данные архивных учреждений (офиц. сайт, горячая линия, телефон, e‑mail, личный кабинет и т.д.).

Что такое запрос в архив?

Запрос в архив – это официальное письменное обращение гражданина, юридического лица или организации к архивному учреждению с целью получения копий документов, сведения о наличии материалов, либо доступа к оригиналам. Запрос может быть:

1. на получение копий (фото‑, скан‑, печатных) документов;
2. на предоставление информации о наличии и месте хранения конкретных материалов;
3. на разрешение на ознакомление с оригинальными документами в архивных залах.

Кому направляется запрос?

Запросы принимаются в:

• Государственные архивы (ФГС, региональные архивы);
• Муниципальные архивы;
• Архивные отделы в государственных учреждениях (например, архивы министерств).

---

Образец запроса в архив о работе

Ниже представлен универсальный образец запроса, который можно адаптировать под конкретный архив и тип запрашиваемых материалов.

Шаблон письма

От кого: Иванов Иван Иванович, 
гражданин РФ, паспорт № 45 12 345678, выдан г., 
проживает: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 5 
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67 
E‑mail: ivanov@example.com 

Кому: Руководителю Архивного отдела 
Наименование организации: Государственный архив г. Москвы 
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Архивная, д. 1 

Тема: Запрос в архив о работе (образец) 
Текст запроса: 
Уважаемый(ая) Ф.И.О. руководителя! 

В соответствии со ст. 13 Федерального закона «Об архивных документах» прошу предоставить копии (или сведения о наличии) следующих документов, относящихся к деятельности название организации/структуры за период с  по :

Договор № 123 от г. о поставке оборудования. 
Протоколы совещаний отдела закупок за 2016‑2018 гг. (№ 1‑30). 
Отчёт о выполнении плана работ за 2019 г. (раздел «Трудовые ресурсы»). 
Финансовый отчёт за 2020 г. (раздел «Расходы на персонал»). 

Прошу предоставить материалы в виде скан‑копий в электронном виде (PDF) на указанный e‑mail. При необходимости готов оплатить услуги по копированию и доставке согласно тарифам архива. 

С уважением, 
____________________ 
Иванов И.И. 

Приложения: 
Копия паспорта. 
Доверенность (если запрос подаёт представитель). 
Квитанция об оплате (при наличии). 

Пояснения к образцу

• Шапка письма – обязательна: ФИО, паспортные данные, контактная информация.
• Точная формулировка – указывайте номера документов, даты, объём (кол‑во листов, страниц).
• Способ получения – укажите предпочтительный (электронный, бумажный, личный визит).
• Приложения – копия паспорта, доверенность, подтверждение оплаты (если требуется).

---

Как подать запрос?

Существует несколько способов подачи:

1. Лично – в приемной архива (по расписанию, см. ниже).
2. Почтой – заказным письмом с описью вложений.
3. Электронно – через личный кабинет на официальном сайте.
4. По факсу – если архив принимает запросы таким способом (уточняйте).

После подачи запроса архив обязан в течение 30 дней (по закону) выдать ответ: предоставить материалы, отказать с указанием причин или запросить уточнения.

---

Контакты для обращений

Официальный сайт

https://www.example-archive.ru

Горячая линия

Телефон: +7 (495) -77‑88‑99 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Приёмная архива: +7 (495) -77‑88‑99, доб. 101
• Отдел документального обеспечения: +7 (495) -77‑88‑99, доб. 102
• Техническая поддержка личного кабинета: +7 (495) -77‑88‑99, доб. 103

Электронный адрес

info@example-archive.ru

Личный кабинет

Для подачи запросов онлайн, отслеживания статуса и получения электронных копий используйте личный кабинет. Регистрация занимает 5‑10 минут.

Личный прием

Приём заявлений в режиме личного приёма осуществляется по предварительной записи.

График приёма

День недели	Время
Понедельник	09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
Вторник	09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
Среда	09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
Четверг	09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
Пятница	09:00 – 12:00, 14:00 – 16:30
Суббота, Воскресенье	Выходные

Отделы архива

• Отдел исторических документов
• Отдел документального обеспечения
• Отдел электронных архивов
• Отдел правовой информации
• Отдел обслуживания граждан

Руководство

Должность	Ф.И.О.	Контактный телефон	E‑mail
Главный архивариус	Петров Петр Петрович	+7 (495) -77‑88‑99, доб. 110	petrov@example-archive.ru
Заместитель по работе с гражданами	Сидорова Анна Владимировна	+7 (495) -77‑88‑99, доб. 111	sidrova@example-archive.ru

Отзывы

Мы ценим мнение посетителей. Оставить отзыв можно:

• на странице «Отзывы» сайта;
• по телефону горячей линии (в конце разговора предложат оставить оценку);
• через форму в личном кабинете.

Пример типичного отзыва:

«Благодарю сотрудников архива за быструю обработку запроса и предоставление копий документов в электронном виде. Профессиональный подход, удобный личный кабинет. Рекомендую!»

---

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Сколько стоит получить копию документа? – Стоимость зависит от объёма и формата (скан, печать). Тарифы опубликованы на странице тарифов.
2. Можно ли получить оригинал документа? – Оригиналы обычно находятся в постоянном хранении и выдаются только в исключительных случаях (судебные экспертизы, научные исследования). Для большинства запросов предоставляются копии.
3. Сколько времени занимает обработка запроса? – По закону – не более 30 календарных дней. При необходимости уточнений срок может быть продлён, но об этом заявитель будет уведомлён.
4. Можно ли запросить несколько документов в одном письме? – Да, но рекомендуется перечислять их в виде нумерованного списка, указывая точные реквизиты.
5. Какие документы нужны для подачи запроса? – Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность), доверенность (если запрос подаёт представитель), а также подтверждение оплаты (если требуется).

---

Оформление запроса в архив о работе – процесс, который требует внимательности к деталям. Следуйте рекомендациям:

• используйте проверенный образец письма;
• указывайте полные реквизиты запрашиваемых документов;
• приложите необходимые подтверждающие документы;
• выбирайте удобный способ подачи (лично, почтой, онлайн);
• следите за сроками и при необходимости уточняйте статус через личный кабинет или горячую линию.

При соблюдении всех пунктов ваш запрос будет обработан быстро, а нужные материалы окажутся в вашем распоряжении.

---

Контактная информация (всегда под рукой)

Официальный сайт: https://www.example-archive.ru

Горячая линия: +7 (495) -77‑88‑99

Электронный адрес: info@example-archive.ru

Личный кабинет: https://www.example-archive.ru/lk

Если у вас возникли дополнительные вопросы – звоните по горячей линии или пишите на электронную почту. Мы всегда готовы помочь!