Дата актуализации: , 06:52

Содержание

1. Что такое запрос в архив и когда он нужен
2. Правовая база
3. Пошаговая инструкция по оформлению запроса
4. Образцы заявлений (для физ. и юр. лиц)
5. Контакты для обращений
6. Отзывы заявителей

Что такое запрос в архив и когда он нужен

Запрос в архив – это официальное письменное обращение гражданина, юридического лица или организации к архивному учреждению с целью получения:

• архивной справки;
• архивной выписки;
• копий документов из фондов;
• информационного письма.

Чаще всего такие запросы подаются при:

• исследовании родословной (запросы о предках, актов гражданского состояния);
• подтверждении стажа работы, квалификации, права собственности;
• судебных и нотариальных делах;
• подготовке к получению государственных льгот.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения в архивы РФ:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивных фондах» от г.;
• Постановление Правительства РФ от № 804 «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных справок, выписок и копий»;
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по исполнению запросов социально‑правового характера;
• Региональные нормативные акты (например, постановление администрации города Муравленко, Ямало‑Ненецкого автономного округа).

Пошаговая инструкция по оформлению запроса

1. Определите, в каком архиве находятся нужные документы.
   • Для документов советского периода – часто в региональных архивах.
   • Для более ранних (до 1917 г.) – в государственных (федеральных) архивах.
2. Соберите исходные сведения о документе. Необходимо указать:
   • ФИО лица, о котором запрашивается информация (с учётом возможных изменений фамилии);
   • Дата и место рождения, брака, смерти;
   • Наименование организации (если запрос касается служебных документов) и период её существования;
   • Номера актов, если они известны.
3. Подготовьте заявление. Для физических лиц – образец N 8, для юридических – образец N 9. Образцы можно скачать в разделе «Формы заявлений» официального сайта архива.
4. Приложите подтверждающие документы. Если запрашиваемый фонд закрыт, понадобится:
   • паспорт (для физических лиц);
   • доверенность (для юридических лиц);
   • документы, подтверждающие родство (свидетельство о рождении, браке и т.п.).
5. Отправьте запрос. Возможные каналы:
   • по почте (с заказным письмом);
   • через Личный кабинет на портале Госуслуги;
   • по электронной почте;
   • лично в приёмную (по предварительной записи).
6. Ожидайте ответа. Сроки исполнения зависят от категории фонда:
   • открытый фонд – до 5 рабочих дней;
   • закрытый фонд – до 30 дней (может потребоваться согласование).
7. Получите документ. Варианты получения:
   • электронная копия (PDF) на указанный e‑mail;
   • бумажный оригинал в приёмной;
   • выдача в виде архивной справки/выписки.

Образцы заявлений

Образец запроса для физического лица (N 8)

Государственный архив Российской Федерации
(ГАРФ) -17993, г. Москва, ул. Профсоюзная, 82

Заявление (запрос) № ___

Я, ФИО: _________________________________
дата рождения: _______________
паспорт: серия ___ № __________, выдан ________________

прошу предоставить:
- архивную справку/выписку/копию (указать нужный документ)
- сведения о (указать ФИО, даты, место события)

Основание: Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивных фондах», ст. 25.

Приложения:
Копия паспорта;
Документ, подтверждающий родство (если требуется);
Квитанция об оплате государственной пошлины (если применимо).

Образец запроса для юридического лица (N 9)

Государственный архив Российской Федерации
(ГАРФ) -17993, г. Москва, ул. Профсоюзная, 82

Заявление (запрос) № ___

От: _________________________________
(наименование организации, ИНН, ОГРН)

Просим предоставить архивную справку/выписку/копию
по документам, относящимся к организации:
название организации (в период до 1993 г.) – ______________________
Основание: Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивных фондах», ст. 25.

Приложения:
Копия устава организации;
Доверенность руководителя (для подписи);
Квитанция об оплате государственной пошлины.

Контакты для обращений

Как записаться на личный приём

Записаться можно:

• через Личный кабинет (раздел «Запись на приём»);
• по телефону горячей линии 8‑800‑555‑33‑33, указав ФИО, цель обращения и желаемую дату;
• по e‑mail, отправив письмо с темой «Запись на личный приём – ФИО».

Отзывы заявителей

• Ирина К. (Москва, 2025 г.) – «Запрос о родителях 1972 г. получил в течение 4 дней, копии пришли в электронном виде, всё оформлено быстро и без лишних вопросов».
• ООО «ТехноСервис» – «Образец N 9 помог оформить запрос о реорганизации предприятия в 1991 г. Архив предоставил выписку в течение 12 дней, сотрудники приёма вежливы и компетентны».
• Алексей П. (Новосибирск, 2024 г.) – «Сначала не знал, куда обращаться, но справочно‑информационный центр подсказал, что нужный документ находится в региональном архиве. После подачи запроса в отдел ЗАГС‑архивов получил справку за 7 дней».

Оформление запроса в архив – процесс, требующий точного указания данных и соблюдения формальных требований. При правильном подходе документы могут быть получены в короткие сроки, а использование Личного кабинета и горячей линии упрощает коммуникацию с архивными службами.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться по указанным выше контактам – специалисты архивов готовы помочь.