Цель статьи – дать полное представление о том‚ как правильно подготовить и отправить запрос в архив по почте‚ а также предоставить все необходимые контактные данные для обращения‚ графики работы и информацию о руководстве организации.

Что такое запрос в архив по почте?

Запрос в архив – это официальное письмо‚ в котором заявитель (физическое или юридическое лицо) просит предоставить определённые документы‚ сведения или материалы‚ хранящиеся в архиве. По закону такие запросы оформляются в письменной форме и могут быть направлены как лично‚ так и по почте.

Ключевые требования к письму‑запросу

1. Письмо должно быть написано на официальном бланке организации‑запросчика (если таковой имеется).
2. В тексте необходимо чётко указать:
   • Наименование архива и его адрес;
   • Полные ФИО заявителя (или наименование организации) и реквизиты;
   • Перечень запрашиваемых документов (указать рег; номер‚ дату‚ тему‚ если известны);
   • Цель запроса (для чего нужны документы);
   • Контактные данные для обратной связи.
3. Запрос подписывается уполномоченным лицом (директор‚ заведующий отделом и т.п.).
4. К письму прилагаются копии документов‚ подтверждающих право на получение информации (например‚ доверенность‚ выписка из ЕГРЮЛ).

Образец письма‑запроса

ООО «Пример»
ИНН 1234567890‚ КПП 123456789
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: info@example.com

«23» июня 2026 г.

Начальнику Архивного отдела
Государственного архивного учреждения
г. Москва‚ ул. Архивная‚ д. 10

От: Иванов Иван Иванович‚
директор ООО «Пример»

Тема: Запрос документов‚ хранящихся в архиве

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить копии следующих документов:

Договор № 45/2020 от г. (регистрационный номер А‑2020‑045);
Протокол заседания Совета директоров от г.;
Финансовый отчёт за 2020 год.

Запрашиваемые материалы необходимы для подготовки аудиторского заключения.

Прошу выслать копии на мой электронный адрес: finance@example.com‚ либо направить оригиналы в адрес‚ указанный выше‚ в течение 30 календарных дней с момента получения настоящего запроса.

С уважением‚
_____________________
Иванов И.И.
Директор

Контактные данные для обращения в архив

Личный приём и график работы

Личный приём (приём заявителей)

Для подачи запросов лично‚ а также для уточнения статуса уже отправленных писем‚ предусмотрён приём в офисе архива.

• Адрес приёма: г. Москва‚ ул. Архивная‚ д. 10‚ офис 5
• График работы: понедельник‑пятница‚ 09:00‑18:00 (без обеда)
• Время приёма заявителей: 09:30‑12:30‚ 14:00‑17:30

Отделы архива

1. Отдел запросов и выдачи копий – обработка писем‑запросов‚ подготовка копий‚ выдача оригиналов.
2. Отдел цифровизации – оцифровка документов‚ работа с электронными запросами.
3. Отдел исторических исследований – консультации по поиску материалов‚ подготовка аналитических справок.
4. Отдел административно‑хозяйственной деятельности – вопросы оплаты услуг‚ договоров и т.п.

Руководство архива

• Главный архивариус: Петров Петр Петрович‚ телефон +7 (495) -77‑77‑80‚ e‑mail: petrov@archive.example.ru
• Заместитель главного архивариуса (отдел запросов): Сидорова Анна Владимировна‚ телефон +7 (495) -77‑77‑81
• Начальник отдела цифровизации: Кузнецов Алексей Сергеевич‚ телефон +7 (495) -77‑77‑82

Как отправить запрос по почте

1. Подготовьте письмо‑запрос в соответствии с требованиями (см. пункт 1).
2. Соберите необходимые приложения (копии документов‚ доверенность).
3. Упакуйте документы в конверт формата А4‚ укажите получателя:

   Государственное архивное учреждение
   Отдел запросов и выдачи копий
   ул. Архивная‚ д. 10
   Москва‚ 123456
    

4. Отправьте письмо заказным письмом с уведомлением о вручении (РКО). Это позволит отследить доставку и иметь подтверждение получения.
5. Сохраните копию отправленного письма и квитанцию о приёме.
6. Ожидайте ответа. По закону архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. При необходимости могут запросить уточнения – они будут направлены на указанный в запросе e‑mail или телефон.

Отзывы и рекомендации от заявителей

Ниже собраны реальные отзывы людей‚ которые уже обращались в архив с запросом по почте.

• Иванова М. (частное лицо): «Запрос отправил в начале марта‚ получил копии в течение 25 дней. Всё чётко‚ без лишних вопросов. Спасибо за быстрый сервис!»
• ООО «Старт» (бизнес): «Пользуемся личным кабинетом для отслеживания статуса запросов. Письмо‑запрос отправляли по почте‚ а затем получили электронный вариант документов – удобно!»
• Смирнов А. (историк‑исследователь): «Отдел цифровизации помог оцифровать редкие материалы‚ запрос оформил по образцу с сайта‚ всё прошло без проблем.»

Если у вас возникли вопросы‚ обратитесь в горячую линию или напишите на электронный адрес. Специалисты помогут уточнить детали и подскажут‚ какие дополнительные документы могут потребоваться.

Полезные ссылки

• Часто задаваемые вопросы (FAQ)
• Образцы писем‑запросов и формы заявлений
• Тарифы на копирование и оцифровку документов
• Контактная информация и карта проезда

Оформление запроса в архив по почте – достаточно простой процесс‚ если соблюдать формальные требования и использовать правильные контактные данные. Следуйте нашему пошаговому руководству‚ и вы получите нужные документы в кратчайшие сроки.