Заявление в архив – это официальное письменное обращение гражданина (или организации) к архивному учреждению с просьбой предоставить определённые документы, хранящиеся в его фондах. Правильное оформление заявления ускоряет процесс получения материалов и уменьшает риск отказа;

Когда необходимо писать заявление в архив?

• Для получения копий документов, необходимых в суде, при оформлении наследства, в ходе научных исследований.
• Для восстановления утраченных сведений о семье, предках, земельных участках.
• Для получения справок, выписок и иных официальных материалов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

Кому адресовать заявление?

Заявление направляется в руководителю архивного учреждения или в отдел, отвечающий за работу с заявителями (отдел документального обеспечения, отдел публичных запросов и т.п.). В начале заявления указывается полное наименование архива.

Структура заявления

1. Шапка – название организации, её ИНН/КПП (если заявитель – юридическое лицо), адрес.
2. Дата и номер заявления (если есть внутренний учёт).
3. Кому – ФИО руководителя архива или название отдела.
4. Тема заявления – «Заявление о предоставлении документов».
5. Текст заявления – чётко сформулированная просьба, указание перечня документов, их реквизитов (год, номер дела, название коллекции и т.д.).
6. Обоснование – цель получения (судебное разбирательство, исследование, личные нужды) и ссылка на нормативный акт (ФЗ «Об архивных фондах» и др.).
7. Перечень приложений – копия паспорта, доверенность (для представителей), справка о необходимости (например, судебный приказ).
8. Подпись и печать (для юридических лиц) заявителя.

Пример заявления

Государственный архив города Москвы
ИНН 7701234567
Адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 7

«06» июня 2026 г. № 12

Руководителю Государственного архива города Москвы
Иванову И.И.

Заявление
о предоставлении документов

Я, Петров Алексей Сергеевич, г.р., паспорт 4509 № 123456, проживающий по адресу: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5,
прошу предоставить копии следующих документов из фондов архива:

Договор аренды земельного участка № 45/2010, г. Москва, – .
Выписка из реестра собственности на жилой дом по адресу: г. Москва, ул. Садовая, д. 15, 1995 г.

Документы необходимы для подачи в суд по делу № 2026/12345 о восстановлении прав собственности.

Приложения:
Копия паспорта.
Доверенность № 789/2026 (если заявление подаёт представитель).
Судебный приказ о предоставлении документов.

С уважением,
____________________
(подпись)
Петров А.С.
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67
Электронная почта: alex.petrov@example.com

Как подать заявление?

• Лично – в приемном отделе архива (по адресу, указанному в контактах).
• Почтой – заказным письмом с описью вложения.
• Электронно – через личный кабинет на официальном сайте (см. раздел «Контакты»).
• Факсом – в случае, если архив принимает такие запросы.

Сроки рассмотрения

Согласно ФЗ «Об архивных фондах», архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. При необходимости продления срока (например, из‑за объёма работ) архив обязан уведомить заявителя.

Что делать в случае отказа?

1. Узнать официальную причину отказа (письменно).
2. Подать повторный запрос с уточнением недостающих данных.
3. Обратиться в управление архивов регионального уровня.
4. При необходимости подать жалобу в суд в порядке административного судопроизводства.

Полезные ссылки

• Официальный сайт Государственного архива РФ
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах»
• База образцов заявлений в архив

Контактные данные архива (пример)

Официальный сайт: https://archive-moscow.ru

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• Приёмный отдел – +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел документального обеспечения – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел публичных запросов – +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес: info@archive-moscow.ru

Личный кабинет: https://archive-moscow.ru/login (регистрация доступна всем заявителям)

Личный приём (приёмные часы):

• Пн‑Пт: 09:00 – 12:00, 14:00 – 18:00
• Сб: 10:00 – 14:00 (по предварительной записи)
• Вс: выходной

График приёма документов: в те же часы, что и личный приём, но только по предварительной записи через телефон или онлайн‑форму.

Отделы архива

• Отдел исторических фондов
• Отдел документального обеспечения
• Отдел публичных запросов и обслуживания граждан
• Отдел охраны и реставрации документов

Руководство

• Директор архива – Иванов Игорь Петрович
• Заместитель директора по документальному обеспечению – Смирнова Елена Викторовна
• Начальник отдела публичных запросов – Кузнецов Андрей Сергеевич

Отзывы

Сайт архива содержит раздел «Отзывы заявителей», где можно ознакомиться с реальными историями получения документов. Ниже несколько примеров:

«Благодарю сотрудников за оперативную работу! Запрос был обработан за 12 дней, копии документов пришли в электронном виде. Рекомендую!» – Мария Л., г. Москва, 2025 г.

«Отличный сервис, но стоит записываться заранее, иначе ждать в очереди долго.» – Алексей К., г. Подольск, 2024 г.

Соблюдая рекомендации, изложенные в этой статье, вы сможете быстро и без лишних затруднений получить необходимые архивные документы.