Государственные архивы хранят уникальные документы, которые могут понадобиться как частным лицам, так и организациям. Чтобы получить нужный материал, необходимо оформить запрос в архив. В статье подробно рассмотрены порядок подачи запроса, требования к оформлению, а также предоставлены готовый образец письма‑запроса. В конце статьи указаны все необходимые контакты для обращения в архив.

Что такое запрос в государственный архив

Запрос – это официальное письменное обращение гражданина (или организации) к архиву с просьбой предоставить определённые документы или сведения, находящиеся в его фондах. Запрос может быть:

• информационным – для получения копий документов, справок, выписок;
• исследовательским – для изучения оригиналов в читальном зале;
• деловым – в рамках юридических или бизнес‑процессов.

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле», архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 дней, а в некоторых случаях – в течение 10 дней.

Кому и как направлять запрос

Запрос направляется в тот архив, где, по вашему мнению, находятся нужные документы. Если вы не уверены, где хранится материал, сначала уточните это по телефону или через личный кабинет на официальном сайте.

Способы подачи запроса

1. Почтовой отправкой (рекомендовано использовать заказное письмо с уведомлением о вручении).
2. Электронной почтой – отправка скан‑копии письма на официальный e‑mail архива.
3. Через личный кабинет на сайте архива – заполнение онлайн‑формы и загрузка сканов документов, подтверждающих личность.
4. Лично в приёмном отделе (по предварительной записи).

Что должно быть в запросе

• Полные ФИО (для юридических лиц – наименование, ИНН, ОГРН).
• Контактные данные (телефон, e‑mail, почтовый адрес).
• Точное описание запрашиваемого документа (название, номер дела, период, место хранения, если известно).
• Цель запроса (исследовательская, юридическая, семейная и т.п.).
• Ссылка на нормативный акт, если запрос делается в рамках закона (например, статья 8 ФЗ «Об архивном деле»).
• Подпись и дата.

Образец письма‑запроса

Ниже представлен проверенный образец, который можно скачать в формате DOCX или PDF. При необходимости замените квадратные скобки на свои данные.

[Наименование архива]
[Адрес архива]
[Электронный адрес]
[Телефон]

От: _______________________________
(ФИО, должность, наименование организации)

Адрес: _____________________________
Телефон: ___________________________
E‑mail: _____________________________

«___» __________ 20__ г.

ЗАПРОС о предоставлении документов

В соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле» прошу предоставить копии (или оригиналы) следующих документов:

Наименование документа (номер дела, архивный фонд, серия, листы) – период с __ по __.
Наименование документа – период с __ по __.

Цель запроса: _______________________________ (исследовательская работа, подготовка судебного дела, семейная история и т.п.).
Прошу сообщить о возможности предоставления документов, сроках их выдачи и размере возможных расходов (ксерокопирование, сканирование, доставка). При необходимости готов оплатить услуги архива в установленном порядке.

Приложения:
Копия паспорта (для физических лиц) / выписка из ЕГРЮЛ (для юридических лиц);
Доверенность (если запрос подаёт представитель);
Согласие на обработку персональных данных.

С уважением,
______________________
(Подпись)
______________________
(Дата)

Скачать готовый шаблон можно здесь.

Контакты для обращений

Официальный сайт архива

URL: https://www.statearchive.ru

Горячая линия

Телефон: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Приёмная: 8 (495) -23‑45‑67 (пн‑пт, 09:00‑18:00)
• Отдел документального обеспечения: 8 (495) -23‑45‑68
• Отдел юридических вопросов: 8 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес

E‑mail: info@statearchive.ru

Личный кабинет

Для подачи запросов онлайн и отслеживания их статуса необходимо зарегистрироваться в личном кабинете. После входа доступны:

• Форма подачи запросов;
• История обращений;
• Оплата услуг через банковскую карту;
• Скачивание готовых документов в электронном виде.

Личный приём (приём граждан)

Записаться на личный приём можно через форму «Записаться на приём» или позвонив по телефону 8 (495) -23‑45‑70. Приём проводится по предварительной записи.

График приёма

Отделы архива

• Отдел исторических документов – хранит материалы 1917‑1991 гг.
• Отдел государственных актов – законы, указы, постановления.
• Отдел региональных архивов – документы субъектов РФ.
• Отдел цифровых копий – сканирование и предоставление электронных версий.
• Отдел обслуживания запросов – рассмотрение и выдача запросов.

Руководство архива

Главный архивариус – Иванов Сергей Петрович (контактный телефон: 8 (495) -23‑45‑71, e‑mail: ivanov@statearchive.ru).

Отзывы и рекомендации

Мы ценим обратную связь. Оставить отзыв можно:

• На странице «Отзывы» сайта.
• По телефону горячей линии, выбрав пункт «Отзыв о работе архива».
• Отправив письмо на feedback@statearchive.ru.

Средний рейтинг удовлетворённости посетителей – 4,7/5 (по результатам опроса 2024‑2025 гг.).

Полезные рекомендации при работе с запросом

1. Тщательно уточните реквизиты документа. Чем точнее указаны номер дела, фонд, серия, тем быстрее архив сможет найти материал.
2. Прикладывайте копии документов, подтверждающих личность. Это ускорит процесс рассмотрения.
3. Указывайте желаемый способ получения. Если вам нужен электронный вариант – укажите e‑mail, если оригинал – уточните дату и время визита.
4. Следите за сроками. По закону архив обязан ответить в течение 30 дней. Если сроки превышены – можете написать повторный запрос или обратиться в уполномоченный орган.
5. Оплачивайте услуги своевременно. Стоимость копий, сканирования и доставки указана в тарифном регламенте.

Соблюдая указанные правила и используя готовый образец письма‑запроса, вы сможете быстро и без лишних затруднений получить нужные архивные документы.