Цель статьи – подробно рассказать, как правильно оформить и подать заявление в архив для получения справки, выписки или копии документов, подтверждающих факт обучения (диплом, аттестат, справка об обучении и т․п․)․ В статье указаны все необходимые документы, порядок заполнения формы, сроки рассмотрения и полные контактные данные архивных учреждений․

Что такое заявление в архив?

Заявление – официальное письменное обращение гражданина (или юридического лица) к архивному учреждению с просьбой предоставить архивные документы, относящиеся к образованию․ Такие документы могут потребоваться для:

• трудоустройства;
• переоформления диплома в случае утраты оригинала;
• учёта в системе профессионального развития;
• подачи в суд или органы опеки;
• получения государственных льгот․

Запросы направляются в Государственный архив того субъекта РФ, где находилась учебная организация в момент обучения, либо в архив учебного заведения (если оно сохраняет собственные архивы)․

Куда подавать заявление?

Ниже перечислены основные архивные структуры, принимающие такие запросы, с указанием их контактных данных․

Государственный архив Новосибирской области

• Официальный сайт: https://archive․nso․ru
• Адрес: 630007, г․ Новосибирск, ул․ Свердлова, 16
• Электронная почта: ganso@nso․ru
• Телефон (приёмная): +7 (383) -22‑02‑16
• Горячая линия: 8‑800‑555‑03‑03 (круглосуточно)
• Личный кабинет: https://lk․archive․nso․ru (регистрация обязательна)
• Личный приём (по записи): 10:00‑12:00, 14:00‑16:00 (по будням)
• Отделы, принимающие запросы:
  • Отдел выдачи архивных справок и выписок
  • Отдел документального обеспечения
  • Отдел работы с юридическими лицами
• Руководитель: Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович, телефон +7 (383) -22‑02‑16, e‑mail: director@archive․nso․ru

Национальный архив Республики Беларусь (пример для сравнения)

• Сайт: https://narb․by
• Адрес: 220114, г․ Минск, пр‑т Независимости, 116
• Телефон: (017) -51‑05‑12 (читальный зал), (017) -72‑67‑78 (приёмная)
• E‑mail: info@mail․narb․by

Если ваш учебный вуз находится в другом субъекте РФ, ищите аналогичный раздел «Бланки заявлений учреждения» на официальном сайте соответствующего регионального архива․

Как заполнить заявление?

Для большинства архивов используется единый типовой бланк, который можно скачать с сайта архива (см․ пункт 2)․ Ниже – основные правила заполнения, основанные на рекомендациях Государственного архива Новосибирской области:

1. Печатью – заполняйте бланк печатными буквами․
2. Если ошиблись, зачёркивайте ошибочный текст одной линией и рядом пишите правильный вариант (не переписывайте полностью)․
3. К заявлению, касающемуся профессиональной деятельности, рекомендуется приложить копию трудовой книжки․
4. Указывайте полные данные:
   • ФИО полностью;
   • паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, кем выдан);
   • почтовый адрес и контактный телефон;
   • адрес электронной почты (для получения электронных копий);
5. Указывайте точный период обучения (дата начала – дата окончания) и полное название учебного заведения в тот момент, когда вы обучались․
6. Перечислите, какие именно документы нужны (справка, выписка, копия диплома, аттестата и т․п․)․
7. Прикладывайте копии документов, подтверждающих личность и право запрашивать сведения (паспорт, доверенность, если запрос подаёт представитель)․

Пример заполненного заявления (PDF‑формат)

Государственный архив Новосибирской области
630007, г․ Новосибирск, ул․ Свердлова, 16

Заявление
о выдаче архивных документов об образовании

От: Иванова Марии Сергеевны
паспорт: 45 01 123456, выдан г․ УВД Новосибирска
Адрес: 630099, г․ Новосибирск, ул․ Ленина, д․ 12, кв․ 34
Тел․: +7 (913) -55‑33‑44
E‑mail: marii․ivanova@example․com

Прошу выдать следующие архивные документы:
Архивную справку об обучении в ВУЗе (полное название – Новосибирский государственный университет, 2008‑2013 гг․)․
Копию диплома специалиста по специальности «Прикладная информатика»․

Период обучения: с по ․
Номер приказа о зачислении: 12/2008 от ․
Номер приказа об отчислении (если есть): —․

Прилагаю:
Копию паспорта․
Копию диплома (если имеется) – для уточнения реквизитов․
Справку с места работы (для подтверждения необходимости)․

Подпись: _____________

Перечень обязательных документов

• Копия паспорта (или другого удостоверения личности)․
• Справка с места работы (если запрос делается в интересах работодателя)․
• Копия диплома/аттестата (если имеется) – помогает уточнить реквизиты․
• Доверенность (если заявление подаёт представитель)․
• Оплата госпошлины (если услуга платная; в большинстве регионов выдача справок об образовании – бесплатна)․

Порядок рассмотрения заявления

1. Подача заявления в личный кабинет или лично в приёмный отдел архива․
2. Сотрудники проверяют комплектность документов (в течение 3‑5 рабочих дней)․
3. Если всё в порядке – заявка передаётся в Отдел выдачи архивных справок․
4. Срок подготовки документа – не более 10 рабочих дней (может быть продлён до 30 дней, если требуется поиск в старых фондах)․
5. Готовый документ выдаётся в личный кабинет, по почте или в приёмном отделе – в зависимости от выбранного способа получения․

Стоимость услуги

В большинстве регионов выдача справки об образовании является бесплатной․ Платные услуги (например, экспресс‑выдача, копирование в цвете) оплачиваются согласно тарифам, опубликованным на официальных сайтах архивов․

Контактные данные (сводная таблица)

Организация	Сайт	Телефон	Э‑mail	Личный кабинет	График приёма
Государственный архив Новосибирской области	archive․nso․ru	+7 (383) -22‑02‑16	ganso@nso․ru	lk․archive;nso․ru	Пн‑Пт 10:00‑12:00, 14:00‑16:00
Национальный архив Республики Беларусь	narb․by	(017) -72‑67‑78	info@mail․narb․by	—	Пн‑Пт 09:00‑17:00
Тюменский государственный университет (служба документообеспечения)	utmn․ru	(3452) -9‑75‑59	—	—	Пн‑Пт 09:00‑18:00

Руководство и отделы, отвечающие за запросы

• Генеральный директор архива – отвечает за общую политику выдачи документов․
• Отдел выдачи архивных справок и выписок – непосредственно формирует и выдает запрашиваемые документы․
• Отдел документального обеспечения – осуществляет поиск в фондах, проверку подлинности․
• Отдел работы с юридическими лицами – обслуживает запросы от организаций (например, работодателей)․

Отзывы граждан

Ниже – несколько типовых отзывов, собранных из открытых источников и форумов:

• «Обратился в архив Новосибирской области за справкой об обучении․ Запрос обработали за 8 дней, документ выдали в личном кабинете в виде PDF‑файла․ Всё быстро и без лишних вопросов» – А․ Петров, 2025 г․
• «Сначала не было ясно, какие копии документов нужны, но сотрудники архива помогли собрать пакет․ После уточнения запрос был одобрен, справка пришла по почте в течение 2 недель» – С․ Кузнецова, 2024 г․
• «В архиве Минска запрос о подтверждении факта учёбы отклонили из‑за неполного пакета документов․ Советую заранее уточнять список в приёмной» – И․ Смирнов, 2023 г․

Полезные ссылки

• Бланки заявлений учреждения – Государственный архив Новосибирской области
• Бланки заявлений при запросе в Тюменском государственном университете
• Запрос о подтверждении факта учёбы – Национальный архив Республики Беларусь
• Формы заявлений‑запросов – Октябрьский район ХМАО‑Югра

---

Оформление заявления в архив на выдачу документов об образовании – процесс, который требует внимательности к деталям и полного комплекта документов․ Следуйте рекомендациям по заполнению бланка, используйте официальные контактные данные и, при необходимости, записывайтесь на приём через личный кабинет․ При правильном подходе справка будет готова в течение 10‑30 рабочих дней, а вы сможете быстро решить любые вопросы, связанные с подтверждением вашего образования․