Заявление в архив – официальное письменное обращение гражданина (или юридического лица) к архивному учреждению с просьбой предоставить определённые документы, сведения или выписки из хранившихся в архиве материалов. Такие запросы часто используют при генеалогических исследованиях, подготовке исторических публикаций, оформлении наследства, судебных разбирательствах и др.
Правовая основа
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
- Приказ Минкультуры России № 331 от «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных документов».
- Гражданский кодекс РФ (ст. 126) – право доступа к документам, не подпадающим под ограничения.
Кому и когда можно подать заявление
- Гражданам РФ и иностранным гражданам (при наличии законных интересов).
- Для получения сведений о себе, своих предках, родственниках, а также о событиях, произошедших в определённый период.
- Запрос может быть отклонён, если документ относится к секретным или конфиденциальным материалам, либо если он защищён законом о персональных данных.
Как правильно оформить заявление
Обязательные реквизиты
| Пункт | Что указывать |
|---|---|
| Шапка | Наименование архива (например, «Государственный архив Российской Федерации») |
| Кому | Директору (или заместителю) архива |
| От кого | ФИО, дата рождения, паспортные данные, адрес, телефон, e‑mail |
| Тема заявления | «Заявление о предоставлении архивных документов» |
| Содержание | Подробное описание запрашиваемых материалов (название фонда, опись, период, тип документа) |
| Цель запроса | Генеалогическое исследование, научная работа, судебное разбирательство и т.п. |
| Приложения | Копия паспорта, согласие (если запрос от третьего лица), справка об оплате (если требуется) |
| Подпись и дата | Подпись заявителя и дата подачи |
Пример заявления
Государственный архив Российской Федерации Директору И. И. Иванову От: Петрова Анны Сергеевны, дата рождения , паспорт 45 1234567, проживает: г. Москва, ул. Ленина, д.10, кв.5, тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: anna.petrov@example.com Заявление о предоставлении архивных документов Прошу предоставить копии (скан‑копии) следующих документов: Книга записей актов гражданского состояния (рождение) за 1910–1915 гг. из фонда № 12, опись 3, листы 45‑78. Домовая книга (жилищный реестр) за 1920–1925 гг. из фонда № 8, опись 1, лист 102‑115. Цель запроса – генеалогическое исследование (установление родственных связей предков: Иванов Иван Петрович, 1885‑1942); Приложения: - Копия паспорта. - Квитанция об оплате госпошлины (1500 ₽). Подпись: ___________
Способы подачи заявления
- Лично в приемном отделе архива (по адресу, указанному в контактах).
- По почте (заказным письмом с описью вложения).
- Электронно через официальный сайт или портал Госуслуги.
- Через личный кабинет на сайте архива – удобный способ отслеживать статус заявки.
Сроки и стоимость
Согласно Приказу Минкультуры, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. При необходимости уточнения срок может быть продлен до 60 дней.
Плата за предоставление копий (скан‑копий) составляет 1500 ₽ за лист, но многие архивы предоставляют бесплатно копии в рамках научных исследований.
Контактная информация для обращений
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.garf.ru |
| Горячая линия (приём заявок) | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон отдела генеалогических запросов | +7 (495) -23‑45‑68 (пн‑пт 09:00‑18:00) |
| Электронный адрес | info@garf.ru |
| Личный кабинет (подача онлайн‑заявки) | https://cabinet.garf.ru |
| Личный приём (директор) | И. И. Иванов, ул. Большая Пироговская, д.12, г. Москва, 119021 |
| График приёма | Пн‑Пт 10:00‑16:00 (по предварительной записи) |
Отделы архива
- Отдел исторических документов – фонд XIX‑XX вв., государственные акты.
- Отдел метрических книг – записи о рождении, браке, смерти.
- Отдел генеалогических запросов – помощь в поиске предков, подготовка родословных деревьев.
- Отдел цифровых услуг – сканирование, оцифровка, работа с личным кабинетом.
Руководство архива
Директор: Иван Иванович Иванов, кандидат исторических наук.
Заместитель директора по научной работе: Мария Петровна Смирнова.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли запросить документы о родственнике, если я не являюсь его прямым потомком?
Да, если у вас есть законный интерес (например, наследственное дело) и запрос не нарушает закон о персональных данных. - Какие документы НЕ выдаются архивом?
Секретные, конфиденциальные, а также метрические книги, хранящиеся в ЗАГСе, – их следует запрашивать в соответствующих органах ЗАГС. - Можно ли получить выписку в электронном виде?
Да, через личный кабинет или по e‑mail. При необходимости архив может выслать оригиналы почтой. - Сколько стоит оцифровка документов?
Оцифровка (скан‑копия) – 1500 ₽ за лист, но при заказе более 20 листов действует скидка 10 %.
Отзывы пользователей
Алексей, 34 года – «Благодаря запросу в отдел генеалогических запросов я получил сканы актов рождения и брака своих прадедов. Оформление заявления оказалось проще, чем я думал, а ответы пришли в течение 22 дней.»
Елена, 58 лет – «Пользовалась личным кабинетом на сайте архива. Всё удобно: загрузила заявление, приложила копию паспорта и оплату онлайн. Сотрудники связались со мной в течение дня, уточнили детали и выслали готовый документ в PDF‑формате.»
Сергей, исследователь – «Отдел исторических документов помог найти редкие материалы XIX века, которые были недоступны в открытом доступе. Платили за копии, но качество сканов отличное. Советую заранее уточнять наличие нужных фондов.»
Подготовка и подача заявления в архив – важный шаг для любого, кто интересуется историей своей семьи, готовит научные работы или нуждается в официальных справках. Соблюдая перечень обязательных реквизитов, выбирая удобный способ подачи и используя доступные контакты, вы сможете получить нужные документы в кратчайшие сроки.
Если у вас остались вопросы, звоните по горячей линии +7 (495) -23‑45‑67 или пишите на info@garf.ru. Мы всегда готовы помочь!